Психология управление. Мещерякова Е. В. Психология управление
 Скачать 2.02 Mb.
|
|
Приемы экономии времени при телефонных звонках: Прежде чем набрать номер, всегда четко представьте, что Вы хотите добиться этим телефонным звонком. Если сообщение сложное, набросайте на бумаге основные пункты разговора. Звоните точно в назначенное время. Проинформируйте, когда Вас не следует беспокоить. Используйте преимущества первого телефонного звонка. Ограничьте беседы на посторонние темы и на вопросы отвечайте коротко. Для работы, требующей высокой концентрации, используйте комнату без телефона. Ведение телефонного разговора стоя увеличивает чувство уверенности в себе и обостряет умственные способности. У Вас в организации должна быть специальная процедура принятия и передачи телефонных сообщений. Если Вы не знаете, как ответить на вопрос, признайтесь в этом и пообещайте, что в ответном звонке звонящий получит нужную информацию. Не говорите, если не хотите, чтобы Вам звонили «Позвоните мне когда-нибудь». Исключите звонки в неподходящее время (раннее утро и вечер). Способствуйте сотрудничеству, употребляя фразу «Так будет нормально?» Всегда начинайте разговор с приветствия. Когда Вы заняты, перепоручите отвечать на звонки автоответчику или секретарю. Секретарь не должен: говорить «у него важный посетитель» (чтобы избежать ситуации, когда партнер почувствует себя униженным); упоминать чем Вы заняты; если позвонивший настаивает, необходимо сказать «У него важный разговор. Должен ли я его прервать?» 6. Национальные особенности ведения переговоров США. Не рекомендуется спрашивать о национальной принадлежности, заработке, прибыли, партии. Можно говорить о семье. Принят тщательный подход к организации встречи, к исполнению намеченного, к выполнению обязательств, к подготовке информации. Ориентированы на последовательную проработку вопросов. Не используют наличные, пачка купюр вызывает подозрения в несерьезности, так же как и броская одежда. Любят точность и не терпят эмоциональных всплесков, пошлости, панибратства. Европа. В Англии существует определенная дистанция между руководителем и его подчиненным, которая никогда не нарушается. Самое главное в одежде для англичан – это галстук. По нему определяется социальное положение и благосостояние Рукопожатие употребляется редко, только при первом знакомстве. К незнакомым людям обращаться не следует. Не принято целовать руки женщинам и делать им публичные комплименты. Англичане ценят деликатность и вежливость, уважительное отношение к женщине, скромность, сдержанность, точность, соблюдение обещанного. Не переносят излишнюю разговорчивость, демонстрацию ума и эрудиции. В Англии очень важна манера держаться за столом. Принято говорить о погоде, спорте, семье. Анекдоты могут не понять. Никогда не держите руки на столе. Не перекладывайте приборы из одной руки в другую. Нож все время должен находиться в правой руке, вилка – в левой, с концами, обращенными к тарелке. За столом не разрешаются отдельные разговоры, все должны слушать того, кто говорит. Основная особенность английского стиля – сдержанность. Чтят свои традиции, непоколебимы во всем, что касается соблюдения принципов, правил и законов, но сохраняют приветливость. Поиск компромисса с англичанами требует времени и терпения. Они умеют избегать тупиковых ситуаций, гибки и доброжелательны. Дарить подарки партнерам в Англии неуместно, можно потерять репутацию, вплоть до потери работы. Французы не любят переговоры «один на один», не желают идти на риск и предпочитают жесткую позицию в переговорах, не имея запасного варианта. Очень осторожны в делах, откликаются на логику в переговорах и соблюдение общих принципов. Хитроумны, скептичны, находчивы. Ведут переговоры преимущественно на французском языке. Не стоит открыто выражать свое несогласие, надо быть дипломатичным. Французы очень щепетильны в вопросах соблюдения дистанции, кроме рукопожатия трогать собеседника недопустимо. Не принято вручать подарки своим партнерам, особенно во время первой встрече. Заключение сделки можно отметить ужином. В качестве сувенира можно вручить книгу или лазерный диск. Не дарят белые цветы. Во время обеда деловые вопросы можно затрагивать только после кофе. К интересующему вопросу подходят постепенно, после долгого разговора на нейтральные темы и как бы вскользь. Демонстрируя свой интерес, Вы оказываетесь в роли просителя. Не рекомендуется обсуждать вопросы вероисповедания, положение на службе, доходы и расходы, болезни, семейное положение, политические пристрастия. Немцы не любят неопределенность, все планируют заранее, тщательно прорабатывают свою позицию, вопросы обсуждают последовательно, пунктуальны, рациональны, расчетливы, соблюдают формальности. Надо называть титул каждого, с кем разговариваете. Стремятся сами удостовериться в наличии тех или иных возможностей, не жалеют на это времени и средств, если их интересует сам проект. Предпочитают строгий стиль в одежде. Вежливы, это их внутреннее состояние. Бывают обидчивы, но вида не показывают. Деловые встречи могут назначить на обед. Деловые связи с ними можно успешно начать устанавливать путем обмена письмами. В отличие от англичан, рекомендация не обязательна. Обращаться к немцам следует только по имени. Обращение по имени или по фамилии считается недопустимо. Личные отношения наладить трудно, шанс есть только если увлекаетесь теннисом или гольфом. Подарки в деловом общении дарить не принято. Ни в одной компании шеф и другие работники не принимают деловых визитеров один на один, без присутствия других сотрудников и коллег. Непростительным нарушением этикета будет появление в офисе без пиджака. В Бельгии большое значение имеет внешний вид, марка автомобиля. Если бельгийский предприниматель приехал в гости, то первое, на что он обратит внимание на автостоянку, на здание, самое главное, на размер офиса. Именно размерами офиса он будет измерять Ваше благосостояние. Шутки по поводу бельгийцев и французов поддерживать не рекомендуется. В Голландии, в отличие от Бельгии, не стоит демонстрировать свое богатство и силу. В офисе голландского предпринимателя можно появиться без пиджака и это не будет воспринято как неуважение. Главное, достигнуть соглашение и заключить контракт. Шведская деловая этика близка к немецкой, но не столь суха и строга. Отличается надежностью. Поздравления к Рождеству и Новому году могут быть или открыткой или деликатесами. Принято поздравлять с днем рождением или какими-либо датами недорогими подарками. В Дании отношения на работе весьма неформальны. Руководители могут обедать с подчиненными за одним столом. Датским предпринимателям свойственна открытая манера общения. В скандинавских странах обмен подарками, в том числе и весьма дорогими очень широко распространен. В Ирландии не стоит открыто выражать свое несогласие. С ними могут достигнуть согласия благодаря умению ирландских предпринимателей мыслить конструктивно. Ирландцы отличаются отменным чувством юмора. Они открыты в общении, куда менее сдержанны, чем их соседи-англичане. В Испании, если Вас просят остаться на завтрак – не принимайте этого приглашения: оно является простой формальностью. Только после третьего раза можно принять приглашение, так как на этот раз оно будет искренним, а не только актом вежливости. Не следует наносить визиты в часы послеобеденного отдыха. Здесь любят устраивать деловые встречи за обеденным столом, при этом первым начать переговоры должен организатор встречи. Знаки внимания по случаю праздников принято оказывать знаки внимания партнерам по общению. В Португалии первым делом обратят внимание на Вашу одежду и манеры поведения. В Португалии деловые встречи часто проходят в поздние часы. В Греции не стоит говорить о политике. Греческие бизнесмены не любят также длинных деловых писем. Итальянцы чопорны, предпочитают строгий стиль в одежде. При представлении называйте только фамилию и затем пожимайте руки. Темпераментны, порывисты, но их практика ведения переговоров не отличается от норм большинства европейских стран. Необходим переводчик. Швейцарцы не любят сравнений с немцами, проверяют все до мелочей, всегда держат слово, пунктуальны, педантичны. Нарушение обещаний чревато разрыву отношений. На работе принято обращаться к коллегам на «ты». Характерна открытость в общении, но им лучше не подражать, в крайнем случае можно появиться в офисе без пиджака. В Финляндии на большие праздники принято дарить открытки. Если дарить подарки, то они не должны быть очень дорогими. Японцы самокритичны и ответственны, чопорны и протокольны. Поддакивают, даже если не согласны и отказывают. Не рекомендуется спешить, начинайте с второстепенных вопросов. Не приветствуются разговоры о домашних делах, замкнуты. Предпочтительнее поклон, а не рукопожатие. Судят о человеке в первую очередь по его принадлежности к той или иной группе. Очень сложно наладить деловые контакты путем переписки и телефонного общения. Вы подчеркнете свое уважение к японцу, если будете вручать ему или принимать от него предметы двумя руками. Не шутите в деловой обстановке. На первой деловой встрече с представителями японских организаций принято обмениваться материалами о своих фирмах: профиль, адрес, фамилии и должности руководящих лиц, основные этапы развития, текстовые и графические материалы, информация о технологиях и услугах. Возможно обсуждение дел и по окончании рабочего времени. Китайцы с почтением относятся к официальному статусу и предпочитают длительные обсуждения без «кавалерийского наскока». Ориентированы на культуру, традиции, обряды и символику. Долгосрочная память преобладает над оперативной. Арабский Восток. Не поддерживают деловые отношения с женщинами, не любят спешку в переговорах. Ливанцы более общительны и терпимы, но и более изворотливы. Кувейтцы или саудовцы сдержаннее, но и более надежны. Необходимо запомнить, что чем севернее мы перемещаемся, тем большее расстояние люди устанавливают между собой и другими. Например, англичане предпочитают держаться подальше от Вас, на Ближнем Востоке обидятся, если Вы далеко встанете, японец прикроет рот ладонью, когда засмеется, чтобы его дыхание не коснулось Вас. 7. Другие формы деловой коммуникации 7.1 Деловая беседа Цель: обмен информацией по конкретному вопросу. Участники: как минимум 2 человека - самая распространенная форма. Регламент: зависит от степени важности беседы. Пространственная среда (организация): необходимо организовать пространство так, чтобы не было внешних помех и можно было соблюдать конфиденциальность. При подготовке к беседе или деловому разговору надо четко знать ожидаемый результат и показатели, позволяющие судить о достижении результата; осознать цели собеседника; необходимо учесть возможные барьеры в беседе и как вы будете с ними бороться; вашу аргументацию; способы воздействия на собеседника; насколько будете раскрывать свою позицию; выработать правила управления собой. Как принимать возражения собеседника: Выслушать все, что он хочет сказать Не торопиться с ответом, пока четко не уверены, что поняли суть вопроса. Не отвечать категорично. Целесообразно задавать вопросы так, чтобы собеседник был вынужден выбирать между двумя вариантами ответов. Уточняйте, чем были вызваны раздражения: различными точками зрения или различными постановками вопроса. Успех деловой беседы зависит от: профессионализма; -наглядных материалов; -целевой направленности; ритма проведения беседы (повышение интенсивности к концу беседы); повторения основных положений и мыслей; неожиданности проведения беседы (ваши предложения должны в какой-то мере быть неожиданны); чередования фаз максимальной концентрации и передышки для закрепления мысли; чувства юмора 7.2. Беседа по телефону Цель: назначить встречу (перенести); узнать конкретную информацию; уточнить прежние договоренности; выяснить мнение должностного лица. Организация, регламент: Лучше звонить в первые полчаса с начала работы, полчаса после обеда, после 16.30. В другое время продолжительность разговора увеличивается. Телефонные разговоры лучше вести сериями, но продолжительность серии не больше 30 минут, иначе ваш телефон будет все время занят. Целесообразно назначить время, когда вам можно звонить и когда не рекомендуется. Избегайте фразы: «Позвони мне когда-нибудь». Всегда перезванивайте, если обещаете. Подготовка телефонного звонка: 1) цель звонка 2) Ф.И.О. абонента, кем работает и где 3) какие вопросы надо задать 4) подготовить ручку и бумагу 5) решить, кому сообщить о результатах разговора 6) как себя вести во время звонка: - представление; - фраза «если ли у Вас несколько минут для короткого разговора со мной?»; - в разговоре употреблять короткие фразы с одной мыслью; - положительный тон, поэтому рекомендуется улыбаться; - избегать монотонности, выделять главное голосом; - разговаривать в том темпе, который привычен для собеседника; - если человек говорит спокойно и рассудительно, то ему нужны только факты, без эмоций; если эмоционален, то первично отношение, факты вторичны и для него более убедительно, если говорить на «языке отношений»; - если собеседник не понимает вас, повторите мысль новыми словами, не раздражаясь; - в конце подвести итоги и уточнить договоренность; Как отвечать на телефонный звонок: - поднимать не позднее третьего звонка - если на работе, то представиться: Ф.И.О. и организация, должность - на работе: «Чем я могу вам помочь?» - если вам не представились, попросить назвать Ф.И.О. - нельзя говорить фразу: «Я не знаю», надо или отправить к специалисту по этой проблеме, или сказать: «Разрешите, я уточню это для вас и перезвоню». Можно сказать: «Мы можем сделать это и это для вас. Вас это устроит?» -нельзя говорить: «Подождите секунду, я скоро вернусь». Надо говорить: «Для того, чтобы найти нужную информацию мне нужно 2-3 минуты, вы подождете?» - слово «нет» также неприемлемо 7.3 Пресс-конференция Пресс-конференция – это встреча представителей общественности, телевидения, прессы с официальными представителями фирмы или организации. Цель: информирование общественности по актуальным вопросам. При этом дается информация, которая работает на повышение имиджа организации, фирмы или личности. Пресс-конференция не собирается только для того, чтобы обнародовать информацию или документ, которые можно передать с помощью пресс-релиза (документ, передаваемый прессе с какой-либо информацией на актуальную тему). Вопрос, вынесенный на пресс-конференции должен быть интересен для общественности, иначе журналисты не соберутся. Подготовка: 1. Выбрать дату и время таким образом, чтобы не было совпадений с другими важными мероприятиями и с учетом времени выпуска утренних и вечерних газет, программ телевидения. 2. Сообщите представителям СМИ о пресс-конференции сначала почтой, а потом по телефону. Почтовое извещение должно содержать тему обсуждения, время, длительность конференции, место, Ф.И.О. основного докладчика, Ф.И.О. и должность пиарщика и номер его телефона, а также несколько подробностей, которые убедят прессу в необходимости их пребывания. 3. Извещения высылаются за 7-10 дней. За день следует позвонить и напомнить. 4. Подготовить для пресс-конференции необходимую информацию или текст доклада для раздачи присутствующим, а также для рассылки в те газеты и журналы, представителей которых не было. 5. Заранее подготовить все материалы для докладчика: пресс-кит , т.е. все то, что относится к докладу, предмету обсуждения и к организации встречи. 6. Продумать место и способ регистрации журналистов и подготовить папки и пакеты с пресс-релизами. Организация пространства: Рекомендуется проводить в специальных помещениях, в комнате для встреч, но не в очень большом зале, где все разбредутся. Для выступающих должны быть подготовлены бейджики. Члены пиар-компании должны имень особые значки со своим Ф.И.О. Продолжительность не более 60 минут. Незадолго до окончания предупредить об окончании. Структура пресс-конференции следующая. 1.Вводная часть (3-4 минуты): приветствие, объяснение причин собрания, проведения, программа, представление выступающих и информация о материалах, которые даются прессе. 2.Основная часть: выступающих 1-2, но рядом 1-2 эксперта; максимальная продолжительность 10 минут; вопросы. При этом ответ: «Без комментариев» не желателен, в крайних случаях: «Не для записи». Если у вас нет информации по какому-либо вопросу, вы отвечаете, что подберете информацию по этому вопросу и свяжитесь с репортером. Не бросать в сторону негативную реплику, так как это будет использовано против вас. Заканчивать ровно в назначенное время и сразу удаляться. Не соглашаться публично на индивидуальную встречу, так как это не этично. В начале и в конце поблагодарить за встречу. Желательно иметь среду репортеров «своих людей», которые вовремя зададут нужные вопросы. 7.4 Торги Торги – способ продажи, закупки товара или размещение заказа на подрядные работы путем привлечения предложений от нескольких организаций и выбор лучшего из предложений. В результате торгов заключается договор с тем, кто предложит наиболее выгодные условия. В первую очередь собираются предложения по цене (учитываются скидки), по условиям кредита, а также по условиям товарообмена. Первоначально делаются заявки, которые должны быть приемлемы. На основании заявок проводятся переговоры по наиболее выгодным предложениям, на которых делаются взаимные уступки по условиям сделки. Девиз торгов: «Ты - мне, я - тебе». На торгах могут применяться следующие наступательные методы: 1. Разведка – иногда используются даже подставные лица для выяснения подлинных цен на товары, зондирования ситуации и т.д. 2. Нащупывание слабых мест путем изменения тактики продаж. 3. Давление на оппонента и ультиматумы. 4. Затягивание торгов, изматывание партнера для выторговывания более благоприятных условий. 5. Незначительные конфликты, направленные на определение слабых мест и изматывание. 6. Ультиматумы в последнюю минуту, когда уже готово соглашение, чтобы вырвать значительные уступки. Технология проведения торгов: 1. Вступая в торги необходимо определить для себя, что и в какой последовательности, и в ответ на какие условия мы хотим предъявить. 2. Составить список того, что вы хотите приобрести на торгах. 3. Каждая уступка должна быть гарантирована каким-либо выигрышем и соотношением между ними не должно быть для вас проигрышем. 4. Не мелочиться, если речь идет о больших деньгах и не играть с целью победить любыми средствами, поэтому чтобы не сделать невыгодный ход в запале торгов, целесообразно после каждой уступки и приобретения делать экспресс-анализ ситуации. Это позволяет не отдать слишком много и не проиграть из-за излишней экономии. 5. Надо с самого начала заставить партнера говорить как можно чаще «да». Для этого кроме метода Сократа используется метод завязок. Завязка – это попытка добиться положительного или нужного вам ответа частью фразы, которую вы произносите. Виды завязок: а) стандартная – делается концом фразы. Например: Экономия вам выгодна, не правда ли? б) «обращенная» - размещается вначале фразы. Например: Разве вам не выгодно…? в) внутренняя – размещается в середине фразы. Например: Если то-то, разве вам не выгодно.., чтобы..? г) меченая – завязкой помечается любое позитивное утверждение партнера. Например: Да, мне нравится. – Конечно, так и должно быть, не так ли? Примеры завязок: -не так ли? - ведь верно? - вы согласны? - ведь так и должно быть? - разве это не нормально? 7.5 Презентация Презентация – это общественное представление чего-либо нового, недавно появившегося, созданного, например книги, проекта, организации. При презентации организации (фирмы, акционерного общества, корпорации и т.п.) она направлена на создание имиджа организации среди деловых кругов. По сути своей такая презентация является частью рекламной кампании. Презентация товара. Цели такой презентации ясны: создание знания о новой марке, товаре или услуге на целевом рынке, ознакомление потребителей с новыми возможностями товара, определенной марки и т.п. Презентация проекта. Цель этого вида презентации – информирование людей о каком-либо проекте, определение реакции на проект, поиск лиц, заинтересованных в поддержке разработки и реализации проекта. Этот вид презентации наиболее требователен к форме подачи, содержанию и подготовке, т. к. предполагает убеждение аудитории в необходимости осуществления разработки или воплощения проекта. Презентация выполненной работы. Цель – ознакомить, предоставить определенной узкой группе людей результаты работ. Такая презентация менее требовательна к выполнению определенных правил подготовки и вполне может быль спонтанной, если необходимые данные у вас под рукой и в полном порядке. Презентация будущей работы. Целями её могут являться: информирование определенного круга лиц о намеченных работах, описание намеченных работ для критического анализа и проведения необходимых изменений. В процессе подготовки к презентации нужно определить цели, проанализировать аудиторию, разработать план. АНАЛИЗ ЦЕЛИ. Цель помогает определить форму, содержание и стиль презентации, а также, уровень взаимодействия аудитории с презентующим. Мотивирование или развлечение. Когда пытаешься кого-нибудь развлечь, то в основном презентация состоит из обычной речи. Например, когда вы говорите несколько слов об уходящем на пенсию работнике, сначала сделаете несколько комментариев о его хорошей работе и опишите, как он помог компании. В процессе речи вы мотивируете этого работника на новые рабочие достижения. Аудитория в течении такой речи ведет себя пассивно. Необходимо тщательно подготовить лишь саму речь. Информирование или анализ. Такая презентация предусматривает взаимодействие с аудиторией. После прослушивания информации присутствующие задают вопросы на понимание и уточнение некоторых данных. Презентации такого рода очень часто используются в больших компаниях для мониторинга состояния финансов компании и т. д. Убеждение или приглашение к сотрудничеству. Предполагает наибольшее взаимодействие с аудиторией, так как ее цель – убеждение кого-либо принять участие в различного рода актах или участие в сотрудничестве по совместному решению проблемы. Начинается с предоставления информации об обсуждаемом объекте, чтобы аудитория поняла яснее о чем идет речь, затем Вы начинаете предоставлять аргументы в пользу Вашей точки зрения и пытаетесь склонить присутствующих к нужным для вас действиям. Такая презентация наиболее требовательна к вспомогательным объектам и качеству речи. Кроме того, необходимо быть достаточно гибким и превосходно чувствовать ситуацию, особенно в случае непредвиденного течения обстоятельств. Необходимо постараться к ним подготовиться. Взаимодействие с аудиторией здесь настолько велико, что вы можете потерять контроль за ходом презентации. Здесь нельзя целиком полагаться на подготовленный и написанный текст, а надо следить за ситуацией. Зачастую речи и презентации используют несколько из перечисленных целей одновременно. АНАЛИЗ АУДИТОРИИ Как только вы поставили цели для Вашей презентации, необходимо приступить к анализу аудитории. Для начала надо определить размер аудитории. Очевидно, что маленькие группы наиболее удобны для бурного обсуждения и убеждения. Но когда в группе больше 12 человек, то нормальное обсуждение становится невозможным. Зависимость размера аудитории от целей прямая: чем меньше цели предполагают участие аудитории в презентации, тем больше может быть размер аудитории и тем меньшее значение может придаваться качеству людей пришедших на презентацию. Также необходимо сопоставить другую нужную информацию об аудитории. Будет ли аудитория в основной своей массе дружественна, безразлична или противна вашей точке зрения? Заботят ли их темы, через которые вы хотите убедить их принять участие в конкретном действии? Какой у аудитории уровень понимания, образованность? Сколько они знают о том, что вы собираетесь им преподнести? Знают ли они вас? Уважают ли они вас? ПЛАНИРОВАНИЕ ПРЕЗЕНТАЦИИ. Разработка стратегии разворачивания выступления сложнее, чем написание документа. Если Вы не сделаете Вашу презентацию легкой для понимания, возможно, аудитория не отреагирует на нее нужным для Вас образом и Вы потеряете выгодный контракт или инвестор, т. к. они могут просто не понять или прослушать важные пункты выступления. Первый шаг - это определение главной идеи, вокруг которой и будет строиться презентация. Главная идея должна быть связана с Вашим объектом и должна служить стержнем, на который каждый присутствующий должен нанизывать получаемую информацию. Ваша цель - разработать такую главную идею, чтобы сделать презентацию интересной для аудитории и сделать объект презентации для присутствующих таким же интересным, как он интересен Вам. Попытайтесь сформулировать вашу главную идею в одно предложение. Это предложение должно содержать главную информацию о конкретном предмете презентации и благоприятно действовать на аудиторию. С хорошо разработанной главной идеей выступления, можете приступить к распланированию времени и структуры выступления. Структура должна быть связана с целью, аудиторией, предметом презентации и зависеть от отведенного для выступления времени. Если у вас 10 или меньше минут для выступления, необходимо организовать его так, чтобы уместить основные пункты, следовательно, оно будет похоже на короткую выдержку из полной, развернутой презентации. Начните с небольшого плана будущей речи. В основной части объясните все аспекты предмета презентации, в заключении коротко повторите основные части выступления и главную мысль. Более длинные речи и презентации должны быть организованы как отчеты. Если ваша цель - развлечь, мотивировать или информировать, используйте естественный порядок в зависимости от объекта, жесткой структуры тут быть не может. Если же цель – анализировать, убеждать или склонять к сотрудничеству, организуйте презентацию вокруг основных аргументов, мыслей. Используйте натуральный порядок, если аудитория дружественно настроена, восприимчива и наоборот – подходите к основным аргументам аккуратно, если чувствуете сопротивление аудитории. Как только слушатели потеряли нить выступления, очень сложно будет возвратить их обратно, кроме того, они могут пропустить важные пункты. Научитесь планировать свою речь так, чтобы рутинные блоки информации чередовались с интересными фактами статистики или историческими аспектами. Постарайтесь лимитировать количество основных пунктов и мыслей выступления до 3-4, даже если речь или презентация довольно длинная. Удостоверьтесь, что Вы выбрали наиболее полезные и интересные данные так, чтобы Вы контролировали внимание публики. Время презентации зависит от объекта, целей, характера аудитории. Для легко воспринимаемого объекта и соответствующей аудитории 10 минутного доклада вполне достаточно, а если объект сложен, а цели включают в себя убеждение трудновоспринимающей публики, то презентация должна длиться дольше. ВЫБОР СТИЛЯ. Если содержание речи формальное: отчет о проделанной работе или финансовом состоянии фирмы, то и стиль самого выступления должен быть таким. Если все присутствующие Вам знакомы и их количество невелико, то разрешается несколько отступить от формального характера речи для более лучшего восприятия. Если Вы говорите с огромной аудиторией незнакомых людей и сама презентация очень важная, то Вы должны установить более формальную атмосферу. Посадите людей в ряды. Показывайте им слайды и короткие фильмы, чтобы поддержать смысл Вашей речи. Формальность достигается также установлением дистанции между презентующим и аудиторией: как психологической так и физической. РАЗРАБОТКА ПРЕЗЕНТАЦИИ. Вместо того, чтобы просто представлять аудитории свои идеи, вы можете презентовать им их же идеи или использовать их для взаимного компромисса. У презентующего есть также возможность реагировать на мимику и жесты аудитории. Но за это вы приносите несколько жертв, самая главная из них - потеря контроля. Общение с аудиторией предполагает гибкость, и чем больше предполагается взаимодействие, тем более гибким надо быть и тем внимательнее следить за ходом презентации. ПРЕЗЕНТАЦИЯ. Многое нужно сделать в первые минуты выступления: необходимо определить настроение аудитории, интерес к Вашей теме, необходимо также подготовить людей к последующим действиям. Вот почему очень важны первые минуты выступления. Первое, что необходимо сделать, это привлечь интерес публики. Используйте юмор. Бизнес – вещь серьезная, но это не значит, что нельзя включать легкие юмористические вставки и комментарии. Расскажите историю. Большинство людей заинтересованы в разного рода историях и с удовольствием их слушают, так что вы можете без труда найти подходящую историю. Стройте выступление вокруг яркого примера. Психологи говорят, что можно заставить людей помнить важные пункты Вашего выступления, связывая их с конкретным образом. Задайте вопрос. Задавание вопроса вовлекает публику в Ваше выступление. Приведите интересные статистические данные. Люди любят подробности. Если Вы предоставите интересную статистику, это поможет разбудить публику. Именно так лучше всего начинать свою речь, чтобы изначально захватить внимание публики. Кроме того, вступление должно кратко содержать основную мысль презентации, оговорить дальнейшее развитие выступления. Чем дольше презентация, чем больше фактов и мыслей Вы предоставляете, тем сложнее публика их воспринимает. Поэтому, если Вы переходите от одной важной мысли к другой, кратко повторяйте основную мысль сказанной части. Соотносите объект презентации с нуждами присутствующих. Люди заинтересованы в вещах, касающихся их лично. Используйте простой язык. Люди засыпают быстрее, если оратор говорит формальным языком, полным сложных конструкций и нагромождений. Если презентация включает в себя абстрактные идеи, постарайтесь показать, как эта абстракция соотносится с реальной жизнью. Приводите примеры. Это позволяет зрителям легче понять, о чем Вы говорите и запомнить. Как только вы закончили выкладывать основные пункты вашей презентации, приступайте к заключению. На заключение планируйте примерно 10% от общей продолжительности выступления. Начните заключение с сообщения публике об этом. Это позволит слушателям приложить последние усилия по удержанию своего внимания. После этого можно кратко повторить основные мысли выступления. Нескольких предложений достаточно, чтобы напомнить людям о сказанных вещах и закрепить это в их памяти. Если цель презентации – убедить кого-либо, закончите ее повтором основных аргументов. Если цель – мотивировка – закончите девизом. Если с аудиторией достигнуто согласие, повторите консенсус в нескольких предложениях. Заканчивайте на позитивной ноте. Последние слова должны быть запоминающиеся и с энтузиазмом. Альтернатива этому – вопрос. Заставьте аудиторию думать. Если аудитория маленькая и достаточно знакомая, то можно разрешить им задавать вопросы по ходу презентации. Однако, лучше будет если Вы отведете отдельное время для вопросов. Это поможет лучше контролировать презентацию и избежать перескакиваний с темы на тему. Прерывание хода предоставления аргументов испортит общее впечатление и принесет риск потери контроля над ситуацией. Необходимо попытаться предугадать возможные вопросы, чтобы вопрос не застал Вас врасплох. Подготовьте несколько вопросов заранее. Если аудитория отказывается задавать вопросы. Сделайте это за них и возможно некоторые слушатели к вам присоединятся. Период ответов на вопросы - финальный в презентации, заодно и является своего рода финальной проверкой оратора. Но не стоит его бояться, зачастую это самая приятная часть выступления. Как текстовые так и графические наглядные пособия должны быть довольно просты, т. к. зрители не могут одновременно и слушать оратора и анализировать и воспринимать сложные наглядные пособия. Текстовые должны состоять не более чем из шести строк, не более, чем с шестью словами в строке. Они должны быть наглядны: написаны большими буквами и с использованием пустого пространства между ними. Графические обычно представляют собой диаграммы, графики, рисунки, схемы. Графические материалы должны быть упрощенной версией, аналогичной в документах. Чтобы помочь аудитории понять назначение материала, краткий его смысл должен быть там написан. Дайте аудитории время, чтобы прочитать и понять смысл прежде, чем им предстоит продолжить слушать речь. Одно наглядное пособие должно выражать одну идею. Иллюстрируйте только главные пункты, а не всю презентацию. Не демонстрируйте то, что может конфликтовать с тем, что вы презентуете. Не читайте то, что написано на наглядном пособии, вместо этого перефразируйте и дополните. Когда вы закончили дискуссию по вопросу, который иллюстрируется, уберите материалы с глаз аудитории. Помните, что наглядные материалы не главное, не увлекайтесь ими, они лишь дополняют Ваши слова, а не наоборот. Диаграммы наиболее эффективны, когда они яркие и простые. Как общее правило: не помещайте более 4-х графиков на одну диаграмму. РЕЧЬ. Запоминание. Так как Вы не актер, избегайте запоминания речи целиком, особенно если она длинная. Таким образом Вы привязываетесь к тексту и не можете контролировать ситуацию, редактируя свою речь по ходу выступления. Любым вопросом Вас можно выбить из колеи. Речь с использованием заметок. Презентация с использованием короткого плана является наиболее эффективной и легкой в приготовлении и проведении. Вы не теряете контакта со слушателями, становитесь более гибким, приспосабливаетесь к ситуации, делая речь одновременно и более интересной и запоминающейся для слушателей и делая наибольшую выгоду для себя. Спонтанная речь. Естественно лучше, если речь будет заранее подготовлена, но наверняка в жизни часто бывает, когда возможности для этого просто нет. Например, Вас попросили на каком-либо совещании сказать несколько слов о работнике. Не спешите, сделайте паузу, подумайте, о чем будете говорить и говорите, стараясь делать это логично, избегая при этом резкого перехода с темы на тему. ПОДГОТОВКА К ВЫСТУПЛЕНИЮ. После тщательной подготовки, потренируйтесь. Запишите свое выступление на пленку. Потренируйте Вашу речь перед зеркалом. Если возможно узнайте, в каком зале будет происходить презентация, и попробуйте там потренироваться, посмотрите, как вы будете использовать там средства визуализации, проверьте наличие видеопроектора, доски, мела, маркера, если нужно. Думайте положительно об аудитории, Вас самих и о том, что Вы говорите. Смотрите на себя как на опытного профессионала-оратора, также сделает и Ваша аудитория. Используйте те несколько минут, когда вы подготавливаете средства визуализации, – говорите себе, что Вы готовы и будете иметь успех. Перед тем, как начать говорить, дважды глубоко вдохните. Запомните Ваше первое предложение и держите его на языке. Если горло пересохло - выпейте воды. Если чувствуете, что теряете аудиторию во время выступления - не паникуйте. Попытайтесь вернуть их, попробуйте вовлечь в действие. Не останавливайтесь. Остановка и замешательство только усилят чувство провала презентации. Наилучшим путем для проведения презентации является попытка концентрации на объекте обсуждения и на публике – не на самом себе. Говорите громко, спокойно, ходите медленно, стойте лицом к аудитории. Если вы используете микрофон, спокойно подойдите к нему, встаньте прямо, досчитайте до 3-х, исследуйте глазами аудиторию, найдите знакомое или дружественное лицо, улыбнитесь ему, снова досчитайте до 3-х и затем говорите. Механизмы социальной презентации. Время Для деловых партнеров – в рамках работы выставки время начала презентации – до обеда, 10-11 часов. Для специалистов, но не в рамках работы выставки – 15-16 часов. Для неспециалистов – вечернее время. Место Если презентация проходит в большом зале, то основные механизмы влияния – заражение, убеждение, подражание, в маленьком зале добавляется внушение. Для чего в большом зале создается атмосфера единства, девиз «мы-вместе», «ты сможешь», используется многократное повторение, выступающими приводятся примеры из собственной жизни. Освещение сцены – полное, в зале – комфортное, ритмичная музыка, совместные действия. Заразить отношением, создать желание сделать так же. В небольшом зале направленность на создание уюта, расслабления, соответствующее освещение и музыка, тихая, ритмичная, трансовая. Снимается критическое отношение. Требование к проведению презентации достижение участниками явно выраженного личностного контакта (взгляд, прикосновение, выражение личного отношения и т.д.); создание особой атмосферы- праздника, единения, утонченности, исключительности и т.д.; эмоциональная заинтересованность говорящего человека; подчеркивание полезности данного человека, предмета обществу и каждому лично; контроль контакта с другим («Я правильно говорю?»), с залом – вопросы, уточнения, ответы; фразы должны быть короткие, ясные, точные, информационно структурированные (слоганы); фразы должны быть позитивные, не призывы типа «у вас не будет», «мы вас не обманываем», а «мы вам дадим», «вы получите» и т.д. Это не обман, просто одно и тоже можно сказать по-разному. Нельзя говорить – «не думайте» - так как для того, чтобы не думать о чем-то первоначально надо подумать и представить то, о чем нельзя думать (Ходжа Насреддин2. нельзя навязывать действия – к этому подталкивается, но не делается выводов и не говорится слово «должны». не приводятся оценочные суждения, идет рассказ и описание; презентация не должна использоваться для собственной презентации и самореализации ведущими; Ошибки презентации: -эмоциональная нейтральность, -затянутость рассказа; -поведенческая зажатость и демонстрация дискомфорта; игнорирование реакций человека, которого представляют, зала, ориентация только на задание. Структура презентации - приветствие – в малой группе – обращение по И.О., имени; - рассказ; - перерыв – информация усваивается, есть возможность посмотреть, попробовать, потрогать и т.д.; - плюсы – около 5, и не больше 7.; - демонстрация, - работа с залом, ответы на вопросы; - контактные тел., адреса – аудиально, визуально и на память. Работа в зале. Ведущие. Для работы с аудиторией – убрать все негативное из сознание. Только здесь и сейчас. Зарядиться до презентации энергией (кто-то бил автомобиль газетой, свернутой в трубочку – физические упражнения заряжают). Стоите прямо на 2 ногах, спина прямая, не заваливаясь ни вперед, ни назад. Толчковая нога выставлена чуть вперед, вес тела перенесен на нее. Состояние физиологического комфорта. Любое напряжение выражается в жестах рук. Сцеплены впереди – «фиговый листок». Позади – «фиговый листок наоборот». Нет напряжения – руки направлены спокойно вдоль тела. Контроль дыхания перед началом речи. Глубоко вдыхая через нос и медленно выдыхая через рот. 2 раза. Это успокоит. А потом можно обычно. Направьте свое внимание внутрь себя. В помощь – концентрируйтесь на каком-то одном предмете – помогает сосредоточиться – на противоположной стороне. Периферическим зрением охватите всю аудиторию. Ощутите себя единым целым с аудиторией. После этого можно опустить глаза и вновь посмотреть на группу людей. Теперь если вы даже смотрите на отдельного человека – Вы не перестаете воспринимать всю группу в целом. Пауза помогает установить контроль над аудиторией. Начало установление контакта с группой – когда 2 и более человек делают одно и тоже (записать расписание). Если в течение всей презентации Вы предлагаете делать людям различные вещи и они их делают – то это значит, что Вы контролируете ситуацию и приблизились к тому, чтобы они сделали то, что нужно Вам. Речь должна быть эмоциональная и ясная. Не стоять на одном месте, перемещаться, следить за руками, смотреть на зрителей. Добиться, чтобы приглашенные думали о том, о чем вы хотите, а не о том, о чем бы Вы не хотели («мне бы не хотелось, чтобы вы сочли меня навязчивым» - в голове возникает мысль о навязчивости посетителя. «Обязуемся не рисковать»…, «вы не потеряете» – нельзя. Надо – «наши вклады абсолютно безопасны», «ваши деньги принесут вам хорошую прибыль, хотя стопроцентную сохранность мы гарантировать не можем…»). Ваше внутреннее состояние влияет на поведение, а, следовательно, и на результат. На ваше внутреннее состояние влияет ваша физиология (улыбаетесь, хмуритесь) и ваши внутренние представления. Смысл общения – в получаемом отклике. Как бы Вы хорошо не говорили, но если человек Вас не понимает – виноваты Вы. Не имеет значения – какой смысл Вы вложили в слова, имеет значение только то, как Вас понял собеседник. И если он Вас не понимает – сделайте что-то по-другому. Вы или достигаете результата или оправдываетесь. Вопросы к теме для самопроверки: Переговоры и подготовка к переговорному процессу. Переговоры с позиции силы. Переговоры с позиции слабости. Четыре постулата метода принципиальных переговоров. Качества личности, необходимые для удачного ведения переговоров. Стадии переговорного процесса. Способы преодоления деструктивной переговорной тактики. Деловой протокол в переговорном процессе. Визитные карточки и правила пользования ими. Деловой протокол в переговорном процессе. Проведение деловых переговоров. Правила ведения переговоров по телефону. Национальные особенности ведения переговоров. Какие Вы знаете другие формы деловой коммуникации? Какие Вы знаете механизмы презентации? |