пример оформления ВКР. Министерство науки и высшего образования Российской Федерации Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования государственный университет управления
 Скачать 1.5 Mb.
|
3.2 Совершенствование межведомственной системы документооборота в ГБУ «Ритуал»На данный момент цепочка документооборота между ведомствами начинается с заведующего кладбищем и выглядит как на рисунке 15.  Рисунок 15 – Цепочка межведомственного сообщения То есть между любой информацией и иным ведомством стоит заведующий кладбища. Но что будет, если заведующий по каким-либо причинам будет отсутствовать или не сможет уделить достаточное количество времени для составления запроса? В таком случае информация 1, 2, 3 будет простаивать до момента, когда заведующий кладбища или кто-либо с подобными полномочиями сможет совершить запрос в другое ведомство. Проблема заключается на самом начальном этапе. Современные тенденции в управлении крупными организациями требуют большого количества контроля или информации. Информации совершенно разного рода, информации, которая возможно, для составления запроса требует определённой специфичной компетенции. ГБУ «Ритуал» не исключение в данном вопросе. При прохождении практики мною было замечен процесс формирования массива информации для последующего составления запроса или отчёта или же внутреннего НПА. Из-за этого на заведующем или любом другом руководителе в ГБУ «Ритуал» лежит ответственность не только за свою должность, но и за своих сотрудников в плане правильного донесения от них информации. В целом рисунок 15 можно представить и немного в другом виде, заменив «Информация №» на «Сотрудник №» (рисунок 16), так как основной массив запросов от заведующих кладбищами идут от подчинённых. У самих сотрудников кладбища нет доступа к функции написания запросов, поэтому сотрудники зачастую даже не могут понять правильно ли заведующий изложил детали в запросе или отчёте.  Рисунок 16 – Составление заведующим кладбища запроса в другое ведомство И на самом деле было бы хорошо подключить к участию в составлении запросов компетентных людей по конкретным вопросам, коими являются сотрудники кладбища, то есть подчинённые заведующего кладбищем. Мною предлагаемая система, которая уже используется в другой сфере – в сфере программирования и программного обеспечения. Система контроля версий – это система, регистрирующая все изменения в одном или нескольких участках кода, чтобы в дальнейшем была не только возможность вернуться к более старой версии участка кода, но и проследить всю историю изменений данного участка (или участков). Аналогичную систему можно наложить на систему межведомственного документооборота, где каждый будет видеть внесённые изменения, сможет их комментировать или возвращаться к более старым версиям запроса. Подобная адаптированная система предлагается далее по шагам: Инициализируется заведующим создание запроса (тикета / темы / обсуждения), где также создаются конкретные пункты (вопросы, проблемы); Заведующий приглашает по каждому пункту одного или нескольких сотрудников, способных компетентно изложить суть конкретного одного вопроса; Каждый из сотрудников вносит свои ответы или запросы в те открытые вопросы, куда их пригласил заведующий кладбища. Конкретный вопрос считается закрытым, когда каждый из приглашённых на него сотрудников ответят и изложат компетентно информацию. Запрос будет считаться готовым к отправке куда-либо лишь тогда, когда каждый из инициируемых вопросов внутри запроса будут закрыты. При этом каждый сотрудник будет видеть только те запросы и те вопросы в запросах, на которые был приглашён заведующим, если того требует конфиденциальность. Подобный процесс показан на рисунке 17, где процесс формирования запроса усложнился, но при этом и упростился.  Рисунок 17 – Модифицированный процесс формирования запроса Вышеописанный мною процесс проще, так как вышестоящие инстанции в системе видят кто за что отвечает, кто что добавил и написал, прокомментировал и запросил. Так, например, заведующий, инициализирующий запрос №1, создаёт в нём три вопроса: А, Б и В. Соответственно, заведующий понимает, кто может более компетентно изложить суть конкретной части запроса и приглашает на вопрос А сотрудника А, а на вопрос Б – сотрудника Б и так далее по соответствию. В подобной системе каждый несёт ответственность за свою сферу в полной мере. Таким образом сотрудник может реализовать весь потенциал своей компетенции в том плане, что с вышестоящим руководством или иным ведомством может общаться на «своём языке». Также это помогает контролировать друг друга. Если раньше к запросам имел доступ всего лишь один человек, и сотрудники не знали какие конкретно запросы и информацию в них передаёт заведующий, то сейчас каждый сотрудник может быть спокойным, по крайне мере, за свою сферу вопросов, так как будет видеть, как происходило общение с иными ведомствами. То же самое и с обратным процессом – процессом принятия и обработки запроса от иного ведомства. На данный момент в системе электронного межведомственного документооборота аналогичная ситуация, как с исходящими запросами: кладбище получает запрос от ведомства, его (запрос) обрабатывает заведующий кладбища и распределяет сбор информации по страдникам, а потом отправляет ответ в соответствии с рисунком 16. Обратный процесс, показанный на рисунке 16, где уже кладбище является принимающим запрос в системе межведомственного электронного документооборота, показан на рисунке 18.  Рисунок 18 – Формирование ответа заведующим кладбища с участием сотрудников кладбища В процессе, описанным на рисунке 18, можно заметить аналогичную проблему, где центром сбора информации или её распределения является заведующий кладбища, который зачастую не обладает той компетенцией, которой нужно обладать во множестве вопросах, чтобы распределять узкоспециализированную информацию. Например, поступает запрос с несколькими подпунктами, которые по своей сути разрозненны и требуют ответа с участием сотрудников разных специализаций. Заведующий кладбищем не всегда может иметь должные знания о состоянии техники, поэтому требуется ответ сотрудника, ответственного за технику кладбища. Заведующий кладбищем также не может чётко распределить пункты, чтобы информация, возможно конфиденциальная, не просочилась не туда. Далее заведующий кладбищем может обратиться к сотруднику, который ответственный за технику, с просьбой сформировать решение по пункту А и показывает весь запрос, где также свободно читаются пункты Б и В, так как заведующий кладбища не может чётко определить, где начинается и заканчивается пункт А. Выше был описан процесс формирования ответного запроса на то в каком состоянии техника, сколько и какие нужны детали для устранения неполадок, а также какая техника ещё нужна и сколько денег потребуется на ремонт некоторой техники, которая ранее по запросам имела статус «неработоспособна». Это уже 4 подпункта, где в 3-х требуется ответ сотрудника, ответственного за технику, а в 4-м – сотрудника, ответственного за ведение бухгалтерии кладбища. |