Выходы процесса: - документированы результаты регулярной проверки состояния программы, в частности отклонения от планов по выгодам, содержанию, срокам и бюджету. Выявленные отклонения проанализированы в целях определения причин их возникновения;
- на основании выявленных и проанализированных отклонений сформирован отчет по прогнозам исполнения программы;
- сформированы корректирующие и предупреждающие действия;
- отчеты о выполнении работ программы соответствуют утвержденной системе отчетности по программе;
- зафиксированы все запросы на изменения, требующие решения на уровне программы;
- приняты решения по зафиксированным запросам на изменения.
Процесс приемки результатов проектов и организация использования промежуточных выгод программы Цель процесса: организация приемки результатов проектов программы для их передачи в другие проекты программы либо для применения полученных промежуточных или итоговых выгод. Выходы процесса: - полученные результаты проектов зафиксированы, проведена оценка соответствия полученных результатов зафиксированным в рамках процессов планирования требованиям к результатам;
- результаты проектов в соответствии с расписанием программы переданы для использования в другие проекты или для использования в другой деятельности, выполняемой в рамках программы;
- полученные выгоды зафиксированы, проведена оценка соответствия полученных выгод зафиксированным в рамках процессов планирования критериям достижения выгод;
- полученные выгоды в соответствии с расписанием программы переданы для использования в другие проекты или для использования в другой деятельности, выполняемой в рамках программы;
- все заинтересованные стороны проинформированы о возможности использования полученных результатов и выгод программы.
Процесс закрытия проекта программы Цель процесса: подтверждение завершения и оценка результатов завершившегося (прекращенного) проекта, высвобождение ресурсов проекта для дальнейшего использования в программе, оценка достигнутых в проекте целей и полученных результатов. Выходы процесса: - проанализирован отчет о завершении проекта;
- документально зафиксирован факт закрытия (прекращения) проекта;
- архив завершенного проекта включен в архив документов программы;
- ресурсы (в том числе команда), использовавшиеся в рамках проекта, переданы в другие проекты программы (или для выполнения работ в рамках другой деятельности, входящей в программу) или выведены из программы.
Процесс завершения программы Цель процесса: формальное закрытие программы. Выходы процесса: - сформирован финальный отчет о выполнении программы;
- дана формальная оценка успешности программы в соответствии с определенными для программы критериями успешности;
- сформирован отчет о достигнутых целях и полученных в рамках программы выгодах и предоставлен основным заинтересованным сторонам программы;
- расформирована организационная структура, ответственная за обеспечение управления и реализации программы;
- сформирован архив документов программы;
- команда программы и основные заинтересованные стороны проинформированы об окончании программы.
2017г.
УПРАВЛЕНИЕ ПОРТФЕЛЕМ ПРОЕКТОВ
Ключевые термины
Термин
|
Определение
|
Портфель проектов
|
Набор компонентов, которые группируются вместе с целью эффективного управления и для достижения стратегических целей организации
|
Программа
|
Совокупность взаимосвязанных проектов и другой деятельности, направленных на достижение общей цели и реализуемых в условиях общих ограничений
|
Проект
|
Комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленный на создание уникального продукта или услуги в условиях временных и ресурсных
ограничений
|
Компонент портфеля
|
Проект или программа, которые выполняются в рамках портфеля
| Ключевые термины
Термин
|
Определение
|
Заинтересованные стороны портфеля проектов
|
Лица или организации, чьи интересы могут быть затронуты в ходе реализации портфеля или отдельных компонентов портфеля
|
Корректирующее действие
|
Действие, предпринятое для устранения обнаруженного несоответствия плану
|
Ограничение
|
Фактор, влияющий на ход исполнения компонента портфеля и/или портфеля в целом
|
Процесс
|
Совокупность взаимосвязанных действий, направленных на достижение определенных результатов
| Организационная структура управления портфелем проектов. Основные роли управления портфелем
Роль
|
Определение
|
Комитет управления портфелем проектов
|
Коллегиальный орган, образованный для принятия наиболее важных решений по управлению портфелем проектов
|
Руководитель портфеля
|
Лицо, ответственное за текущее управление
портфелем проектов и отчитывающееся перед комитетом управления портфелем проектов
|
Офис управления портфелем проектов
|
Организационная структура,
предназначенная для административной поддержки руководителя портфеля проектов и комитета управления портфелем проектов
| Управление компонентами портфеля Для каждого из компонентов портфеля должна быть сформирована организационная структура управления: - для проектов - ГОСТ Р 54869—2011 (раздел 4)
- для программ - ГОСТ Р 54871—2011 (раздел 4)
Взаимосвязь основных ролей в управлении портфелем - Портфель проектов - совокупность программ, проектов и других видов деятельности, объединенных для обеспечения эффективного управления, нацеленного на достижение стратегических целей организации.
- Управление портфелем проектов - это централизованное управление одним или несколькими портфелями проектов, в рамках которых проводится идентификация, ранжирование, утверждение, руководство и контроль реализации проектов, программ и других видов деятельности, осуществляемое для достижения конкретных стратегических целей. (ГОСТ Р ИСО 21500—2014)
- Управление портфелем проектов направлено на достижение стратегических целей организации путем формирования, оптимизации, мониторинга и контроля, управления изменениями портфеля проектов в условиях определенных ограничений.
- Управление портфелем проектов обеспечивает связь между уровнем стратегического управления в организации и уровнем управления проектами и программами. (ГОСТ Р 54870―2011)
Процессы управления портфелем
1. Группа процессов обеспечения управления портфелем
2. Группа процессов формирования портфеля проектов
3. Группа процессов мониторинга и контроля портфеля проектов
Группа процессов обеспечения управления портфелем 1. Процесс сбора информации об условиях, ограничениях и требованиях к портфелю проектов. 2. Процесс формализации процедур управления и параметров оценки портфеля проектов. Процесс сбора информации об условиях, ограничениях и требованиях к портфелю проектов Цель процесса: обеспечение команды управления портфелем достоверной информацией для определения структуры и состава портфеля проектов, а также определение принципов управления портфелем проектов. Выходы процесса: - данные о миссии, стратегических целях и приоритетах организации в части управления портфелем;
- данные об ограничениях портфеля (по бюджету, человеческим ресурсам и др.);
- информация, влияющая на стратегические решения управления организацией и портфелем проектов (рыночная конъюнктура, требования законодательства, изменения политической обстановки и др.).
Процесс формализации процедур управления и параметров оценки портфеля проектов Цель процесса: установление единой системы формальных методик, процедур и критериев для управления портфелем проектов. Выходы процесса - определены и утверждены: - перечень категорий компонентов портфеля;
- перечень параметров оценки компонентов для каждой категории;
- перечень методик оценки и анализа параметров оценки компонентов;
- интегральный показатель, отражающий степень важности и инвестиционной привлекательности компонента;
- перечень показателей портфеля;
- нормативно-регламентные документы (регламенты, положения и т.п.) по управлению портфелем проектов.
Группа процессов формирования портфеля проектов - Процесс идентификации компонентов портфеля
- Процесс оценки компонентов портфеля
- Процесс расстановки приоритетов
- Процесс оптимизации и балансировки портфеля проектов
- Процесс авторизации портфеля проектов
Процесс идентификации компонентов портфеля проектов Цель процесса: унификация, категоризация и структуризация информации о существующих предложениях по инициации новых проектов, а также реализуемых в настоящий момент проектах и программах в рамках портфеля проектов. Выходы процесса – определены и документированы: - перечень всех потенциальных компонентов портфеля проектов, сгруппированных по категориям;
- перечень отклоненных компонентов портфеля;
- перечень реализуемых в настоящий момент компонентов портфеля, сгруппированных по категориям;
- перечень компонентов, по которым требуется дополнительная информация для анализа.
Процесс оценки компонентов портфеля проектов Цель процесса: сбор и подготовка объективной и полной информации о потенциальных и текущих компонентах портфеля для принятия обоснованного решения по ранжированию и приоритизации компонентов. - перечень потенциальных компонентов портфеля с оценками по всем критериям;
- перечень реализуемых компонентов портфеля с оценками (при необходимости).
Процесс расстановки приоритетов Цель процесса: ранжирование и определение приоритетов компонентов по интегральному показателю и/или обоснованной необходимости для организации. - перечень всех потенциальных компонентов портфеля с общей оценкой (приоритетом) компонента;
- перечень реализуемых компонентов портфеля с новым рейтингом и приоритетом (при необходимости).
Процесс оптимизации и балансировки портфеля проектов Цель процесса: формирование оптимального перечня компонентов, наилучшим образом обеспечивающих достижение стратегических целей организации с учетом существующих ограничений. - перечень компонентов, рекомендованных к реализации в рамках портфеля;
- перечень компонентов, не рекомендованных к включению в состав портфеля (отклоненные компоненты, компоненты, реализацию которых необходимо остановить и т.п.);
- структура портфеля;
- результаты укрупненного распределения бюджета и ресурсов для одобренных компонентов.
Процесс авторизации портфеля проектов Цель процесса: формальные одобрение и утверждение состава текущего портфеля проектов, распределения ресурсов и бюджета портфеля между компонентами, утвержденными к реализации. Выходы процесса - утверждены: - структура портфеля проектов и перечень компонентов, вошедших в состав портфеля;
- утвержден перечень компонентов, не вошедших в состав текущего портфеля (отклоненные компоненты, компоненты, реализацию которых необходимо остановить и т.п.);
- утверждено распределение бюджетов и ресурсов для одобренных компонентов.
Группа процессов мониторинга и контроля портфеля проектов 2. Процесс управления изменениями Процесс контроля реализации портфеля проектов Цель процесса: оперативное выявление отклонений текущих показателей от плановых показателей портфеля и обеспечение корректирующих действий для их устранения. Выходы процесса: - отчеты об исполнении компонентов портфеля и портфеля в целом;
- запросы на изменения портфеля проектов;
- управленческие решения, включая следующие:
- решения по внесению изменений в состав компонентов портфеля;
- решения по изменению приоритетов компонентов портфеля проектов;
- решения по перераспределению ресурсов между компонентами портфеля;
- решения по корректировке отдельных компонентов портфеля;
- рекомендации по изменению методологии управления портфелем.
Процесс управления изменениями портфеля проектов Цель процесса: внесение управляемых изменений в состав портфеля и перераспределение ресурсов при изменении внешних и внутренних условий. Выходы процесса: - запросы на изменения для дополнительного анализа;
- утвержденные запросы на изменения;
- скорректированный портфель/компонент портфеля в соответствии с утвержденным запросом на изменение.
2017г.
СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА ПРОЕКТНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ (СМПД)
Проектное управление для организации - Четкое определение целей, результатов и границ проекта
- Разработка необходимого количества планов
- Построение эффективной системы контроля
- Исключение (минимизация) переделок
- Определение ролей, полномочий и ответственности
- Эффективное использование матричной структуры
- Общие правила коммуникаций, единое информационное пространство
- Снижение управленческих издержек
- Анализ заинтересованных сторон и рисков проекта
- Планирование реагирования и учет рисков в планах
П. Шестопалов, ВЫГОДЫ И ВОЗМОЖНОСТИ ПРОЕКТНОГО УПРАВЛЕНИЯ В ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ
- Проектная деятельность - деятельность, осуществляемая в организации в виде проектов, которые могут объединяться в программы и портфели проектов, и включающая, в случае необходимости, связанные мероприятия.
П. Шестопалов, ПРОЕКТНОЕ УПРАВЛЕНИЕ В ГОСУДАРСТВЕННОМ СЕКТОРЕ
Когда необходима СМПД - Большое количество проектов
- Сложная организационная структура
- Высокий уровень неопределенности
- Значительная роль внешних факторов
Чем управляет СПМД
Проекты
Программы
Портфели
Требования к СМПД - Согласованность с заинтересованными сторонами на всех уровнях в организации
- Оценка качества проектной деятельности в организации
- Интеграция СПМД с другими аспектами деятельности организации (финансы, кадры, закупки и т.п.)
|
Скачать 3.76 Mb.