Тайм-менеджмент Планирование и контроль времени - Берд П.. Для широкого круга читателей
 Скачать 7.85 Mb.
|
|
УДК 65.01 ББК 65.290-2 (4Вел) Б48 www.natahaus.ru Электронная версия данной книги создана исключительно для ознакомления! Реализация данной электронной книги в любых интернет-магазинах, и на CD (DVD) дисках с целью получения прибыли, незаконна и запрещена! По вопросам приобретения печатной или электронной версии данной книги обращайтесь непосредственно к законным издателям, их представителям, либо в соответствующие организации торговли! www.natahaus.ru Берд П. Б48 Тайм-менеджмент: Планирование и контроль вре- мени / Поли Берд. — Пер. с англ. К. Ткаченко. — М.: ФАИР-ПРЕСС, 2004. — 288 с. — (Начальная шко- ла бизнеса). ISBN 5-8183-0540-6 (рус.) ISBN 0-340-70463-2 (англ.) С этой книгой вы сможете превратить время из крайне неудобного противника в надежного союзника и друга. Вы узнаете, как распланировать свой день, чтобы работать бо- лее эффективно, продуктивно и все успевать, включая и то, на что прежде времени у вас не хватало. При этом вам не придется прибегать к жесткому режиму, не допускающему отклонений от графика и импровизаций, вы всего лишь научитесь успешно справляться с тем в вашей жизни, что действительно важно. Для широкого круга читателей. УДК 65.01 ББК 65.290-2 (4Вел) Все права защищены. Никакая часть данной книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме без письменного разрешения владельцев авторских прав. Эта книга представляет собой ясное, доступное каждому изложение способов управления личным временем — иными словами, помогает человеку овладеть искусством организации своей жизни. При этом вам, читатель, не понадобится ни мудреное оснащение, ни многочисленный штат сотрудников, ни полугодовой перерыв в делах. Главное, что от вас требуется, — это готовность, не откладывая, последовать на практике изложенным в книге ре- комендациям. Управлять временем просто. Надо лишь изменить методы своей работы и эффективно использовать высвободившееся в итоге время. Только и всего. Большинство из нас не задумываются об орга- низации повседневных дел и беспорядочно тратят на них силы и время. Между тем существуют дела обязательные, имеющие четкую временную орга- низацию — например, работа в офисе, занятие в учебном заведении или заранее спланированный досуг, — и дела, время и сроки исполнения кото- рых зависят целиком от нас и которыми мы чаще всего занимаемся бессистемно, в надежде, что они как-нибудь переделаются. Следствием подобного отношения ко времени, как правило, являются крушение планов, постоянное пребывание в ситуации цейтнота, ощущение хрони- ческого недостатка времени. Мы хватаемся то за одно, то за другое, а в результате — гора несделанного и стресс. Страдают работа, личная жизнь. И при этом мы с ужасом сознаем, что время уходит впустую. 5 Решение проблемы — в управлении временем. Вы сможете контролировать его путем принятия решений о том, чем хотите его заполнить и когда станете заниматься тем или иным делом. Речь идет отнюдь не о жестком режиме жизни, не допускаю- щем ни отклонений от установленного графика, ни импровизаций, но об обретении способности ус- пешно справляться с тем, что является для вас дей- ствительно важным. Благодаря умению управлять временем вы по- высите эффективность своей деятельности за счет контроля над тем, что делаете и когда делаете. Вдо- бавок вы получите в свое распоряжение больше вре- мени для отдыха — а это важный элемент подза- рядки жизненных «аккумуляторов», поддерживаю- щий способность справляться со всем тем, что поминутно подбрасывает жизнь. Управление временем предполагает изучение и совершенствование техники его использования. Сна- чала нужно проанализировать ежедневный распо- рядок своих дел и только после этого принимать конкретные решения по его улучшению. Но сколь бы искусно вы ни планировали свои дела, выполнить их с максимальной продуктивнос- тью не удастся, если вы не избавитесь от неэффек- тивных в плане использования времени видов дея- тельности. Отказавшись от необязательных или бес- полезных действий, вы высвободите больше времени на то, что вам действительно нужно, будь то в ра- боте, дома или в сфере досуга. Книга начинается вопросом о том, как вы хоти- те распорядиться своей жизнью, и разъяснением, как выяснить, насколько эффективно вы использу- ете свое время. Вы сможете определить, какие ваши 6 действия являются не более чем пустой тратой времени, и, как следствие, избежать временнбх по- терь. Далее предлагаются способы рационального планирования времени, с тем чтобы наиболее важ- ные дела выполнялись в наиболее подходящее вре- мя и в требуемые сроки. Затрагиваются такие свя- занные с потерей времени аспекты, как работа с бумагами, телефонные разговоры и собрания. А для того чтобы вы не оказались единственным обитате- лем офиса, работающим на уровне оптимальной эффективности, в книге предложены методы вне- дрения практики рационального использования вре- мени в работу всего вашего персонала. Для изучения предлагаемой техники вам не по- требуются месяцы серьезного исследования вопро- са. Вы усвоите ее быстро — в процессе знакомства с этой книгой. Используйте приведенные в ней сове- ты на практике по мере чтения, таким образом, постепенно перестраиваясь на более продуктивный и здоровый образ жизни. Не впадайте в панику, если что-то не будет по- лучаться сразу. Пробуйте еще и еще, и через неко- торое время новый способ организации собствен- ной жизни войдет в привычку. Прочитав эту книгу, вы научитесь успешно справляться со множеством дел, при этом имея боль- ше времени для досуга. Из крайне неудобного противника время превратится в вашего надежного союзника и друга. В этой главе читателю предлагается проанали- зировать свои планы на будущее. В ней разъясняет- ся, как определиться с собственными жизненны- ми приоритетами и целями, отдаленными и бли- жайшими, и какие задачи перед собой поставить для их достижения. Познакомившись с материалом главы, читатель будет иметь четкое представление о том, чего он действительно хочет достичь в своей жизни. К чему вы стремитесь? Подобно большинству людей, вы, вероятно, имеете перед глазами достаточно ограниченную перспективу своего будущего. Планируете сделать намеченную работу, затем вернуться домой, стара- етесь, чтобы у вас осталось достаточно времени для отдыха. Однако если вы не устремите взгляд в более отдаленное будущее и не выясните для себя, чего хотите добиться в жизни, то не сможете и сплани- ровать свой путь к достижению желанных целей. Ваша жизнь наверняка проходит в постоянной спешке. Вы спешите сделать работу, но ее стано- вится все больше и больше. Вы мечетесь, беретесь 8 за десятки дел разом, и времени ни на что не хва- тает. Вероятно, вам хорошо знакомо состояние, когда голова идет кругом от количества того, что необходимо втиснуть в рамки дня. Вы чувствуете, что успеваете только реагировать на обращения к вам окружающих и телефонные звонки. Ни о каком контроле над течением жизни и речи не идет. Как следствие — нервные срывы, усталость, пессимизм. Но взгляните на известных вам преуспевающих людей. Как им удается столько всего вмещать в свою жизнь и при этом оставаться хозяевами положения? Известное изречение: «Если хочешь, чтобы дело было сделано, поручи его занятому человеку» — в полной мере справедливо. Этих людей, похоже, не- возможно ошеломить объемом работы. Они все ус- певают потому, что имеют четкое представление о том, чего хотят, к чему стремятся в жизни. Столь же ясно они представляют и то, как достичь желаемо- го. Обладая ясным видением будущего, эти люди преуспевают, справляются с делами, чувствуют себя счастливыми, поскольку сохраняют контроль над временем, чем и обеспечивают достижение своих жизненных целей. Как компания, не располагаю- щая ясными перспективами, терпит крах, так и вы, не имея четкого представления о том, куда идете, растрачиваете жизнь впустую. Кто вы — Боб или Бетти? Будьте честны перед самим собой и ответьте на вопрос: на кого из этих двух людей вы больше по- хожи? Боб регулярно просыпает, является на работу с опозданием и живет с постоянным ощущением 9 загнанности и усталости. На его столе громоздятся кипы бумаг, и он всегда не может найти ту, кото- рая нужна в данный момент. Ему кажется, что дела никогда не переделать. Боб бесконечно отвлекается на обращения к нему окружающих и телефонные звонки. Он мечется между собраниями, заседания- ми и брифингами, ему катастрофически не хватает времени, чтобы спокойно сесть и заняться, нако- нец, основным делом. Каждый рабочий день пре- вращается в один нескончаемый аврал. Домой он обычно приходит поздно, усталый и, наскоро поев, вновь берется за работу. Домашние жалуются на то, что совсем его не видят. Боб постоянно недоволен собой, поскольку ему никак не удается до конца разобраться с делами, отсюда — непроходящее стрессовое состояние. Между тем его начальство начинает задаваться вопросом, действительно ли он соответствует занимаемому месту. Впрочем, возможно, вы больше походите на Бетти? Она каждое утро встает в одно и то же время и, прежде чем — опять же вовремя — отправиться на работу, не спеша готовит себе основательный завтрак. Работы у нее ничуть не меньше, чем у Боба, однако ей удается держать ситуацию под контролем. Ее стол не образец порядка, но бумаг на нем не так много, и рабочее место выглядит опрятно. Все в ее кабинете организовано так, что она может быстро найти любую нужную вещь. Ее тоже отвлекают от работы, но не в пример меньше, чем Боба, и она умеет быстро разобраться с большинством вопро- сов. Бетти присутствует только на тех собраниях, которые напрямую связаны с ее работой, и всегда тщательно к ним готовится. Над основным пору- ченным ей проектом она регулярно работает в те- 10 чение последних двух недель, и дело близко к за- вершению. Критические моменты в ее работе слу- чаются реже, чем у Боба, и справляется она с ними без суеты. Бетти редко работает допоздна и редко берет работу на дом, посвящая ей в этом случае максимум час. У нее остается достаточно времени для отдыха и общения с домашними и достаточно энергии, чтобы заняться другими интересующими ее вещами. Начальство считает Бетти компетентным специалистом, успешно справляющимся с работой, а также эрудированным и социально активным че- ловеком с широким кругом интересов. У нее репу- тация перспективного работника, кандидата на ско- рое повышение. Большинство людей хотели бы походить на Бет- ти, а между тем основную часть времени проводят в характерной для Боба хаотичной суете. Но для вас, читатель, не все потеряно. Эта книга поможет вам стать организованным, преуспевающим человеком. Принцип 80/20 Знаете ли вы, что 80% работы выполняются вами за каких-то 20% рабочего времени, что 20% работы обеспечивают 80% конечного результата, что 20% менеджеров делают 80% всей работы?.. Примеры, подтверждающие верность принципа 80/20, можно отыскать повсюду. Принцип известен также как «за- кон Парето» — по имени экономиста Вильфредо Парето, открывшего это соотношение. Что же означает лично для вас факт, что только 20% времени тратится вами на действительно про- изводительный труд, а остальные 80% уходят на маловажные и совсем необязательные дела? 11 Это обстоятельство еще раз подчеркивает, как важно четко представлять себе, чего именно хочешь достичь в жизни. Определившись с целями, вы долж- ны рассматривать их как безусловно приоритетные и посвящать им те самые 20% своего времени и усилий. В итоге вы сможете добиться большего при мень- ших трудозатратах. Ясные цели помогут определиться с приорите- тами. Все дела, которые помогают вам достичь по- ставленных целей, необходимо рассматривать как приоритеты высшего порядка. Они-то и должны составлять содержание ваших наиболее продуктив- ных 20% работы. Приложите к их выполнению мак- симум усилий. Остальные 80% дел можно или пере- делать позже, или переделать другим, или попросту проигнорировать. Первые шаги в обретении контроля Вам необходимо обладать четким видением соб- ственного будущего. Вместо того чтобы пассивно реагировать на ход событий, по сути, подчиняя свою жизнь воле других людей, сражаясь с кризисными ситуациями или действуя в силу привычки, вы мо- жете сами руководить течением своей жизни. Но прежде следует знать, чего вы, собственно, хотите. Чем вы хотите заниматься через пять, десять, двадцать лет? Чего хотите достичь к моменту выхо- да на пенсию? Какой образ жизни хотите вести на пенсии? Поставьте себе целью максимально при- близить свою жизнь к своим мечтам. Определенность в жизненных целях и задачах поможет реализовать мечты или по крайней мере ощутимо продвинуться по пути их осуществления. 12 Определенность в целях поможет вам соответ- ствующим образом организовать жизнь. Возможно, сначала вам будет казаться, что приноровиться к новым для себя требованиям не удастся и с заду- манным не справиться. Но поверьте, когда вы будете четко представлять, к чему намерены в итоге прий- ти, дорога уже не будет казаться такой трудной. Выявите ключевые аспекты своей жизни Во-первых, решите, какие жизненные аспекты являются важнейшими, ключевыми для вас. Кто вы: работник, родитель, верующий, член обществен- ной организации, спортсмен? Сверившись с этими и подобными ролями, определите, в рамки каких общих категорий вписывается ваша жизнь. Задайте себе вопрос: «Что является для меня важным?» Впол- не вероятно, что у вас получится следующий пере- чень жизненных интересов: семья; работа; досуг; общественная деятельность по месту житель- ства; религия; деньги; здоровье. В каждой из этих сфер должны существовать цели, которых вы стремитесь достичь. До тех пор пока цели не определены, вы не сможете понять, что вам по- требуется для их достижения, а значит, не сможете 13 решить, как оптимальным для их достижения обра- зом следует организовать свое время. Каковы ваши сокровенные желания? Отгоните мысли о предстоящей завтра работе, о собрании в местном общественном центре, на ко- тором предстоит присутствовать. Посвятите час из- ложению на бумаге всех своих желаний, даже са- мых фантастичных, всего, чего вам хотелось бы до- стичь. Включите в список устремления и амбиции, имеющие отношение ко всем ключевым аспектам вашей жизни, как профессиональным, так и лич- ным. Например: стать директором; работать не больше четырех часов в день; порыбачить три месяца в Шотландии; жить в Китае; принять участе в родео; купить «роллс-ройс». Не стесняйтесь, дайте волю своей фантазии. Не- которые желания могут оказаться невыполнимыми (возможно, насчет директора это уж вы хватили!), но, по крайней мере, они способны указать общее направление движения. Другие, как, например, рыбалка, могут быть включены в планы на будущее и в конечном итоге реализоваться. Если будут вре- мя и деньги. Примите в расчет свои сожаления о чем-то не- сделанном, тайные желания, что-то, что вам хоте- лось бы делать лучше, что вы сделали бы, будь у вас больше свободного времени, — словом, не упу- стите ни один из элементов своей идеальной жизни. 14 Не пишите того, что принято желать, чего же- лают вам другие, внесите в список только свои соб- ственные цели, сколь бы странными или даже бре- довыми они ни казались. Если ваша фантазия про- стирается до самых далеких звезд — что ж, пусть вы на них не попадете, но, по крайней мере, дадите себе шанс отправиться к планетам поближе. Постарайтесь определить цель (а желательно три) по каждой из жизненных сфер. Предположим, что цели в плане вашей семейной жизни будут следующие: проводить с семьей больше времени; вместе путешествовать; находить время на помощь детям в выполне- нии домашних заданий; быть внимательнее к супруге, устраивать за- поминающиеся события. Изложив таким образом на бумаге свои намере- ния, вы сможете оценить, в пользу каких аспектов жизни вам предстоит перераспределить время. В чем они, ваши таланты? Составьте перечень всех своих способностей и внутренних качеств. Они займут подобающее место в ряду прочих ресурсов, которые помогут вам в до- стижении поставленных целей. Не недооценивайте собственный личностный потенциал. Ни один на- вык, дар или источник внутренней силы не ока- жется лишним, бесполезным — идет ли речь о сме- лости, способностях в рукоделии, честности, та- ланте автомеханика, умении быть хорошим слушателем или умении ладить с людьми. Оцените свои таланты и способности с точки зрения воз- 15 можности их использования при достижении поставленных целей. Не исключено, что часть вре- мени вам придется посвятить самоусовершенство- ванию. Какие ценности вы проповедуете? Цели придадут направление течению вашей жиз- ни. Между тем необходимо подумать и о ценностях, которых вы придерживаетесь, поскольку именно они наделяют ваши цели смыслом и значением. Задай- тесь вопросом: «Какие ценности важны для меня?» Ими могут быть семья, Бог, порядочность, напря- женный труд, сострадание. Перечень должен мак- симально полным. Сформулировав их лично для себя, вы будете сверять с ними всякий сделанный вами выбор, ими же будет определяться ценность целей в ваших соб- ственных глазах. Размышляя о цели, вы станете спра- шивать себя: «Соответствует ли она проповедуемым мною ценностям? Если нет, то стоит ли к ней стре- миться? Не следует ли изменить цель так, чтобы она соответствовала моим ценностям?» Принимая решение о выборе той или иной за- дачи, вы задумаетесь: «Не идет ли работа вразрез с моими ценностями? Станет ли ее выполнение оче- редным шагом к той жизни, к которой я стрем- люсь?» По сути, это будет соответствовать вопросу: «Хочу ли я заниматься данным делом?» Так целесо- 16 образно поступать в отношении всякой открываю- щейся перед вами деятельности. Естественно, есть дела, которые вы просто обязаны выполнить в рам- ках профессиональной и частной жизни. Но при этом можно не предавать свои ценности, а, сообразуясь с ними, устанавливать степень приоритетности по- добных дел. Основные задачи Теперь, когда вы разобрались со своими целя- ми, изложите на бумаге задачи, решение которых позволит достичь поставленных целей. Например, в профессиональной деятельности задачи, выполне- ние которых поможет вам стать директором, могут быть такими: 1. В течение последующих девяти лет каждые три года добиваться очередного повышения. 2. Произвести впечатление на руководство сво- ей проницательностью в финансовых воп- росах. 3. Стать заметной личностью в своей фирме (рис. 1). |