Иопаа. Учебнометодический комплекс для студентов юридического факультета специальности 124 01 02 Правоведение
 Скачать 5.17 Mb.
|
|
“мерседес” или “вольво”»? Начало Содержание J I JJ II Страница 176 из 564 Назад На весь экран Закрыть Недопустимы также наводящие вопросы, так как в них спрятана подсказка желаемого ответа. Например: «Был ли Иванов трезв во время совершения преступления?», хотя еще неизвестна причастность Иванова к преступлению. Такие вопросы являются ловушками и представляют собой приемы психологического насилия. Поэтому они запрещены Уголовно-процессуальным кодексом, так как не соответствуют задачам следственной деятельности, затрудняют выяснение истины. Принудительные вопросы задаются тогда, когда собеседник стремится уговорить нас согласиться с ним. Обычно такие вопросы выглядят следующим образом: «Вы ведь не будете этого отрицать? Кто же может отрицать такие факты? Как я понял, вы признаете сам факт?» Вымогая согласие, оппонент практически оставляет другой стороне лишь одну возможность – признать себя побежденной. В такой ситуации реагировать можно по-разному: либо аргументированно ответить, почему вы отрицаете факты, на которые ссылается оппонент; либо попросту сказать: «Не занимайтесь вымогательством». Провокационные вопросы рассчитаны на то, чтобы вынудить собеседника дать не вполне обдуманный, а, может быть, и губительный для него ответ, который потом искусно обыграет оппонент в свою пользу. Вопрос провокационного характера, как правило, задается в самый неподходящий момент, его чаще всего приберегают на тот случай, если другими способами добиться поставленной цели одной из спорящих сторон явно не удается. Озлобленный и «заведенный» противник уже не владеет собой в такой степени, как этого требует деловое обсуждение вопроса, проблемы. Он теряет самообладание и ведет себя менее гибко и осторожно, а значит, способен наделать массу глупостей. Какие контрприемы наиболее эффективны против вопроса-провокации? Прежде всего, спокойствие, самообладание. Если это невозможно, уместны будут контрвопрос, реплика, замечание, которые разоблачают истинные мотивы того, кто ставит провокационный вопрос. Идеальным приемом в данной ситуации Начало Содержание J I JJ II Страница 177 из 564 Назад На весь экран Закрыть будет чувство юмора, анекдот, рассказ забавной истории, которая бы позволила участникам дискуссии, спора несколько разрядиться, расслабиться. Риторические вопросы, то есть такие, которые в скрытом виде содержат в себе ответ. Промолчать или пропустить риторический вопрос означает, по сути, согласие с тем ответом, который уже сформировала противоположная сторона. Таким образом, вопросно-ответный комплекс играет важную роль в правовой деятельности. Поэтому юристу нужно знать логическую сущность вопросов и ответов, их виды, правила постановки вопросов, чтобы корректно задавать их и отвечать на них, различая и указывая на ошибки и уловки, которые могут применить собеседники по незнанию или преднамеренно. Текст адаптирован для самостоятельной работы студентов на основании: Вопросно-ответная форма в юридической практике [Электронный ресурс]. – Режим доступа: studopedia.ru . – Дата доступа: 01.01.2018. 8.4 Приложение к Хозяйственному процессуальному кодексу Республики Беларусь. Претензионный порядок урегулирования спора 1. Лицо, чьи права или законные интересы нарушены, с целью непосредственного урегулирования спора с нарушителем этих прав или интересов обязано предъявить ему претензию (письменное предложение о добровольном урегулировании спора), если иное не установлено законодательными актами или договором. 2. В претензии указываются: фамилия, собственное имя, отчество (наименование) заявителя претензии и лица (лиц), которому претензия предъявляется (получателя претензии), их место жительства (место пребывания) или место нахождения; дата предъявления претензии; обстоятельства, на основании которых предъявлена претензия; Начало Содержание J I JJ II Страница 178 из 564 Назад На весь экран Закрыть доказательства, подтверждающие эти обстоятельства; требования заявителя претензии со ссылкой на законодательство; сумма претензии и ее расчет, если претензия подлежит денежной оценке; банковские реквизиты заявителя претензии (при их наличии); перечень документов, прилагаемых к претензии. 2 1 . В претензии могут указываться предложения: о разрешении спора с участием медиатора; о заключении третейского соглашения; о назначении примирительной процедуры в случае обращения в суд, рассматривающий экономические дела; о выборе вида судопроизводства. 3. К претензии прилагаются копии документов, обосновывающие и подтверждающие предъявленные требования, либо выписки из них, которые отсутствуют у получателя претензии. 4. Претензия подписывается заявителем претензии или его представителем и направляется получателю претензии заказной корреспонденцией с обратным уведомлением или вручается под роспись. 5. При рассмотрении претензии стороны при необходимости сверяют расчеты, проводят экспертизу или совершают другие действия для обеспечения досудебного урегулирования спора. 6. Получатель претензии в месячный срок со дня ее получения, если иной срок не установлен законодательством или договором, письменно уведомляет заявителя претензии о результатах рассмотрения претензии. Ответ на претензию подписывается получателем претензии или его представителем и направляется заявителю претензии заказной корреспонденцией с обратным уведомлением или вручается под роспись. 7. При частичном или полном отклонении претензии к ответу прилагаются копии документов, обосновывающие отклонение претензии. Начало Содержание J I JJ II Страница 179 из 564 Назад На весь экран Закрыть 8. Неполучение ответа на претензию в установленный пунктом 6 настоящего Приложения срок не препятствует обращению заявителя претензии в суд, рассматривающий экономические дела, с иском в порядке, установленном настоящим Кодексом, а также предъявлению претензии в качестве доказательства признания (неоспаривания) получателем претензии требований, заявленных в порядке приказного производства. Источник: Хозяйственный процессуальный кодекс Республики Беларусь от 15 декабря 1998 г. № 219-З : в ред. Закона Респ. Беларусь от 9 января 2017 г. № 19-З [Электронный ресурс]. – Режим доступа: etalonline.by . – Дата доступа: 01.01.2018. 8.5 Стратегии конструктивного и деструктивного поведения в конфликте Стратегии поведения, избираемые участниками конфликта, имеют решающее значение для развития и результата конфликта. Есть следующие стратегии поведения участников конфликта: 1. доминирование (конкуренция, соперничество, борьба, напористость); 2. уход (избегание, игнорирование); 3. уступчивость (иногда обозначается как приспособление); 4. сотрудничество (кооперация, интеграция). 5. компромисс. Деструктивные стратегии поведения в конфликте Типичными деструктивными приемами воздействия на партнера в конфликтной ситуации является использование угроз, «эмоциональных ударов» (унижения, оскорбления в адрес противника), ссылка на авторитет (или его отрицание), уклонение от обсуждения проблемы, лесть и т.д. Рассмотрим несколько примеров деструктивных приемов. Начало Содержание J I JJ II Страница 180 из 564 Назад На весь экран Закрыть 1. Запугивание и угрозы. Общая формула: «потому что я сильнее тебя», «потому что если ты не. . . , то я . . . » Примеры: «У меня есть возможности оказать на вас влияние», «Если вы не решите мой вопрос, мне придется обратиться к вашему руководству». 2. Унижение партнера, оскорбления в его адрес. Общая формула: «потому что ты (делаешь это всегда неправильно; никогда не можешь ясно объяснить, что ты хочешь; никогда не доводишь дело до конца; просто дурак; ничего в этом не понимаешь)». Примеры: «Вы даже не в состоянии понять проблему», «Вы постоянно делаете ошибки в самых простых ситуациях». 3. Ссылки на свой авторитет или отрицание авторитета другого. Общая формула: «потому что я. . . (здесь решаю; лучше вас в этом разбираюсь)», «потому что вы. . . (совсем не так компетентны, правы, как думаете)». Примеры: «Поверьте, мне уже неоднократно приходилось принимать подобные решения», «Не думаю, чтобы вы в этом разбирались лучше других». 4. Уклонение от обсуждения проблемы. Примеры: «По-моему, вы драматизируете ситуацию», «Я вообще не вижу здесь никакой проблемы». 5. Лесть. Примеры: «Вы настолько лучше меня в этом разбираетесь, что вам нетрудно будет найти правильное решение проблемы», «Неужели ты не пойдешь мне навстречу, ведь ты же все можешь, и тебе это ничего не стоит». Среди наиболее часто и типично использовавшихся была выделена своеобразная «психологическая редукция», сведение возникшей конфликтной ситуации к «плохому характеру» участника (или участников) конфликта. Работник жалуется на плохую организацию труда или несправедливость руководителя, а его обвиняют в «скандальности». С помощью этого приема занятая человеком позиция интерпретируется как следствие тех или иных его личностных особенностей и тем самым обесценивается. При этом ему наносится «эмоциональный удар», нередко вынуждающий его занять позицию защиты и оправдания себя. Начало Содержание J I JJ II Страница 181 из 564 Назад На весь экран Закрыть Другой прием – это «привязывание» не устраивающего поведения работника к интересам группы, состоящее в противопоставлении интересов отдельной личности и группы в целом. В этом случае возникает потенциальная возможность давления на человека со стороны группы. Следующий прием ослабления позиции партнера – это его компрометация, причем какие бы зоны ни затрагивались, она в целом способствует снижению доверия к человеку, что, в конечном счете, ослабляет его позицию. Кроме упомянутых приемов воздействия на «конфликтующего» мы сталкивались и с другими тактиками «силового» воздействия на человека: «застать врасплох», «найти уязвимые места у партнера и воспользоваться его слабостью», наконец, использование угроз и других способов наиболее грубого давления. Все они, однако, связаны с применением силы и направлены на то, чтобы «подавить» партнера. Методы воздействия могут включать в себя и «мягкие» приемы и разнообразные формы манипулирования, позволяющие «переиграть» партнера. Все приемы манипулирования направлены на создание ситуаций, помогающих манипулятору использовать партнера для достижения своих целей. Е. Доценко на основе анализа работ разных авторов выделил пять групп признаков, характеризующих манипуляцию: 1. Психологическое воздействие как родовой признак понятия; 2. Отношение манипулятора к другому как к средству достижения собственных целей; 3. Стремление получить односторонний выигрыш; 4. Скрытый характер воздействия; 5. Использование (психологической) силы, игра на слабостях. Стратегии конструктивного поведения Одно из наиболее известных описаний приемов взаимодействия – это правила ведения конструктивного спора по Станиславу Кратохвилу (табл. 1 и 2 ), включающие описания позитивных и деструктивных приемов вербальной коммуникации в конфликтной ситуации. Начало Содержание J I JJ II Страница 182 из 564 Назад На весь экран Закрыть Таблица 1. Конструктивный спор по Кратохвилу: стиль спора + — 1. Конкретность В споре имеется предмет, нападение или защита сводится к конкретному поведению. Обобщение: поведение называется «типичным», ссылка на события прошедшие или не имеющие отношения к делу. 2. Вовлеченность Оба увлечены, наносят и получают сильные «удары». Один из участников не задействован, находится в стороне от спора, оскорбляется, прекращает спор преждевременно и т.д. 3. Коммуникация Ясная, открытая, каждый говорит за себя, думает то, что говорит. Его можно понять и ответить ему. Хорошая «обратная связь». Слишком частое повторение своих доводов и невнимание к доводам другого. Скрытые признаки непонимания, намеки, неясности «шум». 4. «Честная игра» Не допускаются «удары ниже пояса» и принимается во внимание, сколько может вынести партнер. Аргументы не относятся к предмету спора, но нацелены в чувствительное место. Начало Содержание J I JJ II Страница 183 из 564 Назад На весь экран Закрыть Таблица 2. Конструктивный спор по Кратохвилу: результат спора + — 1. Информативность Что-то узнал (а) или получил (а), научился чему-то новому. Не узнал (а) ничего нового. 2. Отреагирование Исчезла напряженность, уменьшилось озлобление, выяснены претензии. Напряжение не исчезло, а осталось или усилилось. 3. Сближение Спор привел к взаимопониманию и сближению партнеров. Есть ощущение, что это их касается, что так и должно быть. Сохраняют свое достоинство. Партнеры более отдалены, чем прежде. Ощущение, что они не поняты или сильно обижены. 4. Улучшение Устранение проблемы, разрешение ситуации, оправдания, извинения, планы на будущее. Ничего не решено, участник не старается ничего исправить или оставляет это другому и не хочет его простить. Начало Содержание J I JJ II Страница 184 из 564 Назад На весь экран Закрыть Наиболее распространенными приемами ведения обсуждения и предъявления своей позиции являются приемы аргументации и контраргументации . К техникам аргументации обычно относят предъявление аргументов, развертывание аргументов и метод положительных ответов, а к техникам контраргументации – «перелицовку» аргументов партнера, их расчленение и встречное развертывание аргументации. Например, метод положительных ответов предполагает постановку конкретных вопросов, с помощью которых по каждому отдельному пункту достигается согласие оппонента. Тем самым, оба партнера постепенно приходят к одному выводу. Метод перелицовки направлен на подведение партнера к противоположным выводам с помощью постепенного прослеживания решения проблемы вместе с ним. Метод расчленения предполагает конкретизацию и разделение аргументов партнера с их последующей проработкой и т.д. Источник: Гришина, Н. В. Стратегии конструктивного и деструктивного поведения в конфликте / Н. В. Гришина [Электронный ресурс]. – Режим доступа: www.elitarium.ru . – Дата доступа: 02.01.2018. Начало Содержание J I JJ II Страница 185 из 564 Назад На весь экран Закрыть Тема 9. Организация коллективных форм делового общения 9.1 Классификация коллективных форм делового общения Эти термины определяют форму мероприятия. Ассамблея (фр.) – собрание. Коллоквиум (лат.) – научное собрание, на котором заслушиваются и подробно обсуждаются доклады на определенную тему. Конгресс (лат.) – большой съезд, крупное совещание, как правило, международного характера. Конференция (лат.) – собрание, совещание представителей каких-либо организаций, групп, а также отдельных лиц для обсуждения определенных вопросов. Семинар (лат.) – групповые занятия для какой-либо специальной подготовки либо для повышения квалификации. Симпозиум (лат.) – совещание (часто международное) по какому-либо научному вопросу. Съезд – собрание представителей каких-нибудь организаций или групп населения. Фестиваль (лат.) – массовое празднество, широкая общественная праздничная встреча, показ достижений в какой-либо сфере искусств. Форум (лат.) – массовое, представительное собрание, съезд. Позднее появились такие, ставшие распространенными, виды деловых встреч, как биржи контактов, круглые столы, мастер-классы, семинары-презентации, тренинги и др. Биржа контактов – способ оперативного установления новых деловых (обычно международных) связей, при котором заранее объявляется о прибытии представителей какой-либо отрасли, региона, страны и т.п., собираются сведения о желающих познакомиться с ними, и составляется достаточно краткое во времени расписание встреч-знакомств. Начало Содержание J I JJ II Страница 186 из 564 Назад На весь экран Закрыть Круглый стол – форма обсуждения какой-либо проблемы, где ведущий (так называемый панелист) обозначает суть проблемы, различные точки зрения и подходы для ее решения, а затем предоставляет возможность высказаться участникам (обычно заранее подготовленным) и комментирует эти выступления. Мастер-класс – демонстрация какой-либо технологии или умения мастером своего дела. Семинар-презентация – представление какого-либо товара (проекта – Г.З.) или фирмы для ознакомления и последующего всестороннего обсуждения. Тренинг – семинар, на котором главное внимание уделяется практическим занятиям с обучаемыми с целью выработки и закрепления каких-либо навыков. Источник: Пасмуров, А. Я. Как эффективно подготовить и провести конференцию, семинар, выставку / А. Я. Пасмуров. – СПб. : Питер, 2006 [Электронный ресурс]. – Режим доступа: clck.ru . – Дата доступа: 02.01.2018. 9.2 Деловое совещание как особая форма общения Деловые совещания являются формой открытого обсуждения среди коллектива текущих актуальных задач. Деловое совещание проводят в том случае, если появляется повод обменяться данными, нужно выявить мнения, проанализировать сложные ситуации и поставить важную производственную задачу. Деловое совещание проводится с целью выработать необходимую стратегию решения текущих и актуальных задач, стоящих перед компанией. При организации совещания в деловом общении все сводится к следующим стадиям: собрать, а затем переработать данные; скоординировать работу сотрудников и действия служб; наметить и начать решение поставленных задач. Классификация и виды деловых совещаний. Деловые совещания разделяют по следующим показателям. Принадлежность социальной сфере: мероприятия административного характера; научные либо научно-технические обучающие мероприятия; симпозиумы; конференции; съезды; политические деловые Начало Содержание J I JJ II Страница 187 из 564 Назад На весь экран Закрыть переговоры; собрания профсоюзов и подобных социальных конгломераций; объединенные деловые совещания. Типы деловых совещаний в зависимости от масштаба привлечения людей: международные; республиканские; отраслевые; региональные; областные; городские; районные; локальные (внутри компании либо ее отделов). По месту проведения: локальные; выездные. По периодичности проведения: регулярные; периодические (проводятся время от времени, вне какой-либо системности). По числу участников: в ограниченном кругу лиц (менее пяти человек); расширенное количество лиц (менее двадцати); представительные деловые совещания (двадцать и более). Также совещания в деловом общении классифицируют по тематике поднимаемых проблем, по его организационной структуре и цели. В зависимости от желаемых итогов делового совещания переговоры делятся на инструктивные, оперативные и ситуационные. Цели инструктивных совещаний: они проводятся ради передачи важных данных, а также распоряжений от начальства подчиненным ради четкого выполнения этих распоряжений. Всех участников информируют о принятом руководящим лицом компании решении, происходит распределение обязанностей, дается инструктаж. Кроме того, поднимаются и разъясняются непонятные вопросы, назначается дедлайн и стратегия выполнения задач. Целью оперативного совещания является освещение всех данных о том, каким образом протекает рабочий процесс и каких результатов удалось достичь, а также передаются важнейшие распоряжения с целью их оперативной реализации. Этот вид отличается от предыдущего типа деловых встреч тем, что информация поступает снизу вверх по иерархии управления. Его участники рассказывают о ходе продвижения работы своим руководителям. Такие деловые беседы носят регулярный характер, проводятся в определенное время, а состав участников, как правило, не меняется. Здесь нет какой-то специфической темы делового совещания, обычно она посвящена ближайшим задачам текущего дня, а также предстоящих 2–3 дней. Начало Содержание J I JJ II Страница 188 из 564 Назад На весь экран Закрыть Цель проблемных совещаний (ситуационных) – нахождение лучшего решения конкретной проблемы в срочном порядке. При ведении делового совещания проблемного вида применяется модель рефлексивной рамки. Прийти к оптимальному решению можно, используя приведенные ниже способы: решение находят, не готовясь к нему предварительно. К итоговому решению приходят после обсуждения всех мнений, которые участники высказали в процессе заседания; выбирается самое правильное решение из двух либо более вариантов, приготовленных для деловой встречи заранее; решение руководитель нашел еще перед заседанием, затем сомневающиеся участники делового совещания убеждаются в его оптимальности и оно утверждается окончательно. Классифицируя деловые совещания по формам проведения, их делят на: диктаторские. Особенности деловых совещаний диктаторской формы: право голоса есть только у руководителя; руководитель представляет подчиненным свои взгляды и выдает указания в одностороннем порядке. Подобные совещания сохраняют иерархию сотрудников, постановка задач максимально четкая, решения принимаются оперативно. Автократичные являются одной из форм диктаторских совещаний. В процессе руководитель задает вопрос, участники дают ответы. Выступления участников делового совещания происходят после разрешения или указания руководителя. Число участников такой деловой встречи ограничено. Эта форма делового совещания является по сути своего рода отчетом подчиненных перед начальством, во время которого участники имеют возможность изложить свои взгляды. Сегрегативные деловые совещания предусматривают ситуацию, когда начальник самостоятельно решает, кого из участников он будет выслушивать, а также назначает того, кто будет выступать. Дискуссионные – это самый демократичный метод разрешения проблемных ситуаций. Подобные деловые совещания организуются, если необходимо скоординировать действия служащих или различных отделов. Совещания проводит Начало Содержание J I JJ II Страница 189 из 564 Назад На весь экран Закрыть руководитель или председатель, которого избрали участники. Число участников обычно не более 15 человек. Все участники такого делового совещания могут высказывать свою позицию свободно. Это ведет к тому, что ответственность за реализацию намеченных задач максимально ложится на участников, у всех есть возможность открыто обсуждать любые мнения, в том числе руководителя, а это ведет к сплоченности команды. Произвольные деловые совещания обычно уместны тогда, когда обмениваются взглядами сотрудники, профессиональная деятельность которых плотно взаимосвязана. Деловые совещания проходят без организатора, не имеет повестки дня и там не принимают итоговых решений. Пример подобного совещания: когда некритичная проблема обсуждается руководителем, его заместителями, помощниками и ведущими специалистами. Общие правила проведения делового совещания. Руководящая должность подразумевает постоянное взаимодействие с большим числом работников, грамотное делегирование полномочий и ответственности. Все решения должны быть представлены к обсуждению, поэтому организации и проведения делового совещания не избежать. У руководителя не должно быть негативного отношения к планеркам, ведь из дискуссий можно извлечь максимальную пользу. Есть определенные правила деловых совещаний. Не жалейте времени на подготовку делового совещания. Вам нужно наметить план делового совещания и итоговый результат. Это не займет большого количества времени, но даст положительный результат. И распределите выступающих по очередности. Зачастую специалисты стараются заполнить время лишними разговорами, даже если мысль можно выразить всего в нескольких предложениях. Начальник должен понимать суть выступления и четко отделять его от ненужных, лишних слов. Эмоциональные всплески гарантированно плохо сказываются на итогах делового совещания. Важно избегать ненужной эмоциональности, так вы сможете посвятить намного больше времени продуктивному обсуждению. Когда специалисты узкого профиля Начало Содержание J I JJ II Страница 190 из 564 Назад На весь экран Закрыть используют специфическую лексику, это сильно понижает доступность деловой беседы для остальных присутствующих. Настаивайте на применении простых и понятных терминов либо их пояснении, если они действительно необходимы для понимания сути проблемы. Мнение руководителя не должно озвучиваться до конца обсуждения, чтобы не влиять на объективность мнений подчиненных. Подготовка делового совещания: 5 шагов, чтобы все прошло идеально. Шаг 1. При решении о потребности в деловом совещании руководителю нужно заранее продумать вопросы, которые необходимо будет решить. Решать имеющиеся проблемы группой есть смысл в том случае, если: проблема считается больше трудной, чем легкой, а возможность того, что у одного человека есть все нужные данные, требуемые для решения проблемы, довольно мала; считается оптимальным разделение ответственности за принятие совместного решения рассматриваемой проблемы; являются желательными альтернативные варианты решения; будет полезным учет разных мнений; руководство хочет, чтобы все работники ощущали себя одной из частей общего процесса, либо собирается завоевать их доверие; участникам группы требуется больше узнать друг о друге. На этом шаге <. . . > следует провести анализ альтернативных возможностей, касающихся организации делового совещания: решения руководства более высокого уровня; решения возникшего вопроса в ходе телефонного разговора; решения в виде селекторного совещания; в форме возможности объединения с запланированными деловыми совещаниями. При той ситуации, когда итогом проведения будет убежденность, что деловое совещание необходимо, его следует провести. Иначе от идеи с собранием лучше отказываться. Шаг 2. После принятия решения о потребности провести деловое совещание выясняют перечень конкретных вопросов и список присутствующих на мероприятии. При подготовке перечня решаемых на собрании вопросов нужно разъяснить не только суть готовящихся на вынесение проблем и основную тему проводимого делового совещания, но и критерии, которым должен подходить Начало Содержание J I JJ II Страница 191 из 564 Назад На весь экран Закрыть итог совещания. Кроме того, нужно определить, кто и в какой форме проведет подготовительную деятельность. Нередко есть необходимость в сборе рабочей группы для проведения подготовки – озвучить повестку делового совещания, провести предварительные собрания в структурных подразделениях. Основные ошибки во время формирования повестки дня: отсутствие базовой тематики совещания (не обеспечено их четкое разделение и аналитика); присутствующие предварительно не ознакомлены с содержанием рассматриваемой ситуации; добавление вопросов, отличающихся друг от друга объемом и сутью, из- за этого деловое совещание может стать обсуждением, а порой и спором отдельных его участников либо рабочих групп. По этой причине повышается количество участников, оказавшихся только в роли слушателей; отсутствие четкого вопроса на повестке дня и предложение к рассмотрению неожиданно возникших тем или каких-то малозначительных проблем. Шаг 3. При назначении количественного и именного состава участников делового совещания важно крайне щепетильно подходить к этому вопросу. Так, совершенно не нужно обязательно на все совещания приглашать руководство структурных подразделений. Участвовать в деловом совещании следует работникам, являющимся максимально компетентными в поднятой проблеме. А на практике ими часто становятся вовсе не начальники отделов. <. . . > Оптимальный вариант – выбор числа участников делового совещания в соответствии с количеством обсуждаемых вопросов. Основной критерий при выборе будущих участников – уровень компетентности этих людей в решаемых на собрании вопросах. Звать больше участников, чем нужно, или сотрудников значимых должностей только из желания повысить статус обсуждения – контрпродуктивное решение. Шаг 4. Выяснив, кто примет участие в деловом совещании, нужно определить день и время. Как правило, под деловое совещание внутри отдела или подразделения выбирают один и тот же день недели. Это позволяет участникам заранее распланировать рабочее время дня и подготовиться к собранию. Самым подходящим Начало Содержание J I JJ II Страница 192 из 564 Назад На весь экран Закрыть днем для собрания считают среду либо четверг, т.к. график работоспособности в течение недели отличается существенным спадом в начале и в конце рабочей недели. Для собрания следует правильно выбирать время – после обеда, а не утром. По теории биоритмов у людей за рабочий день отмечается два пика увеличенной работоспособности: от 11 по 12 ч. и от 16 по 18 ч. Поэтому более правильно – проводить деловое совещание во второй половине рабочего дня, что станет, кстати, дополнительным стимулом для участников общаться оперативно и успешно, чтобы не затягивать совещание до поздней ночи. Основные ошибки, допущенные в ходе установки длительности делового совещания: заранее не оговорена длительность проведения делового совещания; меняется длительность проведения совещания; деловые совещания ожидаются чересчур долгими; отсутствуют перерывы; отсутствуют ограничения по времени на чтение докладов и выступления; у участников нет навыка коротко и четко объяснять свое мнение. Местом организации более 70% деловых совещаний оказывается кабинет руководителя фирмы. В большинстве случаев участники делового совещания присаживаются за стол прямоугольной формы. Это считается очень неудобным как руководителю, так остальным лицам на деловом совещании. Более подходящий вариант – трапециевидная форма стола. В этой ситуации нахождение за столом не мешает никому. Каждый присутствующий на заседании человек спокойно видит остальных. В помещении необходима хорошая звукоизоляция, оптимальная температура и влажность воздуха. Также здесь должна присутствовать удобная мебель, вентиляция и пр. Банальный совет, но нельзя его обходить, ведь если сотрудникам будет некомфортно, они будут думать только о том, как покинуть помещение. Основные ошибки, допущенные в подборе места для делового совещания: деловые совещания постоянно происходят в кабинете директора (для совещаний нужно обязательно выделить переговорную комнату); во время встречи параллельно Начало Содержание J I JJ II Страница 193 из 564 Назад На весь экран Закрыть происходят переговоры по телефону и принимаются посетители; помещение для делового совещания не имеет подходящую технику и достаточное освещение. Шаг 5. Это заключительный этап при организации делового совещания – происходит ознакомление участников с повесткой дня и тематическими материалами. Каждому следует перед деловым совещанием узнать про его тему и задачи. Это позволит в дальнейшем успешно организовать совещание, т.к. каждый его участник сможет предварительно подготовиться к заседанию. Порядок и особенности проведения деловых совещаний. Начало делового совещания. Совещание следует открывать в предварительно согласованное время. Руководителю стоит первым выступать с речью, где он упоминает тематику совещания, рассказывает о своей программе и выбранных к обсуждению задачах. Следует убедить сотрудников в особом значении предложенных к рассмотрению проблем, чтобы у них появился стимул их обсуждать. Еще возможно сразу же выбрать проблемные моменты, которые будут оговариваться далее. Чтобы повысить мотивацию, следует вызвать заинтересованность работников в ведении дискуссии. Проведение деловых совещаний в обязательном порядке требует заполнения протокола. Организация дискуссии. Рассмотрим возможные способы ведения дискуссии. Для грамотно построенной дискуссии следует обеспечить непринужденность и дружелюбность. Не нужно делать акцент на клише и официозе. Это может негативно отразиться на обсуждении. Следует оставаться естественным на всем протяжении дискуссии. Определите способ организации собрания так, чтобы дискуссия развивалась поэтапно и равномерно. В результате удастся получить наилучший результат. Мнение руководителя не аксиома для сотрудников – в противном случае прийти к чему-либо хорошему не получится. Важно выслушать и принять к сведению позицию каждого участника совещания по рассматриваемым проблемам. <. . . > Начало Содержание J I JJ II Страница 194 из 564 Назад На весь экран Закрыть Завершение совещания. В ходе закрытия обсуждения руководителю требуется озвучить его итоги и наметить способы реализации общего решения. Необходимо обеспечить завершение совещания на позитивной ноте. Только так все присутствующие поймут, что их труд принес помощь, что они добились прогресса. Результаты дискуссии заносятся в специальный протокол. Его копию передают тем работникам, кто не был на собрании, но предполагают свое участие в принятии решения. Стиль делового общения и роль руководителя в трудовом коллективе могут непосредственно влиять на результат. Если в организации есть одно тоталитарное мнение руководителя, то дружественного обсуждения добиться не получится. Начальству следует перейти к коллегиальному взаимодействию со своими подчиненными, тогда будет возможно открытое обсуждение для наибольшей результативности. Текст адаптирован для самостоятельной работы студентов на основании: Деловое совещание как особая форма общения [Электронный ресурс]. – Режим доступа: www.kom-dir.ru . – Дата доступа: 02.01.2018. 9.3 12 заповедей руководителя при проведении совещаний Этап проведения совещаний Руководителю следует начинать совещание с приветствия, краткого обзора повестки дня, напоминания о мобильных телефонах и передачи слова для доклада по первому вопросу. Затем идет рассмотрение тем, вопросов и поручений повестки дня, с выступлениями, полемикой, обсуждением и выработкой решений, включая запись соответствующих формулировок в проект протокола совещания. Этап проведения совещания заканчивается, когда повестка дня исчерпана, и проект протокола сформирован, после чего руководитель подводит итоги обсуждения и переходит к этапу завершения совещания. Начало Содержание J I JJ II Страница 195 из 564 Назад На весь экран Закрыть Этап проведения в обиходе считается зачастую не только основным, но и единственным этапом служебных совещаний, а что было до совещания и что должно быть после него иногда рассматривается просто как фон из второстепенных событий. Нам следует помнить, что при плохой организации и слабой подготовке собственно процесс совещания не может быть эффективным, а если еще и не контролировать его результаты – итоги этих мероприятий будут скорее отрицательными для компании (подразделения, группы). |