социальное управление. Социальное управление. Департамент социальной защиты населения города Москвы Государственное учреждение города Москвы
 Скачать 2.69 Mb.
|
|
Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Иначе говоря, это конвейер по переработке документов и этот конвейер имеет свои этапы, на которых определенными должностными лицами выполняются определенные действия. Представим, что этот конвейер остановился или на каком-то участке произошел сбой. Каковы будут последствия? Парализация основной деятельности организации. Чтобы этого не произошло, и конвейер работал эффективнее, нужен достаточный уровень подготовки всех, кто стоит у этого конвейера. А участие в этом процессе принимают все сотрудники: одни учитывают, другие - исполняют. СОСТАВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ. Деятельность любого государственного органа власти, его подразделений и 261 подведомственных учреждений обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией государственного органа, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между, например, Департаментом социальной защиты населения, его подразделениями и подведомственными учреждениями, а также с другими органами управления и организациями субъектов Российской Федерации. Функции управления в государственном органе, государственном учреждении реализуются с помощью организационно-распорядительной документации (ОРД), которая включает в себя следующие группы документов: нормативные правовые акты; распорядительные, организационные и информационно-справочные документы. Нормативные правовые акты - принимаемые уполномоченными государственными органами акты, содержащие правовые нормы, то есть нормативные предписания, рассчитанные на неограниченный круг субъектов и многократное или постоянное применение. Это письменные официальные документы, принятые (изданные) в определенной форме правотворческими органами в пределах их компетенции и направленные на установление, изменение или отмену правовых норм. Нормативным правовым актом является постановление. Постановление - нормативный правовой акт, принимаемый в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, установления норм, правил. Распорядительные документы - вид письменного документа, в котором фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности Министерства, подразделений, подведомственных учреждений 262 и отдельных должностных лиц. К распорядительным документам относятся: приказ, распоряжение, указание. Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам. Приказ, распоряжение принимается полномочным на то должностным лицом, действующим на основе единоначалия. Распоряжения и приказы готовят и вносят соответствующие подразделения Департамента. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит отдел кадров. Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок. Преамбула в проектах приказов завершается словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается вразрядку. Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...". В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Должностные лица, до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа. Указание - распорядительный служебный документ, содержащий предписываемые действия конкретному исполнителю для решения оперативных вопросов информационно - методического характера, а также 263 по вопросам, связанным с организацией исполнения распоряжений, приказов, инструкций. Текст указания состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей. Указания приводятся в соответствие с установленным порядком подготовки и оформления приказов. Организационные документы - это документы, регламентирующие задачи и функции, устанавливающие структуру, штатную численность, порядок функционирования и взаимодействия подразделений, порядок действий работников при исполнении повседневных трудовых обязанностей. К организационным документам относятся: положения о Департаменте, структурных и территориальных структурных подразделениях, правила, инструкция, должностные регламенты. Информационно-справочные документы - документы, констатирующие факты, являющиеся основанием для принятия решений и издания распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: протокол, служебное письмо, акт, докладная, объяснительная и служебная записки, стенограмма, план, отчет и др. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части оформляются следующие реквизиты: - председатель или председательствующий; - секретарь; - присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших. Вначале перечисляются члены коллегиального органа, затем - приглашенные с указанием должностей и наименований организаций; - повестка дня; - докладчики по каждому пункту повестки дня. 264 Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов заседаний коллегиальных органов. Служебные письма готовятся: - как ответы о выполнении поручений по входящим документам; - как исполнение поручений по обращениям граждан; - как сопроводительные письма; - как ответы на запросы юридических и физических лиц; - как инициативные письма. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции. Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от первого лица единственного числа: "прошу...", "направляю...". Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, 265 предложения, просьбы, решения и т.д. Датой письма является дата его подписания. Акт - документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события. Текст акта состоит из двух частей - вводной и констатирующей. Вводная часть акта содержит наименование распорядительного документа, на основании которого актируются факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата. Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы. В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. Акты подписываются всеми членами комиссии, при необходимости акты подлежат утверждению руководителем государственного органа. Докладная записка - это документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Объяснительная записка - документ, поясняющий какое-либо действие, факт или событие. Служебная записка (разновидность письма) - форма внутренней переписки. Докладная записка составляется при необходимости уведомления руководителя или вышестоящего органа о каких-либо фактах или событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу. В 266 зависимости от содержания и назначения докладные и служебные записки делятся на информационные и отчетные, а также могут иметь инициативный характер. Текст докладной, служебной записки может состоять из двух частей. В первой части, как правило, излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки, во второй - выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю или вышестоящему органу в связи с изложенными фактами. Записки, составляемые работниками с объяснением причин поведения, проступков, ситуаций (объяснительные записки), могут быть оформлены рукописным способом на стандартном листе бумаги. Стенограмма - дословная запись докладов и других выступлений на конференциях, совещаниях, собраниях или заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии или звукозаписи. Стенограмма конференции, совещания, собрания или заседания коллегиального органа ведется в том случае, когда на обсуждение выносятся важные и сложные вопросы, которые могут вызывать прения. Окончательный текст стенограммы составляется на основании произведенных на конференции, совещании, собрании или заседании коллегиального органа стенографических или звуковых записей и представленных материалов (докладов, справок, проектов решений и т.п.). Текст стенограммы должен состоять из разделов, соответствующих пунктам повестки дня, разделы нумеруются арабскими цифрами. Инициалы и фамилия докладчика печатаются в именительном падеже. Дата, проставленная на стенограмме, должна соответствовать дню проведения совещания, собрания или заседания коллегиального органа. План - документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, а также определяющий конкретных исполнителей. 267 Составляющими пунктами планов являются: - наименование (содержание) работы или мероприятия; - исполнитель; - срок исполнения; - отметка об исполнении. Планы работ или мероприятий должны подписываться должностными лицами, ответственными за их выполнение, с указанием даты подписания. Планы, как правило, подлежат утверждению. Отчет - документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заседаний, командировок и других мероприятий. Текст отчета может состоять из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами в установленном порядке. Отчет должен иметь подписи или визы составителей с указанием даты визирования. ЭТАПЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА. Доставка служебной корреспонденции в адрес отраслевого управления, его подразделений и подведомственных учреждений осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, факсимильной связи, электронной почтой и нарочными. Прием, первоначальная обработка. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяются комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие необходимых реквизитов. Проверка правильности доставки имеет целью выявление корреспонденции, доставленной не по назначению. Конверты с грифом "Лично" регистрируются в журнале учета пакетов и передаются по назначению под роспись в указанном журнале. Остальные документы передаются на регистрацию и предварительное рассмотрение. В правом нижнем углу первого листа основного документа проставляются отметка (штамп) с указанием даты, индекса, входящего регистрационного номера. 268 Регистрация и распределение поступившей корреспонденции. Поступившие документы подлежат регистрации и распределяются на следующие группы: требующие рассмотрения руководством; направляемые непосредственно в подразделения и ответственным исполнителям (к этой группе документов относятся документы, адресованные непосредственно подразделениям или их руководителям). Регистрация поступивших документов производится путем ввода информации о них в автоматизированную систему делопроизводства и документооборота (в электронную форму учета документов) или в журналах (на карточках). Регистрируются все поступившие документы, кроме документов и корреспонденции, не подлежащих регистрации: обзоры печати, книги, газеты, журналы,каталоги,проспекты, документы на иностранных языках без перевода, ведомственные статистические отчеты, рекламные материалы, прейскуранты, ведомственная, пригласительные билеты, поздравительные письма, поздравительные телеграммы и открытки, документы бухгалтерского учета (счета, квитанции, документы без подписей. Ответы на служебные документы регистрируются по тому же принципу с добавлением цифрового индекса подразделения и индекса «исх». Рассмотрение поступивших документов производится в подразделениях и подведомственных учреждениях - руководителями подразделений и подведомственных учреждений и их заместителями. Резолюция руководителя по исполнению документа содержит: конкретные поручения исполнителю или исполнителям, которым направляется документ; предписываемые действия, порядок и сроки исполнения; подпись руководителя и дату. После рассмотрения руководителями структурных подразделений и подведомственных учреждений документы возвращаются в службы 269 делопроизводства структурных подразделений и подведомственных учреждений для внесения отметки о прохождении документа, а затем направляются на исполнение. На документах с отметкой "Контроль" и документах с поручениями, требующими ответа, перед направлением их на исполнение проставляется отметка (штамп) "Подлежит возврату". Выдача документов представителям (нарочным) структурных подразделений производится под роспись в специальном журнале (разносной книге). Виды регистрационного учета 1. Учет нормативных правовых документов: - поступившие нормативные правовые документы из вышестоящих организаций; - приказы по основной деятельности; - приказы по личному составу; - распоряжения по основной деятельности. 2. Учет обращений граждан. 3. Учет служебных входящих документов. 4. Учет служебных исходящих документов. Исполнение документов осуществляется после рассмотрения руководителем. Документы передаются службами делопроизводства в соответствии с поручением (резолюцией) на исполнение под расписку в используемой учетной форме (регистрационно-контрольной карточке). Подготовленный ответ на исполняемый документ передается на подпись руководителю подразделения (подведомственного учреждения) вместе с этим документом. Ответ подписывается руководителем в соответствии с установленными полномочиями и правами и передается вместе с исполняемым документом в службы делопроизводства подразделений и подведомственных учреждений для регистрации и отправки. 270 Во всех случаях, исполнение документов начинается с момента их поступления в подразделения (подведомственные учреждения), при этом исполнитель проект исполненного документа должен представить на подпись не позднее 7 суток до установленного срока исполнения или подготовить предварительный ответ. Копия документа-ответа помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел подразделения (подведомственного учреждения) вместе с входящим документом, на который был подготовлен ответ, или с копией входящего документа. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов. При подготовке и оформлении документов используются следующие реквизиты: Герб города Москвы (при необходимости), наименование организации, справочные данные об организации; наименование вида документа, дата документа, отметка о поступлении документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа, гриф ограничения доступа к документу, адресат, гриф утверждения документа, резолюция, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст документа, отметка о наличии приложения, подпись, гриф согласования документа, визы согласования документа, печать, отметка о заверении копии, отметка об исполнителе, отметка об исполнении документа и направлении его в дело. В процессе подготовки документов необходимо соблюдать следующие правила оформления реквизитов: Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации. При оформлении реквизита "Справочные данные об организации" указывается почтовый адрес; номера телефонов (справочная служба), факсов, адрес электронной почты и др. |