шпаргалка по теории организации. теория организации ответы к зачету. Организация как социальный институт
 Скачать 1.09 Mb.
|
|
Регламентная технология предусматривает исполнение решений, принятых на вышестоящих уровнях, подразделениями, имеющими достаточную самостоятельность, но в рамках некоторых ограничений. В этом случае вышестоящие инстанции осуществляют в основном контроль за параметрами, отражающими установленные ограничения, например, расходование финансовых средств в пределах установленных лимитов. Основные условия использования данной технологии: • значительная численность персонала (штат исполнителей, в той или иной степени привлеченных к выполнению цели, должен быть не менее одной тысячи человек); • время выполнения цели и ее задач не должно быть точно задано (важно само достижение цели); • возможно существенное и непрогнозируемое ограничение ресурсов (финансовых, технологических, сырьевых и др.); • долгосрочность программы ( свыше одного года). Программно-целевая технология предполагает разработку и осуществление соответствующей программы, позволяющей последовательно, шаг за шагом достичь поставленную цель. Программно-целевая технология имеет своей целью составление программы, разбитой на этапы, с указанием конкретных исполнителей, выделяемых ресурсов, сроков осуществления этих этапов и т.д. Данная технология рассчитана на активную роль руководителя, организующего исполнение решения Другой ее особенностью является прогнозный, предупреждающий, а не реактивный характер. В случае необходимости руководитель может внести нужные коррективы при осуществлении спланированных работ, перераспределить ресурсы, изменить промежуточные сроки и т.д. В теории и практике организации исполнения управленческих решений нет единого подхода к составу и последовательности осуществляемых этапов. Однако большинство этапов указывается в качестве необходимых многими учеными и в силу этого нет никакой надобности сравнивать между собой предполагаемые алгоритмы. Рассмотрим применяемый в теории и практике управления ОВД набор конкретных организационных операций и процедур, образующих в своем единстве организационный алгоритм: - уяснение управленческого решения; - детализация решения и разработка плана организационных мероприятий; - подбор исполнителей; - доведение решения до исполнителей и их инструктаж; - обучение исполнителей: - ресурсное обеспечение решения; - оперативное руководство деятельностью исполнителей; - контроль за исполнением решения; - подведение итогов; - отчет об исполнении решения. Приведенный алгоритм реализуется в полном объеме при исполнении решений вышестоящих органов, содержащих, как правило, достаточно сложные задачи управления, зачастую комплексного характера. Вместе с тем следует подчеркнуть, что при исполнении и более простых решений целесообразно следовать этому алгоритму. 6. Роль информации в процессе принятия и организации исполнения управленческих решений. Информация в управлении – это сумма нужных, воспринятых и осознанных сведений, необходимых для анализа конкретной ситуации, позволяющая комплексно оценить причины возникновения и развития этой ситуации. Информация позволяет выбрать оптимальное управленческое решение, исходя из конкретной ситуации, и осуществлять систематический контроль за его исполнением. Чтобы управленческое решение было эффективным, оно должно отвечать целому ряду требований. Решение должно быть прежде всего обоснованным, что означает необходимость принятия его на базе максимально полной и достоверной информации. При принятии решений следует учитывать закономерности общественного развития, а также закономерности антиобщественных проявлений. Кроме того, требование обоснованности означает, что необходим тщательный анализ собранной информации, учет своих возможностей, имеющихся ресурсов, прогноз развития ситуации и организации в целом, возможных последствий принимаемого решения. Процесс управления - это последовательная смена логически связанных между собой действий, управленческих операций, в ходе которых на основе собранной информации принимаются управленческие решения и организуется их исполнение. Эти действия и управленческие операции разделяют по степени однородности, как правило, на три группы, называемые стадиями: Стадия 1. Сбор, обработка и обобщение информации. Стадия 2. Выработка и принятие решения. Стадия 3. Организация исполнения решения. Все стадии между собой взаимосвязаны и периодически повторяются, так как ни одна из них не только не являет собой окончания процесса управления, но требует многократного повторения, пока управленческое решение не будет реализовано. Сказанное относится не только к первым двум стадиям, но и к третьей, когда в ходе исполнения решения собирается различная информация, свидетельствующая, например, о необходимости корректировки решения, что автоматически переводит субъекта принятия решения в 1 стадию, затем во 2-ю (корректировка решения) и снова в 3-ю для организации исполнения скорректированного решения и т.д. Взаимоувязанность стадий и их периодическая повторяемость делает возможным представить процесс управления в виде модели, получившей название управленческого цикла. Таким образом, мы видим, что выработка и принятие управленческого решения занимает в процессе управления промежуточное место - между сбором, обработкой и обобщением информации и ОИУР, что позволяет сделать вывод о зависимости качества принимаемых решений и скорости их реализации не только от эффективности действий на этой стадии, но и от соответствующих действий на смежных стадиях. Можно сделать вывод, что информация необходима для успешного проведения анализа, планирования, контроля, принятия и организации выполнения управленческих решений. Она выступает неотъемлемым элементом эффективного управления организационно-экономическими процессами. Если правильно фильтровать источники информации, обеспечить рациональный обмен информацией между органами управления, использовать информационные ресурсы в правильном направлении в процессе разработки и принятия управленческих решений, то деятельность предприятия, безусловно, станет эффективнее и будет прогрессировать к успеху. 7. Информационное обеспечение управленческого решения как фактор повышения эффективности социального управления. Основные требования к качеству информации. Ценность и ϲʙᴏевременность управленческого решения в огромной степени зависят от способности менеджера в нужный момент произвести сбор, анализ и толкование информации.  Информационное обеспечение – одна из важнейших обеспечивающих функций, качество кᴏᴛᴏᴩой будет определяющим фактором обоснованности принимаемого решения и эффективности функционирования системы менеджмента. В динамике информационное обеспечение как процесс входит в понятие «коммуникация». Коммуникация– процесс обмена информацией между двумя и более людьми. Цели коммуникаций: обеспечение эффективного обмена информацией между объектом и субъектом менеджмента; совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией; создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами, для координации их задач и действий; регулирование и рационализация информационных потоков. Учитывая зависимость от способа обмена информацией различают: межличностные, или организационные, коммуникации на базе устного общения; коммуникации на базе письменного обмена информацией. Стоит отметить, что особую роль играют неформальные коммуникации. Наличие неформальных коммуникаций связано со стремлением работников знать ту информацию, кᴏᴛᴏᴩую они не могут получить с помощью формальных организационных коммуникаций. Информация, передаваемая по каналам неформальных коммуникаций, прежде всего относится к новым мерам наказаний, изменениям в структуре организации, конфликтам в руководстве организации и т.д. Система неформальных коммуникаций способна создавать слухи, что может отрицательно сказаться на эффективности коммуникаций. При организации коммуникационных сетей на предприятии крайне важно учитывать специфику различных типов и каналов коммуникаций на каждом из следующих этапов коммуникационного процесса: зарождение идеи или отбор информации; выбор канала передачи информации; передача сообщения; интерпретация сообщения. В процессе коммуникаций выделяют четыре базовых элемента: отправитель; сообщение; канал или средство передачи информации; получатель. Коммуникация считается успешной, если получатель информации понимает ее содержание адекватно тому смыслу, кᴏᴛᴏᴩый в нее вкладывает отправитель (менеджер).  Рисунок № 6.4. Межличностные коммуникации Все, что потенциально позволяет снизить степень неопределенности, должно считаться информацией. Информация – ϶ᴛᴏ факты, оценки, прогнозы, обобщение связи, слухи и т.д. Основные требования к качеству информации: комплексность информационной системы; ϲʙᴏевременность; достоверность (с определенной вероятностью); достаточность; надежность; адресность; правовая корректность; многократность использования; высокая скорость отбора, обработки и передачи; возможность кодирования; актуальность. Сегодня информация рассматривается как глобальный процесс, связанный с кардинальными изменениями структуры и характера мирового экономического и социального развития, с переходом к новым поколениям наукоемких технологий, системам техники и материалов и новым видам информационного обмена, решающим образом меняющих характер труда и условия жизни человека. 8. Особенности принятия управленческих решений в условиях недостаточности исходной информации. Принимаемые управленческие решения всегда спроектированы в будущее, поэтому лицо принимаемое решение в момент принятия решения часто не может с абсолютной уверенностью знать, как будут развиваться события, как будет изменяться ситуация. Иными словами, в момент принятия управленческого решения значителен элемент неопределенности. Неопределенность — это неполнота или недостоверность информации об условиях реализации решения, наличие фактора случайности или противодействия. Таким образом, принятие решения в условиях неопределенности означает выбор варианта решения, когда одно или несколько действий имеют своим следствием множество частных исходов, но их вероятности совершенно не известны или не имеют смысла. Источниками неопределенности ожидаемых условий в развитии предприятия могут служить поведение конкурентов, персонала организации, технические и технологические процессы и изменения конъюнктурного характера. При этом условия могут подразделяться на социально-политические, административно-законодательные, производственные, коммерческие, финансовые. Таким образом, условиями, создающими неопределенность, являются воздействия факторов внешней к внутренней среды организации. Решение принимается в условиях неопределенности, когда невозможно оценить вероятность потенциальных результатов. Это должно иметь место, когда требующие учета факторы настолько новы и сложны, что насчет них невозможно получить достаточно релевантной информации. В итоге вероятность определенного последствия невозможно предсказать с достаточной степенью достоверности. Неопределенность характерна для некоторых решений, которые приходится принимать в быстро меняющихся обстоятельствах. Наивысшим потенциалом неопределенности обладает социокультурная, политическая и наукоемкая среда. Решения министерства обороны о разработке исключительно сложного нового оружия зачастую изначально неопределенны. Причина в том, что никто не знает — как будет использовано оружие и произойдет ли это вообще, а также какое оружие может применить противник. Поэтому министерство часто не в состоянии определить, будет ли новое оружие действительно эффективным к тому времени, когда оно поступит в армию, а это может произойти, например, через пять лет. Однако на практике очень немногие управленческие решения приходится принимать в условиях полной неопределенности. Сталкиваясь с неопределенностью, руководитель может использовать две основные возможности. Во-первых, попытаться получить дополнительную релевантную информацию и еще раз проанализировать проблему. Этим часто удается уменьшить новизну и сложность проблемы. Руководитель сочетает эту дополнительную информацию и анализ с накопленным опытом, способностью к суждению или интуицией, чтобы придать ряду результатов субъективную или предполагаемую вероятность. Вторая возможность – действовать в точном соответствии с прошлым опытом, суждениями или интуицией и сделать предположение о вероятности событий. Временные и информационные ограничения имеют важнейшее значение при принятии управленческих решений. В ситуации неопределенности значения вероятности получить нельзя. Неопределенность проявляется в невозможности определения вероятности наступления различных состояний внешней среды из-за их неограниченного количества и отсутствия способов оценки. Неопределенность учитывается различными способами. при управлении необходимо уметь теми или иными способами восполнить или компенсировать дефицит информации. Такими способами укрупненно являются: 1)Сбор дополнительной информации и ее анализ. Очевидно, это возможно, если система располагает определенным резервом времени и средств. 2)Использование опыта аналогичных предприятий или решений. При этом важно располагать банком решений или иметь надежный доступ к нему. Кроме того, опыт других не может быть использован без корректирования. 3)Использование коллективного мнения специалистов или экспертизы. 4)Применение специальных инструментальных методов и критериев, основанных на теории игр. 5)Использование имитационного моделирования, которое воспроизводит производственные ситуации, близкие к реальным, и ряд других методов. Конечная эффективность деятельности организаций во многом определяется обоснованностью управленческих решений и четкой планомерностью, дисциплиной их исполнения. Обосновать правильный выбор одного из возможных вариантов решений, не говоря уже об оптимальном, - непросто. Приходится учитывать большое количество факторов внутренней и внешней среды, действовать в условиях ограниченности времени, нехватки информации и других ресурсов. Используемые методы: 1)Сбор дополнительной информации и ее анализ. Это возможно, если система располагает определенным резервом времени и средств. 2)Использование опыта других ОМВД или их решений. При этом важно располагать банком решений или иметь надежный доступ к нему. Кроме того, опыт других не может быть использован без корректирования. 3)Использование коллективного мнения специалистов или экспертизы. 4)Применение специальных инструментальных методов и критериев, основанных на теории игр. 5)Использование имитационного моделирования, которое воспроизводит производственные ситуации, близкие к реальным. 9. Соотношение понятий качества и эффективности управленческих решений. Качество управленческого решения - это степень соответствия его внутренним требованиям организации или стандартам, принятым в организации. Эффективность управленческого решения можно определить как отношение положительных результатов и допустимых. Существует несколько подходов к оценке качества управленческого решения. Так Э.А. Смирнов предлагает оценивать качество по принципу процесса. При разработке и реализации УР руководитель должен уделять внимание каждому этапу процесса разработки и реализации УР. Качество каждого этапа вносит существенный вклад в общую оценку качества всего УР. Эффективность и качество управленческого решения определяются всей совокупностью процессов управления, составляющих его относительно самостоятельные и взаимосвязанные в технологическом цикле этапы: разработка, принятие и реализация решений. В соответствии с этим необходимо рассматривать модификации управленческого решения – эффективности и качества теоретически найденного, принятого и практически реализованного решения. На этапах разработки и принятия качество управленческого решения – это степень соответствия параметров выбранной альтернативы решения определенной системе характеристик, удовлетворяющая его разработчиков и потребителей и обеспечивающая возможность эффективной реализации. На этапе реализации – качество управленческого решения выражается в его фактической эффективности, эффективности реализации. К числу основных характеристик, определяющих качество решений, относятся: обоснованность, своевременность, непротиворечивость (согласованность), реальность, полнота содержания, полномочность (властность), сбалансированность обязанностей и прав, эффективность. Критерием оценки принимаемых управленческих решений является эффективность. Эффективность - характеристика степени достижения поставленной цели. Виды эффективности управленческих решений: 1 Организационная эффективность управленческих решений - это результат достижения организационных целей за счет меньших усилий, меньшего числа работников или меньшего времени. 2 Экономическая эффективность управленческих решений - это соотношение стоимости прибавочного продукта, полученного за счет реализации конкретного управленческого решения, и затрат на его подготовку и реализацию. 3 Социальная эффективность управленческих решений рассматривается как результат достижения социальных целей для большего количества работников и компании, за более короткое время, меньшим числом работников. 4 Технологическая эффективность управленческих решений - это результат достижения отраслевого, национального или мирового технического и технологического уровня производства за более короткое время или с меньшими финансовыми затратами. 5 Правовая эффективность управленческих решений оценивается степенью достижения правовых целей организации и персонала за более короткое время, меньшим числом работников или с меньшими финансовыми затратами. 6 Экологическая эффективность управленческих решений - это результат достижения экологических целей организации и персонала за более короткое время, меньшим числом работников или с меньшими финансовыми затратами. 10. Управленческие решения как особый класс решений, прерогатива принятия которого принадлежит исключительно руководителям. Понятие и сущность управленческого решения. Управленческие решения принимаются исключительно руководителями. В научной литературе существует большое количество определений этого понятия. Однако большинство из них считает, что управленческое решение, во-первых, представляет собой социальный акт, направленный на другого человека, группу, коллектив, организацию или более крупное социальное или социально-экономическое образование. Во-вторых, данный социальный акт должен быть осознанным, т.е. осно¬ ванным на мыслительном процессе. В-третьих, существенным признаком решения является наличие выбора, т.е. выбора из имеющихся альтернатив наилучшего варианта. Так, приходится определять цели, средства их достижения, лиц, ответственных за исполнение решения, сроки исполнения и т.д. В-четвертых, управленческое решение несет в себе «заряд» управляющего воздействия, выражает главное во взаимоотношениях иерархически соподчиненных субъектов... и объектов. В связи с этим можно утверждать, что всякое управленческое решение носит директивно-обязательный характер, что означает, что только руководитель правомочен в одностороннем порядке его принимать, а подчиненные обязаны его исполнять. В-пятых, выработан определенный порядок принятия управленческих решений, позволяющий получать в конечном итоге качественный продукт управленческой деятельности и с наименьшими затратами. В-шестых, любое управленческое решение содержит в себе определяемые руководителем цели и средства их достижения. ИТАК, управленческое решение - это осознанный волевой социальный акт субъекта управления, подготовленный на основе вариантного анализа и оценки, принятый в установленном порядке, имеющий директивное, общеобязательное значение для объекта управления и содержащий цели и средства их достижения 11. Структура управленческих решений. Виды управленческих решений. Структура УР: a. Субъект – руководитель (начальник органа) органа или подразделения, инициирующий выработку, принятие организацию исполнения УР. Субъект УР может быть представлен отдельным человеком или группой людей, характеризующихся определенным статусом и рангом. b. Объект УР – управляемые, подчиненные, исполняющие УР и те, на кого направлено УР, чьи потребности и ожидания оно удовлетворяет. Объект УР может быть представлен отдельным человеком или группой людей. c. В структуре УР актуализируется значение взаимодействия его субъекта и объекта. d. Механизмы: а) выявление: б) формулирования и значимости социальных проблем, подлежащих разрешению; в) механизмов целеполагания - постановки и конкретизации целей и задач , вытекающих из необходимости разрешения проблем, связанных с удовлетворением потребностей и ожиданий, внутренних и внешних социальных групп и социальных институтов; г) из механизмов целедостижения – выработки, принятия и организации исполнения УР; д) этапы реализации выработки, принятия, организации исполнения УР; е) ресурсное обеспечение процесса принятия и организации исполнения УР; ж) учет и контроль процесса выработки, принятия и организации исполнения УР; з) анализ и обобщение процесса; и) рекомендации по совершенствованию процесса выработки. Таким образом, структуру УР составляют: 1) характеристики объекта и субъекта УР; 2) взаимодействие; 3) механизмы.. Виды УР: 1) по целевому назначению: а) стратегические решения (принимаемые на высших уровнях МВД); б) тактические решения (направлены на стабилизацию деятельности ОВД путем своевременного внесения корректив в их работу и устранение отклонений от целей); в) оперативные решения – реакция на конкретную ситуацию, изменение оперативной обстановки, выполняющие стабилизирующую роль (решения о/с, распоряжения). 2) по признаку юридических свойств: а) индивид решения – имеют разовое предназначение, после реализации они прекращают свое действие; б) нормативные решения - исполнение предписаний нормативного характера обязательно для всех ситуаций, описанных в диспозиции УР; 3) по направленности управленческих воздействий: а) решения по организации управления внутри системы; б) решения по организации борьбы с преступностью и охр общ порядка; 4) по источнику возникновения задачи могут быть решения, направленные на:а) выполнение ФЗ «О полиции»; б) приказов, НПА МВД России. 5) по принадлежности используемых в решении задач борьбы с преступностью и охр общ порядка сил и средств – собственные и совместные; 6) по признаку «начало – окончание» реализации поставленной задачи: а) основные (исходные) решения; б) дополнительные (промежуточные) решения; в) итоговые решения; 7) по форме выражения: устные и письменные; 8) по времени (моменту) реализации поставленных задач: а) перспективные УР – комплексные программы, приказы, инструкции, уставы, наставления, регламентирующие те или иные вопросы упрдеят; б) текущие – реализуемые в рамках повседневной упрдеят; 9) по времени воздействия: краткосрочные, среднесрочные, долгосрочные; 10) по обратимости последствий : корректируемые и некорректируемые; 11) по количеству субъектов: единоличные, групповые, коллегиальные; 12) по количеству параметров выбора: однокритериальные (безальтернативные) и многокритериальные (по многим критериям); 13) по сферам жизни: экономические, социальные, политические; 14) по рациональности подходов руководителя: интуитивные (опыт, интуиция, ощущение правильности), прогнозные и рациональные (основанные на объективном анализе ситуации). Структурные элементы: цель, средства, основные пути и способы их достижения, сроки, порядок взаимодействия между подразделениями и исполнителями. 1. В зависимости от повторяемости проблемы решения: - традиционные или рутинные, неоднократно встречавшиеся в практике управления, когда необходимо лишь сделать выбор из уже имеющихся альтернатив; - нетипичные, нестандартные решения, их поиск связан прежде всего с генерацией новых альтернатив. 2. По характеру целей принимаемые решения: - текущие (оперативные); - стратегические. 3. В зависимости от сферы воздействия решения: - локальные (затрагивают одно или несколько подразделений организации); - общеорганизационные (влияют на работу организации в целом). 4. По длительности реализации: - краткосрочные (сравнительно короткий срок между принятием и исполнением решения); - среднесрочные (их называют еще календарными, так как они, как правило, привязаны к календарным планам - на неделю, месяц, полугодие, год); - долгосрочные или перспективные решения реализация их может определяться от момента принятия на многие годы). 5. В зависимости от обратимости последствий выделяют: - корректируемые (большинство управленческих решений в процессе их реализации так или иначе поддается корректировке); - некорректируемые, последствия которых необратимы (или в принципе или из-за больших трудностей). 6. По количеству критериев выбора существуют: - однокритериальные (выбор наилучшей альтернативы производится по одному критерию, что характерно для многих формализованных решений); - многокритериальные (выбранная альтернатива должна удовлетворять одновременно нескольким критериям). 7. По форме принятия решений: - единоличные (выбор осуществляет один человек); - групповые (в выборе участвует несколько человек); - коллегиальные (разновидность групповых, от последних они отличаются более значительным представительством лиц, участвующих в принятии решения). 8. По способу фиксации различают: - фиксированные или документальные (т.е. оформленные в виде документа - приказа, распоряжения, письма и т.п.); - недокументированные (не имеющие документальной формы, устные). 9. В зависимости от направленности: - внутренние или внутриорганизационные;( связаны только с организацией работы в аппаратах управления, связанные с организацией информационно-аналитической работы, работы с кадрами, их профессиональной подготовки и др.) - внешние, (применительно к ОВД решения, определяющие основные направления борьбы с преступностью, охраны общественного порядка и_т.д.) 10. По основаниям принятия решения: - решения, принимаемые во исполнение решений вышестоящих субъектов управления; - инициативные решения, принимаемые по инициативе субъекта управления на основе выявленных им проблем и самостоятельной постановки задач по их разрешению; - программные, связанные с включением данного объекта управления в определенную структуру мероприятий, комплексную программу и т.д. 11. В зависимости от условий, связанных с отсутствием или наличием риска: - в условиях определенности (детерминированные); - в условиях риска или неопределенности (вероятностные решение принимается в условиях определенности, когда руководитель знает точно, каков будет результат, если будет принято и осуществлено то или иное решение. 12. По функциональному содержанию, т.е. по отношению к основным функциям управления, решения подразделяют на: - прогнозирующие; - плановые; - организационные; - контролирующие и др. 13. По характеру действия на объект управления: - жесткие, однозначно задающие направление их реализации; - ориентирующие, определяющие направление поведения объекта управления; - гибкие, корректируемые в соответствии с условиями функционирования и развития системы; - нормативные, задающие параметры протекания процессов в системе, а также параметры самой системы. 14. В зависимости от количества имеющихся альтернатив: - бинарные (да или нет); - стандартные, при принятии которых существует фиксированный набор альтернатив; - многовариантные (имеется очень широкий набор альтернатив); - инновационные (требуется предпринять определенные действия, но нет приемлемых альтернатив).' 15. В зависимости от программируемости процесса принятия решения различают: - программируемые решения (как правило, это повторяющиеся, рутинные решения, где число возможных альтернатив ограничено.); - непрограммируемые решения (сопряжены со многими неизвестными факторами. Принимаются в случае возникших непредвиденных проблем). 16. По степени срочности процесса принятия решения выделяют: - исследовательские (решения, принимаемые в условиях достаточного количества времени); - кризисные (спонтанные решения, принимаемые в ответ на конкретную опасность}, 17. В зависимости от степени рациональности подхода руководителя решения могут быть: - интуитивные (это выбор, сделанный только на основе ощущения того, что он правилен); - основанные на суждениях (выбор, обусловлен знаниями или накопленным опытом руководителя); - рациональные (не зависящие от прошлого опыта, обоснованные с помощью объективного аналитического процесса). 18. В зависимости от стиля принятия решений: - решения осторожного типа (характеризуются особой тщательностью оценки гипотез, критичностью. - решения уравновешенного типа; - инертные решения; - импульсивнее решения. 12. Требования, предъявляемы к управленческим решениям. Чтобы управленческое решение было эффективным, оно должно отвечать целому ряду требований: решение должно быть -обоснованным, что означает необходимость принятия его на базе максимально полной и достоверной информации, учитывать закономерности общественного развития, а также закономерности антиобщественных проявлений, анализ собранной информации, учет своих возможностей, имеющихся ресурсов, прогноз развития ситуации и организации в целом, возможных последствий принимаемого решения. |