Упр. проектами. Балашов, Рогова, Тихонова (1). Учебник для бакалавров А. И. Балашов, Е. М. Рогова, М. В. Тихонова, Е. А. Ткаченко под ред. Е. М. Роговой
 Скачать 0.78 Mb.
|
|
Проект — это совокупность определенных элементов (объектов материального и нематериального характера) и связей между ними, обеспечивающая достижение постав- ленных целей. Понятие «система» многозначно, что естественно, но общ- ность характерных черт позволяет выразить систему тем, что: • система — это комплекс взаимосвязанных элементов, рассматриваемых как единое целое; • системе присуща определенная структура; • системе присуща некоторая обособленность от других объектов — так называемой внешней среды, — которая осно- вывается на отграничении некоторых объектов, включаемых в систему. Замысел (проблема, задача) Средства реализации (решения) Цели реализации (результаты решения) Рис. 2.1. Основные элементы проекта П Р О Е К Т 33 32 Проект как систему определяют следующие основные свойства. 1. Сложность иерархической структуры. В современных экономических системах одновременно функционируют несколько различных иерархических структур, взаимодей- ствие между которыми обычно не сводится к простым отно- шениям иерархического соподчинения. Проекты могут быть разными по масштабу, но, как правило, реализация любого проекта требует взаимодействия участников на разных уров- нях иерархии. 2. Влияние на проект находящихся во взаимодействии объективных и субъективных факторов. 3. Динамичность процессов, имеющих стохастический характер. 4. Целостность (эмерджентность) системы, т.е. наличие у нее таких свойств, которые не присущи элементам системы (подсистемам), рассмотренным отдельно, вне системы. 5. Сложные информационные процессы, обусловлен- ные многочисленными взаимосвязями между элементами системы. 6. Множественность целей, которые могут не совпадать с целями отдельных элементов (подсистем). Здесь можно привести известный пример — высокие расходы на содержа- ние управленческого аппарата приводят к необходимости его сокращения. С другой стороны, малочисленный управлен- ческий аппарат не обеспечивает эффективного управления предприятием, что ведет к финансовым потерям. 7. Многофункцио нальность элементов системы (напри- мер, функция управления системой включает в себя следу- ющие функции: планирование, учет, контроль, анализ, опе- ративное регулирование). Указанные свойства проекта как системы определяют необходимость в системном подходек управлению проек- тами, который предполагает рассматривать элементы про- екта и их функционирование во взаимосвязи и взаимозави- симости. Характерной чертой современных экономических систем, как было сказано, является их чрезвычайная сложность. Уровень сложности определяется не только большим чис- лом взаимосвязанных элементов системы, но и высокой степенью взаимозависимости их характеристик, эмерджент- ными свойствами, разнообразием функций, многообразием возможных реакций системы на внешние воздействия и т.д. Сложность проекта как системы в определенной мере характеризуется и таким показателем, как разнообразие (энтропия системы). Задача управления, таким образом, состоит в уменьшении ее разнообразия путем сведения мно- жества всех состояний к подмножеству состояний, удовлет- воряющих цели управления. Важнейшим свойством систем является управляемость — способность к подчинению целенаправленным воздей- ствиям, обеспечивающим устойчивость функционирования, сохранение или приобретение системой тех или иных каче- ственных особенностей, выполнение заданной программы действий и т.д. Управление в качестве процесса воздей- ствия на систему рассматривается как важнейшая функция системы, ориентированная на достижение заданных целей. Систему, в которой реализуется функция управления, обычно называют системой управления. В ней выделяют управляющую и управляемую подсистемы, хотя строгое раз- деление этих подсистем иногда затруднительно. Функцио- нирование системы управления осуществляется путем взаи- модействия управляющей и управляемой подсистем (объекта управления) между собой и с внешней средой по каналам связи. Укрупненная структура системы управления в самом общем виде представлена на рис. 2.2. Среда Среда Управляющее воздействие Управляемая система (объект) Управляющая система (субъект) Цель управления Информация Рис. 2.2. Общее представление о системе управления 35 34 Управляющая система получает и обрабатывает инфор- мацию о состоянии объекта и, располагая целью управления и правилами принятия решений, вырабатывает управля- ющее воздействие. В результате этого воздействия объект управления изменяет свое состояние, что вновь фиксируется управляющей системой. На состояние объекта управления (управляемой системы) в каждый фиксированный объект времени оказывают также влияние среда и предшествующее состояние объекта. Процессам управления сложными (в частности, экономи- ческими) системами свойственны следующие закономерности. 1. Управление осуществляется путем сбора, обработки и анализа информации. Основная функция любой системы управления — получение информации и определение на ее основе поведения управляемой системы. 2. Управление реализуется с использованием принципа обратной связи: управляющие воздействия формируются на основе информации о реакции объекта на предыду- щие управляющие воздействия. Такое управление позво- ляет достигать цели, не измеряя непосредственно внешние помехи, а анализируя изменение состояний управляемой системы во времени. 3. Наличие посредников при реализации прямой и обрат- ной связи. Этим обусловлены многие специфические требо- вания к организации таких систем и качеству их управления. 4. Управление, рассматриваемое как комплекс целе- направленных действий, может быть реализовано только тогда, когда система располагает целью управления и пра- вилами принятия решений в различных ситуациях. Пове- дение системы, как правило, определяется не одной целью, а их совокупностью. Если множество целей частично упоря- дочено по их важности, то при функционировании системы учитываются сначала наиболее важные (срочные) цели, затем менее важные и т.д. Достижению системой управления цели может мешать такая внутренняя причина, как несогла- сованность целей отдельных ее подсистем. 5. Управляющее воздействие предполагает уменьше- ние разнообразия управляемой системы, необходимое для эффективности управления. В этом состоит задача управления сложной системой. (Закон необходимого раз- нообразия, сформулированный У. Р. Эшби, определяет, что сведение множества состояний управляемой системы к под- множеству, включающему только рацио нальные по отноше- нию к цели состояния, определяется избирательной способ- ностью управляющей системы, обусловленной величиной того уменьшения разнообразия объекта управления, которое должно быть достигнуто 1 .) Управляющие воздействия в экономических системах разделяются на прямые (непосредственные) и косвенные. Прямое управляющее воздействие, направленное на кон- кретный объект, выражается, как правило, в нормативном установлении того или иного показателя и является сред- ством директивного влияния управляющей системы на объ- ект управления. Его назначение заключается в прямом огра- ничении множества возможных состояний управляемой системы. Косвенные управляющие воздействия обусловлены тем, что отдельные подсистемы экономических систем в своем развитии и функционировании руководствуются собствен- ными (имманентными) интересами. Косвенные управляю- щие воздействия не изменяют множества возможных состоя- ний управляемой системы, однако ориентируют их развитие в направлении, желательном с точки зрения управляющей системы. В рамках системного подхода к управлению проектами мы будем использовать методы декомпозиции (выявление отдельных элементов) и структуризации (изучение взаимос- вязей между элементами проекта, а также между проектом и внешней средой). Таким образом, с позиций системного подхода управление проектами представляет собой опреде- ление, установление, регулирование и развитие связей между элементами проекта, обеспечивающие достижение постав- ленных перед проектом целей. В более широком контексте, системный подход, системная методология, системное про- ектирование отражают реальный процесс интегрирования знаний и деятельности, науки и социальной практики в про- ектной культуре. 2.2. Öåëè ïðîåêòà Процесс целеполагания (установления целей) является неотъемлемым элементом управления. Четкое представле- ние о целях проекта, сложившееся у всех его участников, 1 Эшби У. Введение в кибернетику: пер. с англ. М.: Иностранная лите- ратура, 1959. 37 36 и разделяемое ими, — важнейшее условие достижения этих целей и успешного управления. Существуют несколько методик целеполагания. Наиболь- шее распространение получила методика SMART 1 , в соот- ветствии с которой цели проекта должны быть: — конкретными (Specifi c); — измеримыми (Measurable); — достижимыми (Achiеvable); — значимыми (Relevant) 2 ; — соотносимыми с конкретным периодом времени (Time- bounded). Представление об этих критериях дано в табл. 2.1. Таблица 2.1 SMART-критерии в целеполагании Критерий Смысл критерия Примечания Конкретность (Specifi c) Отсутствие различных интерпретаций в постановке цели различными участниками про- екта В постановке цели не должно быть слов, не несущих смыс- ловой нагрузки (оптимальный, достойный и т.п.). Желательно избежать и негативной поста- новки целей (минимизировать издержки) Измеримость (Measurable) Цель должна описываться количественными показателями, достижение или недостижение которых позво- ляет определить степени прибли- жения к цели Если речь идет о количе- ственной измеримости, нужно оперировать цифрами, если о качественной — к формули- ровке цели следует приложить техническое задание. На прак- тике часто используют такие критерии, как проценты, соот- ветствие внешним стандартам, время и др. Дости- жимость (Achiеvable) Означает возмож- ность достижения цели с учетом существующих ограничений Существуют проекты, относи- тельно которых нельзя с уверен- ностью судить о достижимости целей, например, научно-иссле- довательские проекты 1 Кузнецова Т. Целеполагание по правилам // Новый менеджмент 2007. № 1. 2 Иногда используется другая расшифровка критерия «R» — ориенти- рованность целей на достижение определенного результата, а не количе- ства и характера проделываемой работы. Критерий Смысл критерия Примечания Значимость (Relevant) Отражает согла- сование цели проекта с целями более высокого уровня вплоть до стратегии ком- пании, а также важность данного проекта для ком- пании Значимость цели определяется ответом на вопрос, важна ли она для достижения целей более высокого уровня Соотнесение цели с кон- кретным периодом вре- мени (Time- bounded) Если не учиты- вать временные ограничения, воз- никает риск того, что цель никогда не будет достиг- нута При постановке цели необ- ходимо определять конечный срок, к которому должны быть получены результаты проекта В последние годы появились расширенные трактовки SMART-критериев. Обычно традиционная SMART- постановка дополняется двумя новыми критериями, позво- ляющими повысить вероятность достижения цели и сделать методику постановки целей еще более умной (в переводе с английского smart означает «умный», smarter — «еще умнее»): — наличие обратной связи через оценку (Evaluated) — означает оценку руководителем проекта степени приближе- ния к цели на каждом этапе ее достижения; — возможность и необходимость периодической коррек- тировки цели (Reviewed) в соответствии с меняющимися внешними и внутренними условиями реализации проекта. Нацио нальный проект «Здоровье» — программа по повышению качества медицинской помощи, объявленная президентом Россий- ской Федерации Владимиром Путиным в 2005 г. в рамках реали- зации четырех нацио нальных проектов. Цели проекта определены следующим образом. 1. Укрепление здоровья населения России, снижение уровня заболеваемости, инвалидности, смертности. 2. Повышение доступности и качества медицинской помощи. 3. Укрепление первичного звена здравоохранения, создание условий для оказания эффективной медицинской помощи на дого- спитальном этапе. Окончание табл. 2.1 39 38 4. Развитие профилактической направленности здравоохранения. 5. Удовлетворение потребности населения в высокотехнологич- ной медицинской помощи. Большинство сформулированных целей не отвечают SMART- критериям. Для определения целей проекта применяются различ- ные методы, среди которых можно выделить аналитические и неаналитические методы. Важно помнить при этом, что проект существует не сам по себе, он направлен на решение определенной проблемы. Аналитические методы используются для того, чтобы найти новые подходы к проблемам или новые комбинации посредством систематизированного поиска. Если однажды установлены фундаментальные взаимосвязи между тем, что раньше воспринималось как случайные факторы, то возни- кает возможность применения этих взаимосвязей к новым знаниям и фактам, а также для решения практических задач. Использование этой группы методов основано на принципах эвристики. Эвристика изучает способы организации деятельности человека в определенной области с целью решения новых (или неясно поставленных) задач или придания ей творче- ского характера (степени новизны). Эти способы образуют систему, основными компонентами которой являются: — основные (рацио нальные) методы и средства поиска новых решений, опирающиеся на законы логики мышления и логику функционирования объекта; — методы и свойства настройки и регулирования творче- ской активности личности, основанные на знаниях психоло- гии и физиологии; — специальное информационное обеспечение поиска новых решений; — искусство синтеза поисковых технологий. К основным аналитическим методам относятся следую- щие. 1. Морфологический анализ. Метод морфологического анализа был предложен швейцарским астрономом Ф. Цвики в 1942 г. Целью применения метода морфологического ана- лиза является систематическое исследование всех мысли- мых вариантов решения проблемы, что дает возможность охватить исследованиями все неожиданные и необычные вопросы. Метод морфологического анализа является одновре- менно методом психологической активизации творческого процесса. Его достоинство в том, что он помогает преодолеть трудности при рассмотрении значительного количества ком- бинаций возможных решений. Морфологический анализ проводится по следующей схеме: а) формулировка проблемы; б) постановка задачи; в) составление списка всех характеристик обследуемого (предполагаемого) продукта или операции; г) составление перечня возможных вариантов реше- ния по каждой характеристике. Этот перечень заключается в таблицу, называемую морфологической матрицей; д) анализ сочетаний; е) выбор наилучшего сочетания. Результат морфологического анализа в виде морфологи- ческой матрицы показан в табл. 2.2. В проблеме выделено три аспекта: А, В, С. Аспект А может быть разрешен тремя путями, В — двумя и С — четырьмя. Каждая комбинация представляет собой потенциальное решение Общее число возможных решений проблемы, таким образом, равно: 3 2 4 = 24. Таблица 2.2 Результаты морфологического анализа — морфологическая матрица Параметры Варианты решения проблемы А А 1 А 2 А 3 В В 1 В 2 С С 1 С 2 С 3 С 4 Из полученных двадцати четырех возможных вариантов выбирается только один. Выбор обычно производится путем перебора всех вариантов без исключения. Следовательно, это довольно трудоемкая работа. В полном объеме морфоло- гический анализ может быть реализован с помощью средств вычислительной техники. 2. Функцио нально-стоимостной анализ — метод систем- ного анализа функций объекта (нового продукта), направ- ленный на минимизацию затрат в сферах маркетинга, про- 41 40 ектирования, производства, эксплуатации при сохранении (повышении) качества объекта. Он строится на рассмотре- нии объекта через призму выполнения им функций и отно- шений между ними. Оценка вариантов построения объекта (разработки нового продукта) производится по критерию, учитывающему степень выполнения и значимость функций, а также затраты, связанные с их реализацией на всех этапах жизненного цикла. Теоретической базой такого исследова- ния служат принципы функцио нальной организованности систем: а) актуализация функций означает приобретение целе- сообразности (функцио нальности) каждым элементом и его свойствами. В идеале в новом продукте не должно быть нефункцио нальных, ненужных элементов; б) сосредоточение функций означает, что чем меньше средств потребуется для реализации основных функций, тем ближе к идеалу окажется принятое решение; в) совместимость функций является одним из условий, противодействующих возникновению вредных функций. Элементы объекта не должны противоречить друг другу и должны быть взаимосвязаны; г) гибкость функций отражает соотношение устойчиво- сти структуры объекта и подвижности функций. Функцио нально-стоимостной анализ позволяет коррек- тировать уже существующие научно-технические решения, изменять сферу их применения и находить новые решения. Неаналитические методы позволяют отойти от формаль- ных процедур и стимулировать творческое решение проблем. Они должны давать ответы на четыре основных вопроса: • «Правильную ли проблему мы решаем?» • «Можно ли “сломать” стереотипы логического мышле- ния?» • «Можно ли стать более восприимчивым к новым идеям?» • «Как могут помочь другие?» К наиболее распространенным неаналитическим мето- дам относится мозговой штурм (коллективная генерация идей) — стратегия группового решения проблемы. Этот метод, известный также как «мозговая атака», «конферен- ция идей», был предложен американским ученым Алексом Осборном в 1955 г. Метод мозгового штурма основан на следующих принци- пах. 1. В решении поставленной задачи участвуют две группы людей: генераторы идеи и эксперты. Генераторы идеи объ- единяют людей с творческим мышлением, с фантазией и со знаниями в области науки, техники и экономики. Экс- перты — это обычно люди с большим объемом знаний и кри- тическим складом ума. 2. При генерировании никаких ограничений нет. Идеи высказываются любые, в том числе явно ошибочные, шут- ливые, без всякого доказательства и технико-экономиче- ского обоснования. Высказанные идеи обычно фиксируются в протоколе, в компьютере и т.п. Таким образом, основа метода — это отделение процесса интегрирования идей от процесса их оценки. Генерирование идей ведется в усло- виях, когда критика запрещена и даже, наоборот, поощряется любая явно нелепая идея. 3. Философская основа мозгового штурма — теория З. Фрейда, согласно которой сознание человека представляет собой тонкое и непрочное наслоение над бездной подсозна- ния. В обычных условиях мышление и поведение человека определяется в основном сознанием, в котором властвуют контроль и порядок — сознание «запрограммировано» при- вычными представлениями и запретами. Но сквозь тонкую корку сознания то и дело прорываются темные стихийные силы и инстинкты, бушующие в подсознании. Эти силы толкают человека на нелогичные поступки, на нарушение запретов, на всякие иррацио нальные мысли. Изобретателю приходится преодолевать всякую психологическую заком- плексованность, всякие запреты, обусловленные привыч- ными представлениями о возможном и невозможном. Метод мозгового штурма может иметь различные моди- фикации. При решении проблем численность людей, как генераторов, так и экспертов, обычно не превышает шести человек, продолжительность штурма не более 20 мин. Моз- говой штурм идеи может быть осуществлен в письменной форме, он может быть индивидуальным, парным (обсужде- ние одной идеи двумя экспертами), двойным (обсуждение идеи производится в два этапа) и поэтапным (обсуждение идеи производится по этапам). Также существует и «обрат- ный штурм». Обратный штурм означает, что участники штурма ищут недостатки какого-либо нового продукта или операции, устраняют эти недостатки и выдвигают новые задачи. |