Книга. С. Ю. Воробьев Бюджетирование и управление денежными потоками в коммерческих организациях
 Скачать 4.88 Mb.
|
|
Особенности организации работы бухгалтерской службы в сфере бюджетирования и управления денежными потоками Современное понимание роли финансовой функции в компании гораздо шире вопросов собственно бухгалтерского учета и отчетности. Для выполнения задач финансового директора, ориентированных на максимизацию стоимости бизнеса, важно включить в состав бухгалтерской службы специалистов или подразделения, ответственные за вопросы бюджетирования, финансово- экономического анализа деятельности, управления финансовыми рисками, внутреннего контроля, управления денежными потоками и др. Структура финансовой службы, отвечающая современным требованиям, включает, в том числе: • отдел контроллинга (планово-экономический отдел, отдел бюджетирования), возглавляемый главным контроллером и выполняющий задачи в сфере планирования, бюджетирования, анализа деятельности организации; • казначейство, возглавляемое главным казначеем и ответственное за организацию денежного оборота и управление денежными потоками. Вопрос функционального подчинения руководителей этих отделов является дискуссионным. Традиционно главный контроллер и главный казначей организации подчиняются главе финансовой службы в целом (финансовому директору). Такое подчинение является оправданным, поскольку каждое подразделение выполняет свойственные ему функции и, наряду с бухгалтерией, | 12 www.ipbr.org +7 (495) 720-54-55 info@ipbr.org получает задания и несет ответственность перед руководителем финансовой службы. В этом случае организационная структура финансовой службы выглядит следующим образом: Финансовый директор Главный бухгалтер Бухгалтерская служба ФСП ФСП ФСП Главный контроллер Служба контроллинга ФСП ФСП ФСП Главный казначей Казначейство ФСП ФСП ФСП * ФСП – функциональное структурное подразделение (отдел, сектор и т.д.) Рассмотренная выше структура финансовой службы актуальна для средних и крупных компаний, как с линейно-функциональной, так и с дивизиональной организационной структурой. В последнем случае предполагается созданий аналогичных подразделений на уровне дивизионов. В небольших организациях, при совмещении роли главного бухгалтера и финансового директора, или специальном наделении главного бухгалтера такими полномочиями, возможен вариант расширения организационной структуры бухгалтерской службы и включение в ее состав, кроме учетных подразделений, также других отделов, например, отдела контроллинга, казначейства, отдела внутреннего контроля и т.д. В этом случае организационная структура бухгалтерской службы может выглядеть так: Главный бухгалтер (финансовый директор) Заместитель главного бухгалтера Отдел учета 1 Отдел учета 2 Отдел учета 3 Главный контроллер Отдел контроллинга Главный казначей Казначейство | 13 www.ipbr.org +7 (495) 720-54-55 info@ipbr.org При расширении круга целей и задач бухгалтерской службы применяются новые финансовые технологии: • бизнес-планирование и бюджетирование; • привлечение финансовых ресурсов; • организация денежного оборота и управление денежными потоками; • финансово-экономический анализ деятельности; • управление финансовыми рисками и др. Расширение целей и задач бухгалтерской службы ведет к изменению ее роли в организации – усиливается ее влияние на действия руководителей, процессы принятия управленческих решений. Одновременно возрастают требования к бухгалтерской службе с точки зрения точности и своевременности выполнения функций всех подразделений, например, к качеству предоставляемой информации. В результате усложняется координация работ между подразделениями бухгалтерской службы, увеличивается нагрузка на ее руководителя (главного бухгалтера) и сотрудников. Для качественного выполнения обязанностей к сотрудникам предъявляются специальные требования по квалификации и практическому опыту, зависящие от должности и выполняемых функциональных обязанностей. Рассмотрим функции сотрудников подразделений бухгалтерской службы. Функции сотрудников подразделений бухгалтерской службы Распределение функций по бюджетированию и управлению денежными потоками среди сотрудников подразделений бухгалтерской службы зависит от характера, состава и объема проводимых службой работ. Важно! В организации среднего размера есть три варианта распределения функций по бюджетированию и управлению денежными потоками внутри бухгалтерской службы: • главный бухгалтер выполняет функции самостоятельно; • в бухгалтерской службе вводятся должности соответствующих функциональных сотрудников (контроллер, казначей), подчиненных главному бухгалтеру; • в бухгалтерской службе организуются новые функциональные подразделения, руководители которых (главный контроллер, главный казначей) подчиняются главному бухгалтеру. При этом в штате новых подразделений могут быть также введены должности специалистов в зависимости от объема выполняемых работ. | 14 www.ipbr.org +7 (495) 720-54-55 info@ipbr.org Возможные должности работников и их основные профессиональные обязанности в разрезе направлений деятельности приведены ниже. Должности и основные профессиональные обязанности в области финансового планирования (бюджетирования), контроля и анализа деятельности: Должность: Профессиональные обязанности: Главный бухгалтер - финансовый директор представление финансовых планов, аналитических отчетов руководителю или иному уполномоченному органу управления организацией для утверждения. Руководитель отдела контроллинга (главный контроллер) формирование нормативных документов в области финансового планирования, контроля и анализа; организация процессов регулярного формирования, согласования и утверждения финансовых планов в соответствии с нормативными документами; организация функционирования системы контроля исполнения финансовых планов; организация процессов регулярного формирования управленческих отчетов; участие в формировании учетной политики организации в части управленческого учета; участие в проектных работах по автоматизации процессов финансового планирования, контроля, анализа, управленческого учета; проведение работы по подбору, расстановке, повышению квалификации и подготовке кадров отдела контроллинга (совместно с отделом кадров). Специалисты отдела контроллинга рассылка форм финансовых планов; консолидация и проверка финансовых планов; проведение финансово-экономического анализа результатов хозяйственной деятельности организации; контроль соблюдения нормативных документов. Должности и основные профессиональные обязанности в области организации денежного оборота и управления денежными потоками: | 15 www.ipbr.org +7 (495) 720-54-55 info@ipbr.org Должность: Профессиональные обязанности: Главный бухгалтер - финансовый директор представление финансовых планов, аналитических отчетов руководителю или иному уполномоченному органу управления организацией для утверждения. Руководитель казначейства формирование нормативных документов в области управления денежными потоками; организация денежного оборота, хранения наличных денежных средств и ценных бумаг; организация системы привлечения финансовых ресурсов; организация инвестирования временно свободных денежных средств; участие в проектных работах по автоматизации процессов финансового планирования, контроля, анализа, управленческого учета; проведение работы по подбору, расстановке, повышению квалификации и подготовке кадров казначейства (совместно с отделом кадров). Специалисты казначейства планирование движения денежных средств; обработка заявок на оплату от инициаторов платежа; осуществление платежей по всем формам оплаты; открытие/закрытие расчетных и ссудных счетов, осуществление взаимодействия с банками; осуществление привлечения финансовых ресурсов; подготовка отчетов о движении денежных средств; контроль соблюдения нормативных документов. Распределение полномочий и ответственности между подразделениями бухгалтерской службы осуществляет главный бухгалтер (финансовый директор), а внутри подразделений – его непосредственный руководитель (главный контроллер, главный казначей и т.д.). Цели и задачи, бизнес-процессы функциональных подразделений бухгалтерской службы будут рассмотрены подробнее в соответствующих главах. | 16 www.ipbr.org +7 (495) 720-54-55 info@ipbr.org 1.2. Организационно-распорядительные документы Систематизация деятельности бухгалтерской службы, а также ее структурных подразделений осуществляется с помощью организационно- распорядительных документов, к ним относятся следующие регламенты: • положение о бухгалтерской службе (подразделении бухгалтерской службы); • должностные инструкции сотрудников бухгалтерской службы; • регламенты и методики отдельных бизнес-процессов бухгалтерской службы; • трудовые договоры и др. Рассмотрим содержание этих документов подробнее. Положение о бухгалтерской службе и ее подразделениях Положение о бухгалтерской службе, а также положения о структурных подразделениях бухгалтерской службы являются локальными нормативными актами, регулирующими порядок осуществления деятельности, права и обязанности сотрудников. Положение имеет стандартную структуру: • Общие положения; • Цели и задачи; • Функции; • Права и обязанности руководителя; • Взаимоотношения с другими подразделениями; • Организация работ. Содержание разделов положения обычно включает: Общие положения включают определение места подразделения в организационной структуре, штатную структуру и численность сотрудников подразделения, наименования внешних и внутренних нормативных актов, которыми подразделение руководствуется в своей деятельности. Цели и задачи включают как общие задачи (например, соблюдение приказов, распоряжений и инструкций), так и специфические для каждого подразделения (например, составление бюджетов, контроль их исполнения, составление аналитических отчетов). Функции включают указание функциональных областей деятельности, которые выбираются из следующего перечня: организационная, аналитическая, учетная, контрольная, отчетная, методологическая, расчетная, исполнительская, архивная, участие в автоматизации процесс–сов. На основании выбранных | 17 www.ipbr.org +7 (495) 720-54-55 info@ipbr.org функций далее разрабатываются должностные инструкции сотрудников подразделения бухгалтерской службы. Поэтому чем подробнее будет описан этот раздел документа, тем легче затем составить должностные инструкции сотрудников подразделения, закрепляющие функции за конкретными должностями. Права и обязанности руководителя подразделения включает типичные полномочия руководителя (например, право требования соблюдения нормативных документов, получения доступа к необходимым данным, обращения с инициативами), а также обязанности, основанные на его должностной инструкции (будут рассмотрены в следующем разделе). Взаимоотношения с другими подразделениями содержат перечень подразделений, с которыми осуществляется взаимодействие, а также описание содержания этого взаимодействия. Например, взаимодействие отдела планирования с отделом ИТ может включать следующие варианты операций: • получение доступа к необходимым базам данных и программам; • участие в проектных работах по автоматизации процессов; • получение плановых данных для бюджетов; • получение пояснений по отклонениям от бюджетов; • получение пояснений и расшифровок к отчетам и запросам; • получение согласований в процессе контроля бюджетов. В этом разделе положения также могут отражаться внешние связи подразделения, например, с налоговыми, статистическими органами, с банковскими структурами. Организация работ включает правила внутреннего распорядка работы подразделения. Если таких правил не существует или имеются особенности в работе сотрудников (например, ненормированный рабочий день), это необходимо подчеркнуть в разделе. Также в разделе может быть указана информация о технологии выполнения работ (бумажный или электронный документооборот). Положение о бухгалтерской службе и ее подразделениях составляет главный бухгалтер и утверждает руководитель организации. Важно! Расширение задач бухгалтерской службы в сфере бюджетирования и управления денежными потоками требует корректировки положения о бухгалтерской службе и включения в него дополнительных аспектов, связанных с новыми функциями, а именно: • цели в сфере бюджетирования и управления денежными потоками; • задачи (виды работ для достижения цели) в сфере бюджетирования и управления денежными потоками; | 18 www.ipbr.org +7 (495) 720-54-55 info@ipbr.org • изменения в организационной структуре для выполнения новых задач; • ресурсы (оборудование, материалы, информация, технологии, кадры), требуемые для выполнения новых задач; • взаимодействие и полномочия (с внутренней и внешней средой) в сфере бюджетирования и управления денежными потоками; • ответственность за достижение целей и выполнение задач, связанных с новыми функциями. Образец Образец дополнений в положение о бухгалтерской службе, связанных с целями и задачами в сфере бюджетирования и управления денежными потоками, приведен в Приложении 1. Таким образом, положение о бухгалтерской службе (ее подразделении) – документ, регламентирующий порядок ее работы. От качества его разработки зависит эффективность функционирования соответствующих бизнес-процессов организации. Логическим продолжением положения являются должностные инструкции сотрудников, рассмотрим их содержание подробнее. Должностные инструкции Должностные инструкции являются внутренним нормативным документом организации, они конкретизируют полномочия и функциональные обязанности каждого сотрудника подразделения. Разграничение прав и обязанностей позволяет четко определить круг задач каждого должностного лица, избежать дублирования трудовых функций. Обязательные реквизиты должностной инструкции: наименование организации; наименование документа; дата и номер документа; наименование должности; гриф утверждения; отметка об ознакомлении работника с документом. Должностная инструкция может включать следующие разделы. • Общие положения; • Права; • Должностные обязанности; • Ответственность. Общие положения содержат следующие пункты: сведения о должности, подчиненность, требования к уровню образования и практическому опыту (стажу) работы по специальности, порядок назначения и освобождения от занимаемой должности, условия замещения, возможность совмещения должностей и функций, руководство к деятельности работника с перечнем нормативных актов. Основная | 19 www.ipbr.org +7 (495) 720-54-55 info@ipbr.org часть нормативных документов должностной инструкции совпадает с актами, указанными в положении о подразделении, к которому относится данная должность. Кроме того, в этом разделе важно перечислить требования к практическим умениям и навыкам сотрудника, которые могут быть основаны на профессиональном стандарте, например, стандарте «Бухгалтер» 2 Права сотрудника формируются на основе перечня прав, приведенных в положении о подразделении, с указанием документов, которые представляют данному сотруднику, или в составлении и оформлении которых он принимает участие. Также уместна ссылка на статью 21 Трудового Кодекса РФ, в которой перечислены основные права. Должностные обязанности включают основные функции, которые поручены сотруднику полностью или частично. В этом разделе желательно детально описать, какие процессы осуществляются сотрудником, формы отчетов о выполнении работ, срок выполнения и периодичность выполнения обязанностей. Например, для сотрудника отдела планирования могут быть указаны обязанности составления планов, контроля их исполнения, анализа отклонений «план-факт» и т.д. Ответственность сотрудника может быть указана обобщенно или детализирована на основе перечня обязанностей, с учетом пунктов раздела «Ответственность» положения о подразделении. Дополнительно к вышеописанным разделам должностная инструкция может включать раздел, посвященный взаимоотношениям сотрудника с другими работниками и подразделениями, а именно: от кого, когда, в какой форме сотрудник получает информацию; кому, когда и в какой форме он передает информацию и т.д. Основой этого раздела являются служебные связи, указанные в аналогичном разделе положения о подразделении. Содержание разделов должностной инструкции не является унифицированным и зависит от отраслевой специфики бизнеса, объема работ, особенностей организационной структуры, выбранных форм бизнес-процессов. Важно! Расширение задач бухгалтерской службы в сфере бюджетирования и управления денежными потоками требует корректировки содержания должностной инструкции главного бухгалтера, а также утверждения должностных инструкций для новых функциональных сотрудников. Образец Образец дополнений к должностным инструкциям сотрудников бухгалтерской службы, связанных с целями и задачами в сфере бюджетирования и управления денежными потоками, приведен в Приложении 2. 2 Профессиональный стандарт «Бухгалтер, разработанный ИПБ России, одобренный Минфином России и утвержденный приказом Минтруда России от 22.12.2014 № 1061н. |