Гайдаенко А.А., Логистика_8c13a0fac221de8f214c0d8646ce4403. Учебник Рекомендовано Министерством образования и науки Российской Федерации в качестве учебного пособия для студентов высших учебных заведений
 Скачать 1.77 Mb.
|
|
Глава 2. Логистика закупок 2.1. Задачи и функции закупочной логистики Закупочная логистика это процесс обеспечения предприятия материальными ресурсами для производства, размещения его на скла- дах, хранение и выдача в производство при необходимой потребности. В странах с рыночной экономикой основной целью закупочной логистики является удовлетворение потребностей производства в мате- риалах с максимально возможной экономической эффективностью. Основу экономической эффективности закупочной логистики со- ставляют поиск и закупка необходимых материалов удовлетворитель- ного качества по минимальным ценам. В изучении рынка, которое про- водится соответствующими отделами фирм, вопрос цен — главный, но существенную роль также играет анализ других факторов, в том числе возможных логистических расходов и сроков поставок. Для оптового покупателя такое положение дел требует точного расчета издержек. Хотя степень влияния снабженческих издержек на уровень общих про- изводственных затрат в трудоемких и капиталоемких отраслях не столь целика по сравнению с другими отраслями экономики (особенно мате- риалоемкими), расчет затрат на приобретение сырья и материалов во многом определяет дальнейшую стратегию производства и сбыта ко- нечной продукции. В западной практике закупочной деятельности выработан ряд «общих правил» или рекомендаций, которые не только существенно облегчают отношения с поставщиками и банковской сферой, но и упро- чивают положение компании, создают условия для выживания в конку- рентной борьбе. Этот своеобразный кодекс характеризует этические нормы партнерства. Он может быть кратко сформулирован следующим образом: в основе успешной подготовки и производства продукции (при прочих равных условиях) лежат хорошие отношения между пред- принимателем, с одной стороны, и кредиторами и поставщиками, с дру- гой. Особое внимание следует уделять отношениям с кредиторами, по- скольку их доверие и готовность помочь, особенно важны. В отношениях с поставщиками рекомендуется держаться не- скольких основных принципов: • обращаться с поставщиками так же, как с клиентами фирмы; • не забывать демонстрировать на деле общность интересов; 22 • знакомить поставщика со своими задачами и быть в курсе его деловых операций; • проявлять готовность помочь в случае возникновения проблем у поставщика; • соблюдать принятые на себя обязательства; • учитывать в деловой практике интересы поставщика; • поддерживать по возможности стабильные контакты в деловой сфере. На оптимизацию звена «закупка» логистической цепи, влияют не только внешние факторы, перечисленные выше, но и внутренние при- оритеты, связанные с различным пониманием оптимальной деятельно- сти и целями других звеньев, что вызывает необходимость поиска эко- номических компромиссов между различными структурными подраз- делениями фирм. Развитие новых областей экономики и расширение предложения товаров на рынках промышленно развитых стран Запада усложняет функции сферы закупок сырья и материалов. Успешное осуществление закупок предполагает наличие обширной информации о рынках, где они осуществляются. Что же касается задач исследования рынка заку- пок, то они заключаются в регулярном сборе и оценке подробной ин- формации в целях определения емкости рынка и создания предпосылок для оптимизации закупок. Исходным пунктом исследования рынка должна быть точно сформулированная постановка проблемы. Толчком к проведению исследования могут стать соображения относительно размера издержек, изменений в собственной программе сбыта, исполь- зования результатов технического прогресса, повышения доли фирмы на рынке, конкуренции, ненадежности поставщиков, неясности разме- ров предложения в будущем и многое другое. Простейший алгоритм решения задачи исследования рынка может быть представлен в виде структуры его информационного обеспечения, перечня типов рынка и постановки вопросов относительно его структуры и динамики. Цель проведения исследований рынка закупок, сырья и материа- лов определяет одновременно и типы рынков, которые должны быть исследованы. Выделяют следующие их типы: • непосредственные рынки (обеспечивающие в настоящее время потребности в сырье и материалах); • опосредованные рынки (рынки, используемые поставщиками); • рынки заменителей (полностью или частично заменяемых про- дуктов); • новые рынки. 23 Полученная информация должна отражать такие рыночные кате- гории, как предложение, спрос и рыночный баланс. На базе этой ин- формации, как правило, дается ответ на следующие вопросы: • какова структура исследуемого рынка, или какая форма рынка имеет место? • как организован исследуемый рынок или как протекает балан- сирование спроса и предложения? • каким образом будут развиваться структура и организация рын- ка? Для того чтобы можно было глубже уяснить смысл перечисленных вопросов и получить на них достоверные ответы, информация часто подается в трех аспектах: • современный анализ рынка («моментальный снимок»); • динамика изменения конъюнктуры рынка; • прогнозы изменения рынка. При проведении анализа, важным инструментом исследования рынка закупок товаров производственного назначения являются запро- сы потенциальных потребителей. Используя запросы, рынок можно сориентировать на потенциальный спрос. Исследования рынка закупок сырья и материалов могут рассматриваться внутри предприятия и как средство решения проблем, возникающих в научных исследованиях и конструкторских разработках, которые связаны с характеристиками нового сырья и комплектующих. Кроме того, необходимо иметь в виду, что важная информация об изменениях и тенденциях развития рынка закупок сырья и материалов может быть получена на основе внутриза- водской или внутрифирменной отчетности. Изучение рынка с целью закупок сырья и комплектующих изде- лий, как правило, проводится параллельно с разработкой новой продук- ции. Например, в машиностроении оно начинается и осуществляется на стадии конструирования изделий. Задача органов снабжения — обеспе- чить конструкторов необходимыми каталогами, описаниями, проспек- тами по профилю проводимой работы с целью их полной и объектив- ной ориентации в соответствующих вопросах. Однако каталоги и опи- сания обычно не содержат информации о ценах, без чего трудно до- биться экономически выгодных решений по материалам и конструкции будущих изделий. Поэтому прямой задачей органов снабжения являет- ся сбор информации о ценах, возможных сроках поставок, транспорт- ных расходах и поиск их оптимального сочетания. Количество материалов, дата начала поставок, и продолжитель- ность периода их поступления зависят от производственных программ компании, которые в свою очередь определяются результатами изуче- 24 ния рынков сбыта. Общей проблемой для большинства компаний явля- ется следующая дилемма. Как осуществить производственную про- грамму: путем прочного, но не всегда экономически эффективного обеспечения материалами либо задерживая выпуск продукции в связи с затратами дополнительного времени на закупку экономически выгод- ных материалов? Изучив рынок и остановившись на каких-либо кон- кретных поставщиках, отдел закупок обязан определить потребности предприятия или фирмы в конкретных поставках. 2.2. Механизм функционирования закупочной логистики В главных промышленно развитых странах существует отрабо- танный более или менее стандартный механизм материально- технического обеспечения. Например, материальное обеспечение про- изводственного процесса обрабатывающих отраслей в Германии, осно- вано на системе складов предприятий-поставщиков, центральных скла- дов и складов снабжаемых предприятий. Традиционная система организации материального снабжения окована на принципе хранения запасов. В этом случае требуется оформление документа о получении необходимых для производства материалов па складе фирмы, где эти материалы подбираются и пере- даются получателю либо доставляются прямо на рабочие места. В слу- чае если требуемые предприятию материалы отсутствуют на складе фирмы, делается запрос в орган закупок. На основе запроса закупочный орган оформляет заказ и посылает его поставщику. Поставщик прини- мает заказ и обеспечивает отправку товаров. На предприятие - заказчик отправляются крупные партии материалов, как правило, автомобиль- ным или железнодорожным транспортом. Заказанные грузы по их по- ступлению принимают на центральном приемном пункте компании. Здесь проверяют качество материалов, их соответствие заявке по коли- честву и номенклатуре. После оформления соответствующих докумен- тов о поступлении товаров они доставляются на отдельные производст- ва. Ввиду значительного разветвления и многообразия возможных вариантов хозяйственных связей, а также естественного желания руко- водства компаний вести строгий учет и контроль, за системой матери- ально-технического снабжения своих предприятий потоки документа- ции, соответствующие переходу от одного структурного элемента при- 25 веденной схемы к другому, состоят главным образом из специально разработанных формуляров. Например, отдел закупок или посредник передает поставщику 9—10 документов, а поставщик, выполняя заявку, передает на центральный пункт до 14 документов. Вообще многочисленные формуляры с соответствующими ко- пиями для различных отделов и подразделений дают некоторое пред- ставление о размерах административных издержек в рамках традици- онной системы материального снабжения. Заказчик и поставщик, начи- ная с заказа на материал, его доставки и получения, используют, около 15 форм документов, количество которых с соответствующими копия- ми может разрастись до 50 экземпляров для оформления одной постав- ки. Процедура документообмена облегчается при использовании ЭВМ и автоматизированных систем управления, однако поток информации достаточно велик. По оценке западногерманских специалистов, черес- чур большим является и количество звеньев системы. Оформление и обработка многочисленных бланков занимают много времени, что приносит значительный ущерб заказчикам, ожи- дающим материалы. Длительность цикла организации поставки ведет к возможным ошибкам в выполнении заказов. Некоторые ошибки обна- руживаются, только когда материалы уже доставлены по назначению. Обработка этой многочисленной совокупности формуляров предпола- гает наличие соответствующего персонала и влечет значительные, за- траты. Хранение запасов при традиционной системе закупок предпола- гает наличие комплекса складов с присущими им административными издержками и затратами труда. Основные статьи издержек по содер- жанию складов можно сгруппировать следующим образом: 1. Содержание складских помещений: а) амортизация складских зданий; б) амортизация складского оборудования; в) затраты на профилактический ремонт; г) расходы на отопление, электроэнергию и воду; д) страхование зданий и земельный налог; е) арендная плата. 2. Затраты на обслуживающий персонал: а) заработная плата складских рабочих и служащих; б) расходы на социальные нужды рабочих и служащих. 3. Затраты на транспортные средства: а) амортизация; б) расходы на топливо и энергию; 26 в) расходы на профилактический и текущий ремонт; г) страхование и налоги на транспортные средства. 4. Убытки от хранения запасов: а) охрана складов и старение материалов; б) коррозия и другие потери; в) расхождения в результатах инвентаризаций (ошибки учета от- пуска и приемки); г) кражи; д) потери вследствие понижения цен; е) страхование запасов. К основным статьям издержек по содержанию складов западные экономисты относят также потери процентов на капитал, которые мож- но было бы получить, если бы не пришлось снимать деньги с банков- ских счетов на финансирование строительства складских помещений и оснащение их соответствующим оборудованием. Перечисленные статьи издержек могут достигать значительных сумм. Поэтому система мате- риально-технического снабжения постоянно оптимизируется, т. е. ве- дется поиск механизмов функционирования, которые снижали бы по- требность в складах до необходимого минимума, упрощали процедуру заказа и получения предметов снабжения, ускоряли быстродействие системы. Система договоров с материально-техническом снабжении имеет ряд преимуществ перед традиционной. Прежде всего, это сокращение делопроизводства, а, следовательно, административных издержек. Од- нако главный выигрыш для потребителей — возможность отказаться от собственной, часто распыленной системы складов. Система договоров позволяет высвободить капитал, замороженный в запасах. Особенно важным моментом в материально-техническом снаб- жении по договорам является возможность организации срочных по- ставок. Требуемый материал может быть доставлен заказчику в течение 24 часов через торговую организацию, располагающую широким ассор- тиментом образцов на складе. Договорная документация включает в себя: собственно договор, каталоги материалов, соглашения по организации процесса подачи зая- вок и выполнения поставок, а также инструкции по ведению контроля и учета выполнения договорных условий. Вся документация формируется таким образом, чтобы было возможно применение ЭВМ на трех стади- ях процесса материально-технического снабжения. Значительное влия- ние на закупочную логистику оказывает сама организация процесса производства в условиях быстрого изменения ситуации на рынке сбыта и закупок. 27 2.3. Планирование закупок Логистика закупок (снабжения), являясь первой логистической подсистемой, представляет собой процесс движения сырья, материалов, комплектующих и запасных частей с рынка закупок до складов пред- приятия. Для эффективного функционирования логистики закупок не- обходимо знать, какие именно материалы необходимы для производст- ва продукта, составить план закупок, обеспечивающий согласованность действий всех отделов и должностных лиц предприятия по решению следующих задач снабжения: • анализ и определение потребности, расчет количества заказы- ваемых материалов; • определение метода закупок; • согласованность цены и заключение договора; • установление контроля за количеством, качеством и сроками поставок; • организация размещения товаров на складе. Эффективное планирование и информационное логистическое обслуживание позволяют также снять противоречие между необходи- мостью бесперебойного снабжения производства и минимизацией складских запасов. В процессе планирования закупок необходимо определить: 1) какие материалы требуются; 2) количество материалов, которые понадобятся, для производ- ства продукта; 3) время, когда они понадобятся; 4) возможности поставщиков, у которых могут быть куплены товары; 5) требуемые площади складских помещений предприятия; 6) издержки на закупки; 7) возможности организации самостоятельного производства некоторых деталей на предприятии. Преимущество применения методики планирования потребности и материалах заключается в том, что закупки и производство планиру- ются исходя из потребностей в конечном продукте. Если спрос потребителей колеблется, следует пользоваться мето- дом сглаживания таких колебаний. Применение этого метода целесооб- разно в случаях регулярно повторяющихся (например, сезонных) коле- баний спроса на конечный продукт. Прогнозные значения в отдельные периоды корректируются с помощью так называемого фактора α , значение которого находится в 28 пределах, от 0 до I. Чем больше значение а , тем весомее влияние бли- жайших прошедших периодов и метод более подходит для оценки фак- тического потребления. Определение потребности в материале достаточно трудоемкий процесс, включающий в себя четыре этапа: На первом этапе происходит определение потребности в мате- риале, исходя из Планирования Потребности в Материале. Определя- ются базовые характеристики требуемого материала, возможные от них отклонения, необходимое его количество и сроки поставки для переда- чи информации в отдел закупок в виде заявки на материал. На данном этапе возможно использование системы MRP (Material Requirements Planning), – это планирование потребности в материалах или система планирования производственных ресурсов. Использование данной сис- темы заключается в автоматизированном управлении заказами, постав- ками, контроле и учете всего торгового процесса. Второй этап включает в себя подготовку заявки на материал. Заявка на материал представляет собой внутреннее сообщение отделу закупки о потребности в материале. В определенной позиции указывается вид заявки на материал. Вид заявки на материал определя- ет предназначение материала. Заявки бывают следующих видов: - Обычная консигнация; - Заявка на производство; - Заявка на поставку третьему лицу; - Заявка на перемещение запасов. В заявке на материал функциональный отдел сообщает базовые характеристики необходимого материала, возможные от них отступле- ния в виде идентификатора материала или группы материалов, требуе- мое количество и сроки поставки. При оформлении заявки на материал должен быть точно указан идентификатор требуемого материала или группы материалов, количе- ство и сроки поставки. В позициях, кроме идентификатора, может при- сутствовать краткое описание материала или группы материалов. Третий этап - согласование заявки на материал. На данном этапе исполнитель, подготавливающий и оформляющий заявку на материал, согласует её содержание с руководителем функционального отдела. Такое согласование может проводиться с помощью проставления рек- визита "визы" в определенном месте бланка заявки. Если в процессе согласования потребовалось внести изменения, в таком случае испол- нитель проводит повторную подготовку, оформление и согласование заявки на материал. 29 2.4. Выбор поставщика , получение и оценка предложений . Методы выбора Выбор поставщика можно определить как процесс поиска или отбора потенциальных поставщиков предприятия, их оценку по различ- ным критериям а также окончательный отбор для размещения заказа. Решение о выборе поставщика должно не только обеспечивать удовле- творение наилучшим образом конкретной потребности предприятия, но и соответствовать выбранной логистической концепции, а также реали- зовывать общую стратегию предприятия. Выделим основные стадии выбора поставщика: 1) Подготовка списка возможных поставщиков. 2) Подготовка и отправка запроса в соответствии с заявкой на материал. 3) Получение и оценка предложений. 4) Выбор поставщика. 1. Подготовка списка возможных поставщиков. На данном этапе, на основании полученной заявки на материал, сотрудник отдела закупок составляет список возможных поставщиков, состоящий из постоянных поставщиков, с которыми заключены дого- вора на долгосрочное сотрудничество, и, возможно, новых, выявленных с помощью различных информационных каналов, в том числе в резуль- тате анализа ранее полученных коммерческих предложений. 2. Подготовка и отправка запроса . В соответствии с данной заявкой на материал, отделом закупок подготавливается запрос на материал, который представляет собой просьбу к поставщику на поставку материала, требуемое количество и сроки поставки которого указаны в соответствующих позициях формы запроса. Подготовленный и оформленный соответствующим образом запрос согласовывается с руководителем отдела закупок, и в случае не- обходимости, в него вносятся корректировки. Отправка запроса, в соответствии с заявкой на материал состоит из следующих этапов: 1) Организация или возобновление переписки с возможными по- ставщиками . На данном этапе с возможными поставщиками организовывается или возобновляется переписка при помощи выбранного средства связи, которым может быть: - Традиционная почта; - Средства факсимильной связи; - Электронная почта; - Личная доставка представителем исполнителя (Заказчика). 30 2) Подготовка и оформление запроса, в соответствии с заявкой на материал. 3) Регистрация отправки запросов возможным поставщикам. На основании записей об отправке запроса (сделанных при его отправке) и информации из документов, подтверждающих его получе- ние, делаются необходимые записи в регистрационных формах. 3. Получение и оценка предложений. Процедура получения и оценки предложений от потенциальных поставщиков может быть организована по-разному. Наиболее распро- страненными и эффективными являются: 1) конкурсные торги; 2) пись- менные переговоры между поставщиком и потребителем. |