аудит. Современные системы внутреннего контроля
 Скачать 4.06 Mb.
|
|
Тема 9. Обобщение и реализация результатов внутреннего аудита План семинара 9.1. Порядок составления заключительного документа по внутренней аудиторской проверке 9.2. Принятие мер к устранению выявленных аудитом недостатков и злоупотреблений 9.3. Организация последующего аудиторского контроля 9.4. Оценка эффективности работы службы внутреннего аудита 9.5. Оценка деятельности внутреннего аудита советом директоров 9.1. Порядок составления заключительного документа по внутренней аудиторской проверке Для внутреннего аудита пока нет утвержденной законодательными или нормативными актами формы отчетности. Практический опыт различных орга- низаций показывает, что она может иметь разные документальные формы: аудиторские справки; аудиторское заключение; справка об экспертизе; докладная записка; отчет о проверке; акт ревизии и т.п. Целесообразно исходить из названия «Отчет», поскольку это соответ- ствует российским стандартам, и разработать систему требований к составле- нию отчетов по разным направлениям деятельности службы внутреннего ауди- та. Отчет внутреннего аудитора может иметь три части. Вводная часть отчета внутреннего аудита должна включать следующие реквизиты и сведения: номер отчета; название подразделения, филиала, предприятия; 237 наименование населенного пункта, на территории которого произво- дится проверка; дата написания отчета; срок проведения проверки в соответствии с общим планом или пла- ном-графиком проведения внутреннего аудита; указания на вопросы проверки (в случае внеплановой проверки); период деятельности организации, за который проведена проверка; дата начала и окончания проверки; фамилии, имена и отчества лиц, проводивших и принимавших участие в проверке; фамилии, имена и отчества руководства проверяемого подразделения, филиала, предприятия; иные необходимые сведения. Аналитическая часть отчета содержит систематизированное изложение документально подтвержденных фактов нарушений, выявленных в ходе про- верки, или указание на отсутствие таковых, и связанных с этими фактами об- стоятельств, имеющих значение для принятия правильного решения по резуль- татам проверки. Итоговая часть отчета должна содержать общий вывод о состоянии бухгалтерского учета, внутреннего контроля и отчетности, а также предложе- ния по устранению выявленных нарушений. Виды и формы управленческой отчетности, используемой для оценки де- ятельности внутреннего аудита, многообразны. Далее мы приводим примерный перечень форм управленческой отчетности в соответствии со сложившейся практикой. Отчеты по результатам проведения проверок филиалов и структур- ных подразделений компании. Отчеты составляются в ходе проведения ауди- торских проверок финансов и бизнес-процессов, соблюдения внутренних по- ложений и инструкций и содержат выводы и рекомендации аудиторов. Промежуточные отчеты аудиторов. Составляются в ходе проверок в тех подразделениях, где выявлены нарушения, требующие немедленного при- нятия мер. Отчеты по результатам проверок финансовой отчетности. Включают отчеты о проверках квартальной и годовой финансовой отчетности. Отчеты по результатам проверок и контроля выполнения рекомен- даций и корректировочных мероприятий. Отчет содержит информацию о 238 принятых мерах по устранению выявленных ошибок и нарушений, внесенных изменениях в отчетность, полученных результатах с указанием выполненных мероприятий и их достаточности. Отчеты по результатам проверок соблюдения внутренних положений и процедур. В отчете приводятся сведения об инструкциях, положениях или их отдельных пунктах, которые изучались в процессе проверки, а также о выяв- ленных нарушениях и рекомендациях. Отчетность по результатам проверок, проведенных по заданию выс- шего руководства компании. Имеются в виду внеплановые аудиторские про- верки, инициированные собственниками или топ-менеджментом компании. Отчеты по итогам проведения инвентаризации товар- но-материальных ценностей. Отчеты содержат сведения о внеплановых ин- вентаризациях основных средств, материалов, готовой продукции незавершен- ного производства и др. Отчеты о проведении консультаций. Речь идет о налоговых, бухгалтер- ских, структурных и других консультациях для отделов и подразделений ком- пании. Отчеты по результатам работы за месяц. Отчет содержит информацию о выполнении плана работы СВА, количестве проведенных аудиторских прове- рок, количестве и видах выявленных ошибок и нарушений и т. п. Отчеты по результатам анализа эффективности деятельности под- разделений. Включают расчеты значений анализируемых показателей, значения нор- мативов, аналитические расчеты и др. Книга учета аудиторских проверок. Книга ведется аудитором и содер- жит информацию: 1) о подразделениях, в которых проводилась проверка; 2) номере и дате приказа о проверке (или плана проверок); 3) дате приказа по результатам проверки; 4) дате представления отчета по результатам проверки; 5) сумме материального ущерба; 6) сумме восстановленных ценностей; 7) сумме взысканного или добровольно погашенного ущерба. Приведенный нами перечень, возможно, является неполным. Напомина- ем, что каждая компания самостоятельно устанавливает перечни и формы управленческой отчетности в зависимости от особенностей ее деятельности, 239 организационной структуры, действующей в компании СВК, а также целей, для которых она формируется. Отчетный документ подготавливается с целью привлечения внимания к недостаткам в системе бухгалтерского учета и системе внутреннего контроля, а также внесения конструктивных предложений по их исправлению и недопуще- нию в будущем. В таблице 9.1 предложен формат отчета, предполагающий выработать единые требования к ее структуре и содержанию, возможности использования для внешнего аудита, а также принятия оперативных объективных управленче- ских решений. Таблица 9.1 - Примерное содержание отчета службы внутреннего аудита Разделы отчета Содержание Вводная часть Сведения об объекте проверки, целях, задачах и основных этапах внут- реннего аудита, информацию, отражающую процесс планирования внут- реннего аудита, включая план и программу внутреннего аудита и любые изменения к ним, методы получения аудиторских доказательств, период аудита, состав группы внутренних аудиторов, источники информации Результаты внутреннего аудита Результаты проверки отдельных участков бухгалтерского учета и бухгал- терской отчетности, согласно программе внутреннего аудита. В каждом разделе информацию целесообразно представлять по принципу значимо- сти. При оформлении результатов внутреннего аудита необходимо прове- сти обзор рабочих документов, выявить характер расхождений, возможное влияние на показатели бухгалтерской отчетности внешних факторов, су- щественные недочеты системы внутреннего контроля и т.п. Результаты аналитической проверки Аналитический отчет должен содержать сведения о статьях отчетности, подвергшихся наибольшим изменениям; типе финансовой устойчивости; результатах анализа ликвидности и платежеспособности, оценке уровня и соответствия ключевых индикаторов рыночному уровню, результаты ана- лиза согласованности форм бухгалтерской отчетности и контрольных со- отношений, оценке степени достоверности отчетности с точки зрения ее экономического содержания; существенных неопределенностей, ставящих под сомнение непрерывность деятельности Итоговая часть Наиболее существенные факты и обстоятельства, необходимые для под- тверждения неверных истолкований совершенных операций и обеспечи- вающие подготовку выводов о степени и надежности проверенной инфор- мации; оценка воздействия фактов нарушений на финансовые результаты, предлагаемые существенные корректировки бухгалтерской отчетности, выводы по результатам внутреннего аудита, предложения по повышению эффективности принимаемых решений и улучшению показателей эконо- мической деятельности Отчетный документ может носить промежуточный характер и оформлять- ся в форме информационного письма, справки или передаваться в устной форме. 240 Промежуточная информация может предоставляться руководству организации при поэтапном проведении внутреннего аудита или выявлении фактов, требую- щих принятия неотложных мер 35 При составлении отчета внутреннего аудитора из рабочих документов внутреннего аудитора берутся сведения о наиболее существенных нарушениях в учете, значительно искажающих отчетность, делается общий вывод о степени достоверности отчетности с указанием нарушений, которые снижают достовер- ность отчетности или ставят ее под сомнение. Мнение внутреннего аудитора должно быть подкреплено ссылкой на соответствующие законодательные и ин- структивные документы с развернутой аргументацией причин, приведших к та- кому мнению. Отчет внутреннего аудитора должен содержать раздел, посвященный анализу платежеспособности и финансовой устойчивости организации, а также прогнозной оценке ее финансового состояния на будущее. Отчет внутреннего аудитора заполняется в трех экземплярах, один из ко- торых передается руководству проверяемой организации, другой экземпляр - в адрес вышестоящей организации (заказчика для службы внутреннего аудита), третий - в архив службы внутреннего аудита. Отчет подписывается руководителем службы внутреннего аудита. Все три экземпляра отчета являются первыми. Отчеты по результатам выездных проверок филиалов составляет ру- ководитель группы аудиторов. Аналитические отчеты по итогам финансово-хозяйственной дея- тельности филиалов и всей организации в целом составляется специалистом по расчетам с головной организацией на основании данных квартальной и го- довой отчетности и документов, создаваемых в ходе выездных проверок. Ана- литические справки и отчеты по отдельным вопросам, возникающим в ходе управления организацией, могут быть составлены любым штатным работником службы внутреннего аудита. Итоговым документом по результатам проделанной работы является от- чет службы внутреннего аудита о проделанной работе, который составляет и подписывает руководитель службы внутреннего аудита. 35 Апсите, М. А. Внутренний аудит в организациях потребительской кооперации : диссерта- ция... кандидата экономических наук : 08.00.12. - Новосибирск, 2007. - 208 с. 241 Результаты каждой ревизии должны оформляться завершающим доку- ментом. В практике контрольно-ревизионной работы это чаще всего акт. Рас- смотрим основные требования к этому документу. Как нам представляется, их можно сформулировать с учетом положений, содержащихся в «Административном регламенте исполнения Федеральной службой финансово-бюджетного надзора государственной функции по осу- ществлению контроля и надзора за соблюдением законодательства Российской Федерации при использовании средств федерального бюджета, средств госу- дарственных внебюджетных фондов, а также материальных ценностей, нахо- дящихся в федеральной собственности». Административный регламент утвер- жден приказом Министра финансов Российской Федерации от 4 сентября 2007 г. № 75н. Его содержание базируется на многолетней практике контроль- но-ревизионной работы в Российской Федерации. Этот документ, в частности, предусматривает, что акт по результатам ревизии состоит из трех частей – вводной, описательной и заключительной частей. Вводная часть может содержать следующие сведения: 1) полное и сокращенное название объекта ревизии, адрес его местона- хождения; 2) тему ревизии; 3) дату начала ревизии, под которой понимается дата предъявления руко- водителю объекта ревизии документа о ее назначении; 4) дату завершения ревизии, под которой понимается дата подписания ак- та уполномоченными руководителями ревизуемого объекта с указанием их ФИО и должностей (если в течение ревизуемого периода происходили измене- ния в составе вышеуказанных лиц, то их перечень необходимо приводить в акте с указанием периода, в который они занимали соответствующие должности со- гласно документам о назначении или увольнении); 5) иные необходимые сведения. Описательная часть завершающего документа содержит систематизиро- ванное изложение проведенной работы, в частности: 1) фактов нарушения правовой и нормативной базы, в том числе правил ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) от- четности; 2) результатов анализа влияния фактов нарушений на основные показате- ли работы ревизуемого объекта; 3) недостатки в системе управления объектом ревизии и его СВК. 242 В заключительную часть целесообразно включать: 1) сведения об общих суммах, выявленных в процессе ревизии наруше- ний в части ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (фи- нансовой) отчетности, о других существенных фактах и нарушениях правовой и нормативной базы и их последствиях для объекта ревизии; 2) рекомендации по устранению нарушений с перечнем конкретных мер, направленных на их недопущение в дальнейшем и на полное возмещение нане- сенного собственникам ущерба (с приложением расчетов); 3) выводы о наличии в действиях должностных лиц ревизуемого объекта признаков нарушений внутренних регламентов. Следует отметить, что не допускается включение в завершающем доку- менте по результатам внутренних аудитов (ревизий) выводов и рекомендаций, не подтвержденных соответствующими доказательствами, а также морально- этической оценки действий должностных, материально-ответственных и иных лиц ревизуемого объекта и экономического субъекта в целом. 9.2. Принятие мер к устранению выявленных аудитом недостатков и злоупотреблений Проверка считается законченной, когда выявленные нарушение устране- ны, а финансово-хозяйственная деятельность проверяемого подразделения обеспечивает полный хозяйственный расчет и рациональное использование ма- териальных, трудовых и финансовых ресурсов. Выявленные в ходе проверки недостатки, не требующие существенных изменений в деятельности подразделения и входящие в компетенцию руково- дителя подразделения, необходимо устранить по ходу проверки. Об их устра- нении в процессе проверки делается соответствующие записи в отчете. Если при проверке выявлены серьезные нарушения законодательства Российской Федерации и (или) иных нормативно-правовых актов, недостачи, хищения денежных средств или материальных ценностей, нарушения налого- вого законодательства, требующие внесение изменений в бухгалтерскую от- четность предприятия и возмещения потерь (т.е. имеется основание для отстра- нения от работы виновных должностных лиц и взыскания с них причиненного ущерба), материалы проверок передаются в юридический отдел предприятия. Последний дает правовую оценку записям в материалах проверки и готовит ис- 243 ковые документы для передачи в суд с целью возмещения материального ущерба. Юридическому отделу должны быть переданы: акт проверки в подлиннике с приложенными к нему заверенными ко- пиями документов, подтверждающих причиненный ущерб; объяснения должностных лиц, на которых возлагается ответствен- ность за причиненный ущерб; дополнительные данные, подтверждающие правильность записей в материалах проверки и величину причиненного ущерба; расчет ущерба, за подписью руководителя предприятия и главного бухгалтера; трудовой договор (контракт) с должностными лицами, допустившими ущерб, и приказ о принятии их на работу. Размер причиненного материального ущерба определяется по рыночным ценам. После выявления причиненного ущерба в материалах проверки, инвента- ризации или иным способом, меры по его возмещению должны приниматься немедленно. Профилактической мерой, эффективно способной предотвратить злоупо- требления материально ответственных и должностных лиц, является своевре- менное уведомление их о юридической ответственности. Законодательно установлены три правовые формы охраны собственности от посягательств — гражданская, административная и уголовная. Лицам, виновным в причиненном ущербе, должно быть предложено возместить ущерб добровольно. В случае отказа взыскание производится в су- дебном порядке путем предъявления гражданского иска. Административная ответственность за действия, основанные на обмане и причинившие тот или ной ущерб интересам собственника, установлены статья- ми Кодекса об административных правонарушениях (КоАП). Это ответствен- ность за мелкие хищения, когда стоимость похищенного не превышает мини- мального размера оплаты труда. Статья 7.27. Мелкое хищение Мелкое хищение чужого имущества путем кражи, мошенничества, при- своения или растраты при отсутствии признаков преступлений, предусмот- ренных частями второй, третьей и четвертой статьи 158, частями второй и 244 третьей статьи 159 и частями второй и третьей статьи 160 Уголовного ко- декса Российской Федерации, - влечет наложение административного штрафа в размере до трехкрат- ной стоимости похищенного имущества, но не менее одного минимального раз- мера оплаты труда или административный арест на срок до пятнадцати су- ток. Примечание. Хищение чужого имущества признается мелким, если сто- имость похищенного имущества не превышает один минимальный размер оплаты труда, установленный законодательством Российской Федерации. Уголовная ответственность предусмотрена Уголовным кодексом (УК) РФ за совершенные общественно опасные деяния, запрещенные УК РФ под угрозой наказания. В заявлении, направляемом в правоохранительные органы, следует ука- зать: в чем конкретно состоит правонарушение; в какой сумме причинен ущерб или порча материальных ценно- стей; обстоятельства, время и место совершения правонарушения; возможных свидетелей по делу (фамилия, имя, отчество, адрес по месту жительства или работы). В подтверждение ущерба и его размеров к заявлению должны приобщать- ся: акты аудиторских проверок, инвентаризаций, сличительные или дефектные ведомости, накладные, счета-фактуры, заключение комиссии по факту порчи материальных ценностей, расчет бухгалтерии о размере убытков, копии дого- вора с материально ответственным лицом, справку о периоде работы, объяс- нение, документы о погашении задолженности в добровольном порядке. При нарушениях и злоупотреблениях необходимы меры по сохранности отдельных документов. Для этого их изымают как в процессе проверки, так и по ее окончании. Изъятие документов производится в соответствии с «Положе- нием о документах и документообороте в бухгалтерском учете» (письмо Мин- фина СССР от 29 июля 1983 г. №105). В первую очередь, изымаются документы, имеющие следы подчисток, исправления цифр и текста, и содержащие неправильные и (или) подложные сведения. На этих документах нельзя делать какие-либо пометки. В делах проверяемых структурных подразделениях вместо изъятых до- кументов оставляют их копии с указанием на обороте кем и когда они изъяты. 245 Принимаются также меры по возмещению материального ущерба, причи- ненного предприятию. Эта работа должна начинаться сразу же после его выяв- ления. Для возмещения материального ущерба необходимо удостовериться: имеются ли документы, подтверждающие наличие прямого действительного ущерба, вину работника; соблюден ли установленный законом порядок и сроки привлечения работника к материальной ответственности, правильно ли избран вид ответственности (полная или ограниченная). Возмещение материального ущерба осуществляется также по всем упла- ченным подразделением штрафам, неустойкам, иным санкциям. При этом ад- министрация должна возложить имущественную ответственность в соответ- ствии с законодательство на конкретных виновных лиц. Повышению эффективности проверок способствует обсуждение их ито- гов с учредителями, руководителями и ответственными работниками предпри- ятия. При необходимости вопросы сохранности собственности обсуждаются с персоналом подразделения, вносятся их предложения по организационно- техническим мероприятиям и утверждаются планы по устранению выявленных недостатков и меры по повышению эффективности работы данного подразде- ления. Отчетные документы по аудиторским проверкам, проект решения по проверке (приказ), приложение, другие документы по проверке и перечень принятых мер представляются на рассмотрение должностному лицу, назна- чившему аудиторскую проверку. В |