Л Персональный мен УП. Конспект лекций по дисциплине персональный менеджмент Программа профессиональной переподготовки Управление персоналом
 Скачать 0.58 Mb.
|
11.1. Служебная документация в работе менеджераВ процессе деятельности менеджера появляются документы, демонстрирующие информационные связи человека и организации. Документ – материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и в пространстве. Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильности в деятельности любого предприятия, на основе которой принимаются управленческие решения. Используемые документы классифицируются по нескольким признакам:
В практике менеджера используются различные виды документов:
Наиболее часто на предприятиях используются следующие документы: - положение – правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы предприятии и его структурных подразделений; - приказ – правовой акт, издаваемый руководителем в целях решения основных и оперативных задач. Текст приказа состоит обычно из двух частей: констатирующей (излагаются и анализируются факты) и распорядительной (излагается в повелительной форме и начинается словом «приказываю»). Датой приказа является дата его подписания; - инструкция – правовой акт, устанавливающий правила, регулирующие организационные и специальные стороны деятельности предприятия, его подразделений, отдельных должностных лиц; - протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях; - служебное письмо – различные по содержанию документы, служащие средством общения между предприятиями, между частными лицами и организациями; - докладные записки – обстоятельное изложение какого-то вопроса с выводами и предложениями, адресованное руководителю данного или вышестоящего учреждения. В служебных документах используется официально-деловой стиль. Неотъемлемыми качествами документов являются краткость изложения, грамотность, четкость формулировок. Организация работы с документами включает действия, направленные на создание оптимальных условий для всех видов работ с документами: прием и регистрацию, рассмотрение документов руководителями, порядок прохождения документов на предприятиях; их исполнение, контроль исполнения, подготовка и передача дел в архив. 11.2. Умение слушать собеседника. Для обеспечения эффективной реализации коммуникаций, особенно в управленческой деятельности, необходимым условием является активное слушание - метод и способ взаимоотношений, который является основой для эффективного сбора информации. В беседе, в основу которой положены приемы активного слушания, участвуют два человека: менеджер и тот, кого он выслушивает. Активный слушатель смещает акценты на говорящего, а не на свои советы и рекомендации, в связи с этим говорящий может в большей степени сам влиять на свою жизнь. Для менеджера также весьма значительна польза от активного слушания, так как у него появляется возможность получить более детальную информацию. В ходе беседы необходимо: - наладить взаимоотношение с собеседником (быть приветливым, не повышать голос, не перебивать собеседника, использовать комфортабельную обстановку); - реагировать на информацию, предоставляемую собеседником (использовать перефразирование, то есть обобщать сказанное своими словами); - заканчивать беседу обобщением, суммирующим всю полученную информацию. Советы для обеспечения эффективного слушания:
На практике целесообразно придерживаться формулы «60 – 40», т.е. 60 % времени слушайте и лишь 40 % говорите. Освоение метода активного слушания способствует повышению эффективности управленческой деятельности, позволяя рационально использовать информацию. 11.3. Разговор по телефону Телефон, дополняя традиционные способы общения между людьми, позволил существенно увеличить скорость обмена информацией. Время телефонных разговоров постоянно увеличивается, а их количество непрерывно растет. Структура любого телефонного разговора состоит из четырех обязательных элементов: - взаимное представление; - введение собеседника в курс дела; - обсуждение ситуации; - заключение. Советы по организации разговора по телефону: 1. Проверьте по табло коммутатора, кто именно звонит и откуда, и только потом снимайте трубку. 2. Основную массу звонков переключайте на своего секретаря. 3. Сообщите всем, кто так или иначе связан с вами по работе, в какое время вам звонить. 4. Используйте автоответчик. 5. Приучайте своих абонентов к тому, что у вас есть определенное время для телефонных разговоров. 6. Говорите четко и естественно, чтобы Вас хорошо слышали и понимали. 7. Внимательно слушайте собеседника, не прерывайте в середине фразы, не проявляйте нетерпения в разговоре. 8. Отвечайте на звонки сами, если Вы принимаете решение или даете информацию. 9. Переадресуйте телефонные звонки по некоторым вопросам тем, кто конкретно занимается этой работой. 10. Будьте бескомпромиссны, когда на проводе повиснет любитель поболтать. Не превращайте телефонный разговор в бесплатную дискуссию с надоедливым клиентом. 11. Сразу же оговорите продолжительность разговора. 12. Четко дайте понять, что приближаетесь к концу разговора. 13. Следуйте телефонному этикету – разговор завершает человек, позвонивший первым. 14. Если не помогает ни один из указанных приемов, приходится быть довольно резким. В конце концов, речь идет о вашем времени и здесь не до церемоний, если другой человек отказывается понимать, что оно дорого стоит. Советы по организации разговора по мобильному телефону: - если вам звонят по мобильному телефону, прежде всего назовите себя; - если вы звоните кому-либо по его мобильному телефону, то назовите себя и спросите, удобно ли ему разговаривать с вами в настоящий момент; - если у вас в машине находятся пассажиры, то либо умеренно используйте телефон, либо совсем не разговаривайте по нему; - обсуждайте только неотложные проблемы. 11.4. Деловые беседы Все отношения менеджмента реализуются конкретными лицами, а решения по всем сферам управленческой деятельности принимаются конкретными людьми, как правило, в результате совместных обсуждений, среди которых главное место занимает деловая беседа. Каждая деловая беседа в той или иной степени отражается на эффективности деятельности предприятия в целом и деятельности конкретных сотрудников в частности. Чем выше должностной уровень людей, ведущих деловую беседу, тем более значительным будет влияние последствий этих решений. При подготовке к деловой беседе необходимо прежде всего определить ее цель. Сторона, участвующая в беседе, которая первой обозначит для себя цель беседы, будет иметь больше шансов в достижении желаемых результатов, поскольку в руках именно этих участников не только инициатива в определении цели, но и в выборе наиболее подходящего времени для беседы, места и возможных участников. В этом случае можно будет легче контролировать и ход подготовки к проведению беседы, и ее результативность. При формулировке цели следует учитывать, что цель, интересная для одной стороны, может не представлять интереса для другой стороны, а значит необходимо согласование цели с предполагаемыми участниками деловой беседы. Если беседа будет проходить на достаточно высоком должностном уровне, то обмен мнениями о цели беседы целесообразно проводить в письменном виде. Если согласование происходит устно, то формулировка цели беседы должна быть предельно краткой, однозначно понимаемой и имеющей интерес для двух сторон. В начале беседы следует дать понять собеседнику, что Вы считаетесь с его мнением и знаниями как специалиста. Например, в начале беседы можно сказать такую фразу: «Очень приятно, что именно с Вами мы будем обсуждать данную проблему, поскольку именно Вы являетесь ведущим специалистом в области…» Продемонстрировав таким образом свое расположение к собеседнику, можно рассчитывать на более вероятный благоприятный исход беседы. Но превращать деловую беседу в обмен любезностями нельзя. Деловая беседа на ее основном этапе представляет собой обмен информацией. Еще до начала беседы указания о том, можно ли вмешиваться в беседу, как часто это делать и в каких случаях, даются менеджером, возглавляющим беседу. В ходе беседы важно не только говорить, но и слушать, Это необходимо для того, чтобы по завершении беседы, проанализировав весь ее ход, увидеть выгодные для себя стороны и сделать обоснованные выводы. В ходе беседы нельзя ни в коем случае употреблять словосочетаний, выражений, имеющих хотя бы слабый намек на неуважительность, неприязнь, и тем более показывая агрессивность. Если собеседник допускает эмоциональные высказывания, Вы не должны отвечать ему тем же. .Иногда беседа перестает быть спокойной, но идти по пути речевой конфронтации нельзя, даже если взгляды собеседников разошлись окончательно. Нормой при ведении беседы является предельная честность с партнером. Необходимо внимательно слушать, выделяя слабую аргументацию партнера, нелогичность, ошибки, непоследовательность. При завершении беседы, которую следует закончить на позитивной позиции, подобрав соответствующие доброжелательные выражения, уместно повторение основных тезисов. Приветствуется юмор, который смягчает остроту характера беседы. 11.5. Деловое общение Общение – сложный, многоплановый процесс установления и развития контактов между людьми, порождаемый потребностями в совместной деятельности и включающий в себя обмен информацией, выработку единой стратегии взаимодействия, восприятия и понимания другого человека. Отношениями, в том числе деловыми, определяется характер переживаний личности, особенности восприятия действительности, характер поведенческих реакций на внешние воздействия. Поскольку руководителю приходится много общаться с самыми разными людьми, он должен быть знаком с основными типами собеседников. Это необходимо, так как тип собеседника во многом определяет и то, что он скажет, и то, как нужно вести себя по отношению к нему, чтобы получить необходимое. Коммуникативный стиль – это способ, при помощи которого человек строит взаимодействие с другими. Каждый человек склонен использовать какой-то один стиль общения; иногда человек в различных ситуациях использует два или более коммуникативных стиля. На практике используются четыре типа коммуникативных стиля: - «самореализация» - коммуникативный стиль, предполагающий как адекватность обратной связи, так и открытость перед партнером по коммуникации. Данный стиль помогает установить доверительные отношения между коммуникантами; - «самораскрытие» - коммуникативный стиль, основанный на полной открытости, но в то же время связан с неумением адекватно использовать обратную связь. Люди, которым свойственен такой стиль, создают впечатление увлекающихся: они могут быть очень эффективными ораторами, поскольку умеют эмоционально говорить, однако не способны увидеть, что аудитория их не слушает или не слышать; - «самозащита» - коммуникативный стиль, который характеризуется высокой адекватностью обратной связи, сочетающийся с нежеланием раскрывать себя. Такой человек внимательно выслушивает других людей, дает им советы, но никогда не говорит о себе; - «уход в себя» - коммуникативный стиль, характеризующийся как закрытостью, так и отсутствием адекватного использования обратной связи. Такой человек не пускает других людей в свой внутренний мир и не считает нужным говорить о своем отношении к какому-то вопросу даже тогда, когда это необходимо. Существует два основных способа добиться того, чтобы собеседник поступил так, как вы хотите: - убедить – способ требует аргументации, доказательств и определенного терпения. Если же это невозможно, то придется идти на некоторые уступки и постараться достичь компромисса, хотя компромиссные решения весьма ненадежны в связи с тем, что понесенные потери подталкивают к невыполнению договоренностей; - заставить – способ предполагает начало борьбы с человеком, и потери при этом неизбежны. Процедура убеждения включат четыре основных вида убеждающих воздействий: - информирование; - разъяснение; - доказательство; - опровержение. 11.6. Шесть правил эффективного общения. Для успешного делового общения следует придерживаться следующих шести психологических закономерностей общения: 1. Будьте самим собой. Подражание всегда ведет к потере индивидуальности. 2. Думайте позитивно и будьте оптимистичны. 3. Проявляйте интерес к другим. 4. Будьте хорошим слушателем. 5. Подчеркивайте моменты общности. 6. Выражайте искренне одобрение. 11.7. Деловые совещания. Среди множества видов деятельности руководителя большое количество времени занимают совещания. Совещание – такой вид управленческой деятельности, когда определенное количество участников собирается в заранее оговоренном месте в обусловленное время для обсуждения и принятия решения по заранее поставленным вопросам. Совещания являются неотъемлемой, обязательной частью жизни руководителя. Классифицируются совещания по их задачам на: - проблемные – поиск лучшего управленческого решения по обсуждаемой хозяйственной проблеме. Решения в данном случае обычно формируются в ходе дискуссии, принимаются после голосования; - инструктивные – передача распоряжения и необходимых сведений сверху вниз по схеме управления для их более быстрого и эффективного выполнения. Руководитель доводит до сведения собравшихся принятые администрацией решения, которые обычно конкретизируются для каждого исполнителя. Обычно действует коллективный разум: задания уточняются, высказываются предложения по наилучшему их выполнению; - оперативные – такие совещания не должны быть длительными. Задача руководителя - получить информацию о текущем состоянии дел на предприятии, выявить «узкие места» и принять соответствующее решение. На совещаниях, как правило, обсуждаются один или несколько тесно связанных между собой вопросов. Выступающему на совещании не следует рекомендовать вводные, вступительные фразы, так как: - удельный вес их по затрачиваемому на них времени затягивает совещание; - в них просто нет надобности, поскольку внимание присутствующих в достаточной степени концентрируется на обсуждаемом вопросе в силу прямой служебной причастности. Выступление на деловом совещании может принимать форму доклада, который должен отличаться большей конкретностью, чем доклад на общем собрании. При этом докладчик должен принимать во внимание если не осведомленность, то служебную компетентность участников по рассматриваемой проблеме. Эмоциональность в выступлении должна быть либо весьма умеренной, либо вообще отсутствовать. Деловое совещание – один из высокоэффективных, но трудоемких методов делового общения, поэтому его следует использовать для рассмотрения самых актуальных вопросов, действительно требующих выработки коллективных решений. Для повышения эффективности совещаний можно рекомендовать следующее: - начинать совещание следует точно в назначенное время, независимо от того, сколько человек на него пришло; - оптимальная продолжительность оперативного совещания составляет 20 – 30 минут; проблемного совещания с насыщенной повесткой дня - до 1,5 – 2 часов. Время рассмотрения одного достаточно сложного вопроса не должно превышать 40 – 45 минут; - через каждые 30 – 40 минут необходимо делать перерыв для того, чтобы не переутомлять участников совещания; - заслуживает внимания японская кольцевая система принятия решений. На таком совещании присутствует мало людей, все они заранее знают, о чем пойдет речь, потому что познакомились с проектом решения и замечаниями специалистов. Такой метод позволяет сократить число плановых совещаний на 20 – 30 %; - совещание должно проходить в атмосфере искренности и откровенности, взаимного уважения, принципиальности, деловитости, самокритики для выработки позитивного решения; - для создания нормальной психологической атмосферы на совещании недопустимы недоброжелательный тон, категорические, не допускающие возражений, суждений острые реплики, особенно со стороны руководителей; - в заключительной части совещания руководитель должен четко сформулировать принятые в ходе коллективного обсуждения решения, назвать ответственных исполнителей, установить сроки исполнения и проконтролировать выполнение этих решений. ТЕМА 12. Самореклама. Самопрезентация 12.1. Поиск работы: этапы, методы, технология. Сегодня, как утверждает статистика, человек проводит на работе на 20 % больше времени, чем, например, 10 – 15 лет назад. Работа – деятельность, способствующая выполнению жизненных целей и задач, обеспечивающая при этом общественное положение и необходимое материальное обеспечение. Найти любимую работу – значит найти правильное соотношение между реальной жизненной ситуацией и собственными мечтами, навыками, личными качествами. Поиск работы включает реализацию двух стадий: 1. пассивной – сбор информации, ее анализ. Советы на этой стадии: - приобретайте справочные информационные издания, используйте новейшие технологии и возможности Интернета, информационно-поисковые системы; - регулярно читайте еженедельные издания, публикующие предложения работодателей. В сравнении можно определить оптимальный вариант; - смотрите телепередачи, слушайте радио, анализируйте потоки информации о достижениях и перспективах роста предприятий в интересной для Вас отрасли; - не прерывайте контактов с бывшими коллегами по работе, одноклассниками, с теми, с кем вы учились в одной группе и которые добились успеха либо продвижения по службе; - пошлите письмо в интересующую вас организацию с приложенным резюме, Возможно, фортуна работает на Вас и именно такой специалист необходим в данный момент и Вас пригласят на собеседование; - обратитесь в рекрутинговые фирмы по подбору персонала, работающих, как правило, по заказу работодателей и желающих в достаточно короткий срок найти подходящего кандидата. Пройдя собеседование и оставив резюме, Вы будете занесены в базу данных и будете рассматриваться в первую очередь при поиске кандидата; - пошлите в организацию письмо с предложением Ваших услуг, перечислив все свои положительные качества, опыт, профессиональные навыки. 2. активной – организация встречи с работодателем и сама встреча. Советы на этой стадии: - ответ на приглашение о собеседовании нужно дать незамедлительно, причем в той же форме, в какой сделано приглашение: ели Вам позвонили по телефону – позвоните; если получили письмо, напишите ответ; - постарайтесь сообщить, что Вы заинтересованы в данной работе. Лучше потом отказаться от предложенного места, чем упустить такую возможность. К тому же Вы приобретаете навыки собеседования. Интернет сегодня – самый эффективный и простой способ найти вакансию. Сайты, посвященные поискам работы, найти несложно – их довольно много, и в любом каталоге (Rambler – http://www.rambler.ru, Яndex – http:/www.yаndex.ru и т.п.) есть соответствующий раздел. На этих сайтах можно организовать поиск вакансий по заданным параметрам или оставить свое резюме. При этом удобно пользоваться в качестве основных параметрами: «сфера деятельности», «город», «заработная плата». Следует обратить внимание на дату размещения вакансии: если она не обновлялась 3 - 4 дня, то скорее всего вакансия закрыта. Основными сайтами по трудоустройству являются: ljob (http://www.ljob.ru). Практика показывает, что на этом ресурсе в основном собраны вакансии с приличной заработной платой, но выбор небольшой. Страница, где можно оставить свое резюме, представляет собой поля, которые следует заполнить, на них даются небесполезные советы и комментарии; rabota.ru (http://www.rabota.ru). Этот отличается возможностью прямо с первой страницы начать поиск вакансии по минимальным, но вполне достаточным параметрам (город, отрасль, заработная плата). Если Вы хотите разместить резюме, то, зарегистрировавшись на сайте, можно подписаться на рассылку вакансий, а затем рассылать свое резюме на все ведущие сайты по трудоустройству с помощью программы «Резюмет». Если же Вы не желаете регистрироваться, то можно заполнить быстро несколько полей. Вся основная часть должна вместиться в графу «профессиональные навыки»; joblist.ru http://www.joblist.ru – самый популярный сайт. С него приходит больше всего претендентов, и там находится больше всего работодателей. Предлагается достаточно богатый выбор. Известные компании и частные предприятия охотно пользуются этим сайтом. Здесь можно добавить в базу резюме; все резюме (как и вакансии) попадают в публикацию только после модернизации; job.ru http://www.job.ru – очень демократичный сервис. Здесь проще всего разместить вакансию, но из примерно половина – «работа в Интернете» и «приглашаются модели в веб-студию». Работодателей характеризовать достаточно сложно, но всегда можно что-то найти. Резюме можно бесплатно разместить и отредактировать; делается это стандартным методом, т.е. заполнением полей. Преимущества сайта - наличие поля «основной текст», куда можно просто скопировать большую часть своего резюме из файла и не ломать голову над тем, как его разбить по пунктам. Работодатели нанимают сотрудников, которые могут выполнить именно ту работу, которую им поручают. Чтобы выяснить соответствие работников предъявляемым к ним требованиям работодатели используют: - краткое резюме или описание трудовой деятельности; - анкеты; - письменные тесты; - медицинские заключения; - просительные письма; - проводят собеседования или интервью с кандидатами на вакантное место. Все эти элементы являются саморекламой кандидата и практически всегда Ваше резюме и предварительное сопроводительное письмо будут определять, состоится или нет Ваша встреча с потенциальным работодателем. 12.2. Резюме и сопроводительные документы. Существуют два способа подготовки кратких резюме: - резюме в хронологическом порядке, которое должно состоять из пяти разделов:
- резюме, составленное с помощью функционального подхода. В этом случае более точно отражается квалификационный рост, творческие способности кандидата на должность. Рекомендации по составлению персонального резюме: - будьте как можно точнее в формулировках; - опишите, каких результатов Вы добились на своем прежнем рабочем месте; - напечатайте резюме, используя стандартный шрифт; - объем резюме ни в коем случае не должен быть более двух страниц; - избегайте орфографических и стилистических ошибок; - используйте хорошую белую бумагу и копировальную технику только самого высокого качества. Когда Вы высылаете потенциальному работодателю резюме или заполненную анкету, Вам придется написать также сопроводительное письмо, которое должно привлечь внимание работодателя. Содержание сопроводительного письма включает 4 раздела:
Рекомендации по составлению сопроводительного письма: - используйте качественную белую бумагу; - напечатанное письмо допустимо почти всегда, если только не оговорено особо, что заявление представляется написанным от руки; - в письме не должно быть орфографических, грамматических и стилистических ошибок, помарок; - не пишите в обращении слово «дорогой»; - где только можно, указывайте имя адресата; - будьте кратки, переходите сразу к делу; - письмо не должно быть более одной страницы; - обратите внимание работодателя на соответствие своих знаний и умений тем, которые требуются организации. 12.3. Собеседование Цель всех перечисленных мероприятий (персонального резюме, сопроводительного письма) – приглашение на собеседование. На практике используются два типа собеседования: - собеседование «один на один», при котором предполагается участие одного интервьера, говорящего отдельно с каждым кандидатом; - групповое собеседование, при котором группа из трех (шести) интервьеров, методично задает каждому кандидату отобранные вопросы. При подготовке к собеседованию необходимо: - постараться еще до собеседования получить достаточно информации организации, используя ее в дальнейшем в свою пользу; - постарайтесь приехать за 15 минут до назначенного времени; - позаботьтесь о своем внешнем виде; - потренируйтесь заранее. Используйте видеокамеру или магнитофон, чтобы увидеть и услышать себя так, как видят и слышат другие. Существуют следующие критерии, с которыми необходимо считаться при получении работы: - внешний вид; - манеры всезнайки – одна из причин отказа в работе; - голос, речь; - наличие плана карьеры (четкие цели и задачи); - искренность и уравновешенность; - интерес и энтузиазм; - вежливость; - умение смотреть в глаза интервьюеру (осознанное использование наших глаз повышает силу внушения наших слов на 25 %); - интерес к данной организации, к руководителю (если Вы хотите работать в данной организации, Вам нужно стать ресурсом шефа, и он будет ресурсом Вашего успеха); - высокий моральный уровень; - многосторонние интересы; - умение ценить время и правильно его распределять; - способность воспринимать критику; - пунктуальность; - воспитанность; - развитое чувство юмора; - желание получить работу на длительный срок - целеустремленность; - аккуратность. Если после собеседования Вы получаете работу, то Вам необходимо согласовать условия работы и правильно заключить контракт – срочный трудовой договор, заключаемый в письменной форме. Контракт заключается на определенный срок, и уволиться по собственному желанию до истечения срока контракта работник не имеет права. Если Вы участвуете в составлении контракта, то постарайтесь включить в него точно сформулированные положения, однозначно определяющие как Ваши права и обязанности, так и обязательства администрации. Если Вам предлагают подписать контракт, подготовленный без вашего участия, то внимательно с ним ознакомьтесь и если, есть такая возможность, покажите его квалифицированному юристу. В контракте должны быть следующие разделы: общие положения: кто и с кем заключает контракт, срок его действия, условия испытательного срока; обязанности работника: исполнение трудовых обязанностей по определенной профессии, детализация работы, долговременные задачи; обязанности предприятия: организация условий трудовой деятельности, порядок и сроки выплаты заработной платы, определение режима труда и отдыха, социального обслуживания, социального страхования и т.д.; ответственность сторон: материальная ответственность работника за ущерб, причиненный предприятию, имущественная ответственность предприятия за ущерб, причиненный здоровью работника; основания и порядок расторжения и продления контракта; порядок рассмотрения трудовых споров. СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||