Основы менеджмента - Под редакцией Афоничкина А.И.. Москва СанктПетербург Нижний Новгород ВоронежРостовнаДону Екатеринбург Самара НовосибирскКиев Харьков Минск
 Скачать 6.09 Mb.
|
|
Перечень информационных характеристик и их область определения Информационные характеристики Область определения характеристик № п\п наименование характеристики идентификатор S G SG P 1 Содержательность χ 1 2 Полезность β 1 3 Важность ϕ 1 4 Глубина описания ξ 1 1 5 Значимость η 1 1 6 Полнота описания ζ 1 7 Новизна ν 1 1 8 Точность υ 1 1 9 Достоверность δ 1 1 1 10 Старение κ 1 1 1 11 Доступность σ 1 1 12 Количество λ 1 1 13 Актуальность τ 1 14 Оперативность ω 1 15 Информативность ε 1 1 16 Ценность α 1 1 Глава 5. Информационное обеспечение менеджмента 196 196 196 196 196 правило, избыточна). Понятие полезности можно трактовать достаточно широко, связывая ее с такими характеристиками, как достоверность, точность и полнота описания, своевременность и др. В самом деле, для принимаемого решения недо стоверная или неполная информация теряет часть своих качеств и требует иных подходов при формировании решений, основанных на нечеткой или неопреде ленной информации. С другой стороны, взаимовлияние указанных параметров достаточно сложно и подробно исследуется в [6]. Достоверность информации ( δ) (табл. 5.1) исходит из наличия факторов, сни жающих ее как на семантическом (ошибки в содержательном описании — обычно вторичные и другие источники), так и на синтаксическом (ошибки преобразова ния одной формы представления в другую) уровне. Но есть оценка достоверно сти и на прагматическом (ошибки актуализации информации потребителем) уровне информационного описания ситуации — это означает, что она должна адек ватно отражать событие. Для бухгалтерской информации, например, важно от сутствие ошибок, отражение операций в соответствии с их экономическим содер жанием и принятыми правилами учета. Полнота информации ( ζ) определяется наличием в ней всех необходимых эле ментов семантической структуры и отношений между ними при описании ситуа ции. Вместе с тем информация не должна быть избыточной (за исключением слу чаев дублирования информации с целью ее проверки на достоверность). Неполнота предоставляемых сведений может привести к принятию неоптимального или не верного решения. В некоторых исследованиях встречается такая характеристика, как «своевре менность». Показатель своевременности обычно определяется временем поступ ления информации, по истечении которого она теряет смысл для данного конк ретного применения в менеджменте. Под потерей смысла подразумевается утрата полезности, которую приносит информация для задач принятия решений. Одна ко необходимо иметь в виду, что соответствующая и вовремя доставленная ин формация имеет полезность для решения иных задач и иными пользователями. Тем самым данная информационная характеристика относится к категории по тенциальной информации (S G ) и является композиционной составляющей ха рактеристики старения ( κ), отражающей несоответствие содержания информа ции отображенной в ней структуре источника. Сам же показатель старения отражает постепенное увеличение несоответствия структуры и свойств информационного опи сания целям его использования. Это означает, что чем меньше времени прошло с момента события до момента его отражения в различных источниках информа ции, тем большую прагматическую полезность и ценность эти данные пред ставляют для пользователя. Например, информация об изменении курса акций 10 дней тому назад менее полезна для инвестора, чем тот же вид информации, но за предыдущий день, пе ред моментом покупки. Существуют способы учета степени старения информа ции, при ее использовании для принятия решений в зависимости от момента ее возникновения: так, например, в процессе расчетов «старые» данные использу ются с корректирующим коэффициентом (например, индексируются, экстрапо лируются при прогнозировании курсов акций). ГГГГГлава лава лава лава лава 6 6 6 6 6 ПРИНЯТИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ ПРИНЯТИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ ПРИНЯТИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ ПРИНЯТИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ ПРИНЯТИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ 6.1. 6.1. 6.1. 6.1. 6.1. Проблемные ситуации и их характеристики Проблемные ситуации и их характеристики Проблемные ситуации и их характеристики Проблемные ситуации и их характеристики Проблемные ситуации и их характеристики Увеличение организационно хозяйственной самостоятельности экономических объектов резко расширяет круг вопросов, входящих в сферу деятельности систе мы организационного управления, требует совершенствования форм и методов процессов управления, повышения качества принимаемых решений. Принятые управляющие решения должны быть оптимальными и обоснованными не только на организационном уровне управления, но и в технической, кадровой политике, маркетинге и других сферах взаимодействия СЭО с внешней средой. Однако с увеличением круга решаемых задач (расширением проблемной обла сти) резко возрастает информационный поток по сопровождению задач управле ния. Каждая такая задача требует адекватной совокупности необходимой для принятия решений информации. Так, например, анализ удельного веса операций в разрезе функций управления показывает (табл. 6.1), что наибольший объем опе раций в экономических объектах приходится на учетно аналитические функции в ущерб другим. Так, в новых условиях хозяйствования все большую роль начинают играть новые функции управления, возникающие на современном этапе, и в частности: марке тинг, внешнеторговая деятельность, инвестиционная деятельность, прогнозиро вание и др. Однако анализ исследования деятельности и решаемых задач лицами, Операции управления Холдинг, % Промышленное предприятие, % Нормирование – 0,40 Справочная работа 0,48 0,30 Перспективное планирование 19,5 0,01 Текущее планирование 5,9 2,3 Оперативный контроль и регулирование 25,4 10,6 Оперативный учет и анализ 10,5 51,2 Статистический учет и анализ 11,0 10,6 Бухучет и анализ 0,22 14,0 Общее управление 25,0 4,4 Таблица 6.1 Удельный вес операций по функциям управления Глава 6. Принятие управленческих решений 198 198 198 198 198 принимающими решения (ЛПР), показывает, что от 50 до 80% времени ЛПР за трачивается на несвойственные ему функции. В теории и практике управления и принятия решений к основным проблемам, требующим своего решения, обычно относят следующие: • теоретическое и методологическое обеспечение принятия управленческих решений, соответствующие критериям эффективности и содержанию задач; • определение экономико организационных и правовых аспектов, при кото рых производится процесс принятия решений, прав, полномочий, обязанно стей и ответственности ЛПР; • структуризация и анализ исследуемой проблемы; • обоснование методов принятия управленческих решений, адекватных проб лемной ситуации; • информационное обеспечение принятия управленческих решений, охваты вающее требуемый объем информации, априори необходимый для выработ ки и обоснования эффективных решений; • реализация и контроль процедур принятия управленческих решений; • оценка эффективности и качества принятия управленческих решений. В процессе функционирования самой организационной системы происходит периодическое изменение как целей, так и требований к системе. Поэтому, как замечено в [3, 7, 8, 82], сам процесс исследования проблем и принятия решений должен быть непрерывным, обеспечивая поддержку процессов управления начи ная с момента наблюдения за возникновением проблемной ситуации (получение и наблюдение за отклонениями параметров) и заканчивая этапом контроля реа лизации выбранной альтернативы. При этом необходимо принять во внимание, что современные условия требуют для эффективного управления постоянного мониторинга как внешней, так и в нутренней функционально проблемной среды. Требования эффективного уп равления связаны непосредственно и с производственной системой, и с системой организационного управления и напрямую зависят от уровня управленческих процессов и степени исследования и структуризации решаемой проблемной си туации. Проблемные ситуации в экономических системах (ЭС) возникают обычно из за рассогласования параметров ЭС. Наличие в системе различных видов параметров ведет к появлению разных типов рассогласования и соответственно к различ ным подходам решения проблемных ситуаций. На рис. 6.1 приведена классифи кация видов рассогласования и их соответствие вырабатываемым решениям. Структуризация проблемы предполагает исследование и анализ структуры про блемы, установление элементов проблемы и взаимосвязей между ними; опреде ление зависимости решаемой проблемы от других и т. д. При этом исходная про блема разбивается на составные части и упорядочивается. Формально процедура структуризации описывается в виде нескольких этапов следующим образом: 1. Формирование перечня проблем X = (X 1 , X 2 , ..., X n ), сопутствующих реше нию возникшей ситуации. 2. Упорядочивание проблем по вложенности (причина → следствие) с исполь зованием для этого метода парного сравнения. 199 199 199 199 199 6.1. Проблемные ситуации и их характеристики 3. Формирование матрицы смежности проблем, в которой фиксируется зави симость проблем друг от друга. 4. На основании матрицы смежности строится ориентированный граф про блем. 5. С помощью специальных алгоритмов граф проблем оптимизируется в удоб ный для анализа вид (иерархический граф). При описании проблемной ситуации в качестве типовых разделов аналитиче ского описания обычно используют следующие элементы: • сущность проблемы; • возникновение и развитие ПС; • основные факторы и условия ПС; • актуальность и срочность решения проблем; • степень полноты и достоверности информации. Для анализа проблемы необходимо дать ее описание. Структура процедуры анализа включает в себя следующие этапы [3]: 1) определение наличия существования проблемы, т. е. определение действи тельности проблемы (действительная или мнимая проблема); 2) определение новизны проблемы (для формирования библиотеки прецеден тов управленческих решений в задачах принятия решений); 3) установление причин возникновения проблемной ситуации; 4) установление взаимосвязи с другими проблемами; 5) определение степени полноты, ценности, точности, достоверности и других характеристик, задающих качество информации о проблемной ситуации; 6) определение возможности разрешения проблемной ситуации в конкретных условиях и ограничениях и для конкретных ЛПР. Если информация по проблемной ситуации S не полна, то ситуация S доопре деляется, т. е. формулируются ее альтернативы. При этом должна быть обеспече на полнота альтернатив. Рис. 6.1. Классификация проблемных ситуаций (ПС) Параметры ПС Проблемная ситуация Вид рассогласо- вания Рассогласование ресурсного обеспечения Рассогласование параметров и целей Рассогласование информационного обеспечения Тип отклонений Имею- щиеся откло- нения Возможные отклонения Цель и субъект Цель и система Система и ЛПР Тип решений Реше- ния по регули- рова- нию Решения по опера- тивному планиро- ванию Решения по координации (согласование) Решения организационного характера Глава 6. Принятие управленческих решений 200 200 200 200 200 В настоящее время для целей анализа проблемной ситуации используются ме тоды системного анализа, которые дают возможность построить следующие эта пы анализа проблемы: 1. Проверка существования проблемной ситуации и действительность может осуществляться получением и анализом ответов на поставленный вопрос: что даст объекту решение данной проблемы (либо сейчас, либо в будущем). Если ответы на эти вопросы положительны, то это обозначает существова ние проблемы. 2. Наличие этого этапа, на котором анализируется степень новизны проблемы, необходимо для определения прецедентов или ситуаций аналогов для фор мирования библиотеки стандартных ситуаций. Это облегчает работу ЛПР по принятию решения, добавляя опыт решения проблемных ситуаций. По лучив полный анализ эффективности решения проблемы, создается новое знание и совокупность фактов по решению задач аналогов. Кроме того, ана лиз проблем позволяет выявить ошибки и недостатки компетентности ЛПР, мотивы поведения и причины принятия конкретных решений. 3. Установление причин возникновения проблемы позволяет глубже понять закономерности функционирования и развития, вскрыть существующие факторы, влияющие на достижение цели. 4. Этому же способствует и выявление взаимосвязи с другими проблемами. Обычно говорят, что проблема возникает вдруг, неожиданно. Однако оказы вается, что этому способствует развитие другой, связанной с текущей. По этому очень важно осуществлять процедуры непрерывного прогнозирова ния, для чего необходима информация о текущем состоянии проблемы, условиях его развития и прогнозы развития предприятия при различных состояниях внешней среды. 5. Анализ проблемы позволяет выявить роль и ее место в группе взаимосвя занных проблем и их взаимоувязку. События при этом классифицируются на главные, второстепенные, общественные, частные, срочные и т. д., и на их основе обычно формулируют граф или дерево проблем. 6. Полнота и достоверность описания ПС. Характеристика полноты определя ется развертыванием описания ПС по определенной системе, т. е. необходи мо ответить на вопросы: что? где? когда? кто? почему? с какой целью? при каких условиях? При формировании описания четкой, вполне определенной проблемной ситуа ции обычно используют типовое описание ПС, используя ряд типовых парамет ров для характеристики ПС. В качестве таких элементов описания используются следующие атрибуты: • сущность проблемы; • возникновение и развитие ПС; • основные факторы и условия существования ситуации; • актуальность и срочность решения ПС; • степень полноты и достоверность ПС. 201 201 201 201 201 6.2. Эффективность и качество управленческого решения При недостаточной полноте описания у ЛПР есть два варианта последующих действий: либо искать недостающую информацию, затрачивая при этом допол нительное время и ресурсы, либо принимать решение в условиях имеющейся неопределенности. Во втором случае необходимо уточнить определение пробле мы и формирование множества гипотетических (альтернативных) вариантов раз вития проблемы. Формирование множества альтернативных ситуаций (АС) снижает неопреде ленность ПС, так как ясным становится полный перечень ситуаций, появление которых можно оценить в виде вероятностной величины. Степень разрешимости проблемной ситуации определяется на ее начальной стадии, так как возможно, что ПС такова, что, не имеет смысла заниматься решением этой ПС, она неразре шима в данных условиях, при данных ограничениях и данным ЛПР. Итак, процедура анализа ПС предполагает следующие требования к изложе нию структуры ПС и ее описанию: 1) описание ПС должно быть емким, кратким, аналитическим; 2) необходимо дать описание условий возникновения и существования ПС по следующей структуре: место, время, сущность (т. е. необходимо ответить на вопросы: где? что? когда?); 3) необходимо описать комплекс условий и провести анализ причин возникно вения и развития ПС (ответив на вопросы: при каких условиях? почему?); 4) необходимо определить принадлежность проблемы (кто решает — в чьей компетенции находится решение данной проблемы?); 5) оценивается актуальность, срочность и новизна проблемы (с какой целью решается ПС?, когда необходимо начинать решать?, была ли аналогичная ПС раньше?); 6) определяется взаимосвязь данной проблемы с другими (на что влияет дан ная проблема в процессе ее развития?); 7) оценивается степень полноты и достоверности информации о ПС (насколь ко полны и точны данные?); 8) оценивается возможность решения проблем с учетом существования усло вий (можно ли решить проблему?); 9) описание и анализ ПС необходимо заканчивать краткой и емкой формули ровкой ПС. 6.2. 6.2. 6.2. 6.2. 6.2. Эффективность и качество управленческого решения Эффективность и качество управленческого решения Эффективность и качество управленческого решения Эффективность и качество управленческого решения Эффективность и качество управленческого решения Под эффективностью управленческого решения будем понимать способность экономической системы приносить эффект или достижение поставленных целей при выборе одного из множества альтернативных решений. С точки зрения эко номической системы основными показателями эффективности могут служить: • обеспечение более оперативного сбора информации и доведения решения до всех исполнительных органов; • уровень контроля выполнения решения и оценка его качества; • сокращение затрат ручного труда в сфере управления; Глава 6. Принятие управленческих решений 202 202 202 202 202 • снижение расходов на организацию управления; • сокращение времени на процесс управления и выработку эффективных ре шений и др. Для оценки эффективности управленческих решений построим модель приня тия решений, на базе которой можно определить факторы, влияющие на качество и эффективность управленческого решения. Модель принятия управленческих решений Модель принятия управленческих решений Модель принятия управленческих решений Модель принятия управленческих решений Модель принятия управленческих решений При отклонении параметров экономического объекта (ЭО) в процессе управле ния от нормальных, для ЭО возникает проблемная ситуация (ПС). Для формали зации процесса управления представим состояние экономического объекта через вектор параметров X = (X 1 , X 2 , ..., X n ). На множестве параметров зададим некото рую оценочную функцию Ψ(X), которая бы позволила измерить и оценить пара метры ЭО и их отклонение от нормы Δ: Ψ(X) = X = (X 1 , X 2 , ..., X n ), (6.1) где Δ — значение рассогласования между значением параметра от нормального, где ( ) ( ). o i i x x ϕ ϕ Δ = − (6.2) И если значение Δ превышает некоторое критическое значение δ кр , Δ i > δк р , то система может сойти с траектории, ведущей к цели С. То есть: р ( | ( | ( ) ( ))) , o t i ‘ i i i o X S S x x S δ ϕ ϕ ∃ ∀ Δ ≥ Δ = − → (6.3) где S o — проблемная ситуация. Решение проблемной ситуации S o ведет к изменению ее состояния и переходу к состоянию S с (целевому состоянию, соответствующему цели С): Rh S : S o → S o | T, J, R, (6.4) где T — ограничение на время перехода T; J — объем информации, требуемый для осуществления перехода; R — ресурсы. Эти ограничения влияют на качество принимаемого решения Rh S для перевода состояния S o в состояние S с , которое, в свою очередь, зависит от следующих пара метров процедур управления и принятия решений: качества используемой инфор мации; степени оптимальности принимаемых решений Rh (учет закономерностей и особенностей функционировании экономической системы); своевременности решений; соответствия принимаемых решений действующему механизму и мето дам управления в ЭС; квалификации кадров управления; готовности к исполне нию принятого решения и др. Таким образом, качество принимаемого решения Rh зависит от ряда факторов: 1. Качества и количества различного вида ресурсов, выделяемых (имеющихся) для достижения целевого состояния S с , т. е. R = {R C , R W }, где R C — постоян ная, неизменяемая величина (оборудование, кадры, готовые изделия и др.); R W — переменная величина (ресурсы, относящиеся к изменяемому типу — деньги, материалы, сырье). 2. Различных стратегий (способов) использования ресурсов R. 203 203 203 203 203 6.2. Эффективность и качество управленческого решения 3. Различных неуправляемых параметров (текучесть кадров, брак сырья, сбой оборудования, замена инструментов), определенных и неопределенных факторов (изменение и корректировка производственных планов; измене ние норм и и нормативов и др.). 4. Различных результатов (исходов — последствий развития принятого реше ния), к которым могут привести выбранная стратегия и неуправляемые фак торы. 5. Системы предпочтений, показывающих, в какой степени при различных ис ходах достигается цель С. Тогда модель процедуры принятия решения Rh имеет вид: Rh = (R, P, Y, X, Ψ, Θ), где R — множество исходов; P — принятая система предпочтений; Y — множест во решений проблемной ситуации и их последствий; X — множество возможных значений неуправляемых факторов; Ψ — функция, связывающая решения X, и факторы Ψ c некоторым исходом q из Θ (q |Θ). В ходе принятия решений обычно P заменяют некоторой совокупностью кри териев и на множестве решений Y ищут Y* — оптимальное решение, соответству ющее достижению целевой ситуации S c Качество управленческого решения Качество управленческого решения Качество управленческого решения Качество управленческого решения Качество управленческого решения Действия, принятые на базе некоторого управленческого решения, зависят во многом от тех характеристик решения, которые определяют способность выпол нять свое назначение в процессе управления. Такая совокупность характеристик задает качество управленческого решения [3, 6]. Свойства и характеристики, задающие качество решения: • научная обоснованность; • своевременность; • реальность; • полномочность; • рациональность. Первое требование (научная обоснованность) означает выработку и реализа цию решения на основе использования законов и закономерностей функциони рования и развития экономического объекта. Необходимо определить все аспекты, затрагиваемые в ходе управления и выявить специфику каждого аспекта. Напри мер, если затрагиваются люди, то выявить социологические закономерности, если рынок — то законы маркетинга и т. д. Научность и достоверность элементам управления обеспечивают методы количественного и качественного анализа, мо делирование, прогнозирование, материально экономические методы и другие апробированные в данной области. Если формализация структуры затруднена, то используются эвристические или экспертные методы. Характеристика своевременности говорит о таком состоянии объекта управ ления, когда воздействие на него принимается не раньше и не позже возникнове ния ситуации. Эта характеристика говорит также о сроках жизни каждого реше Глава 6. Принятие управленческих решений 204 204 204 204 204 ния и его отмене (замены на своевременное). При этом необходимо обеспечивать непротиворечивость и согласованность решений при прогнозе или замене. Вместе с тем решение должно быть реальным, т. е. желаемое и действительное должно быть согласовано на уровне практической осуществимости. Это связано как с имеющимися ресурсами, так и с наличием времени. Установление необос нованных сроков реализации решения и невыполнение требований ресурсных ограничений снижает вероятность его выполнения. Управленческое решение должно также быть полномочным и законным, т. е. решение принимается юридическим лицом, на то уполномоченным, и должно быть подкреплено соответствующим законодательством. Рациональность отражает четкость и правильность построения решения для его однозначной интерпретации. На конкретные значения этих и других характеристик влияют во многом факторы, находящиеся в прямой связи с ними. Состав факторов зависит от тех аспектов, которые затрагиваются при выработке решения и обычно составляют следующие группы: • экономические; • социально психологические; • организационные; • методологические. Экономические факторы определяют необходимые трудовые и финансовые ресурсы на саму процедуру выработки решения. Обычно подготовка и анализ данных для решения ведется группой людей, и эффективность их работы зависит от их психологической и эмоциональной совместимости, уровня общности инте ресов, ценностных ориентиров и целей. Особо выглядит здесь роль руководите ля, которая привносит субъективный фактор на социально психологическое поле коллектива. А это зависит во многом от уровня знаний лидера, опыта, интуиции, организаторских способностей и др. К группе организационных факторов относятся: структура и состав аппарата управления; уровень иерархии управления; организация информационного обес печения управления; степень распределения прав и полномочий по уровням на право принимать управленческие решения и др. Кроме основных вышеперечисленных факторов, на эффективность решения оказывают факторы, указывающие их природу. Они разбиты по: времени дей ствия (постоянные, временные); значимости (основные, второстепенные); месту возникновения (внешние, внутренние); составу (простые, сложные); направле нию влияния (прямые, опосредованные); характеру воздействия (объективные, субъективные). Учет комплекса факторов позволяет более четко определять их взаимосвязь и влияние на качество управленческого решения. Оценка эффективности и качества процедур принятия решений Оценка эффективности и качества процедур принятия решений Оценка эффективности и качества процедур принятия решений Оценка эффективности и качества процедур принятия решений Оценка эффективности и качества процедур принятия решений Под эффективностью управленческого решения будем понимать способность выбранного и реализованного решения приносить управленческий эффект, т. е. когда результаты принятого решения положительно сказываются на экономи ческих показателях экономической системы. 205 205 205 205 205 6.2. Эффективность и качество управленческого решения С точки зрения организационной системы экономического объекта к основ ным качественным показателям эффективности можно отнести: • обеспечение более быстрого и полного сбора первичной информации для принятия управленческого решения; • адекватную обработку информации о возникающих проблемных ситуациях; • формирование оптимального для данной ПС решения; • оперативное доведение принятого решения до всех исполнительных органов; • организация четкого выполнения решения; • осуществление контроля реализации решения; • сокращение затрат живого труда в сфере управления и соответственно сни жение расходов на содержание аппарата управления; • сокращение времени на процесс управления в целом. В связи с тем что для некоторых задач принятия решений разрабатываются дорогостоящие процедуры обоснования и выбора решений, для анализа эффек тивности решения необходимо производить учет эффективности и самого мето да решения. Учитывая вышеизложенное, необходимо отметить, что адекватный выбор ме тода, соответствующий сущности проблемной ситуации, — достаточно важная проблема сама по себе. Каждый из методов обладает своими достоинствами и не достатками, требует определенного уровня затрат. Поэтому весьма значителен выбор метода решения, в качестве которого может служить анализ свойств мето дов с позиций, указанных в табл. 6.2. Таблица 6.2 |