Основы менеджмента - Под редакцией Афоничкина А.И.. Москва СанктПетербург Нижний Новгород ВоронежРостовнаДону Екатеринбург Самара НовосибирскКиев Харьков Минск
 Скачать 6.09 Mb.
|
|
Первый принцип соответствует известному закону У. Эшби о необходимом разнообразии и формулируется так: чем большими потенциальными возможно стями по пропускной способности обладает система, тем больший объем информа цию способна она воспринимать. А чем больший объем качественной информации получает система, тем точнее будет ее реакция на изменения во внешней среде. Состав необходимой информации на входе системы определяется ее выполня емыми функциями и задачами. Излишняя информация создает информационный шум и затрудняет анализ и оценку задачи и соответственно функционирование системы. В этом состоит второй принцип получения необходимой для управле ния информации — чем меньше информации требуется для перехода от одного экономического состояния к другому, тем более эффективной является система управления. Идеальными для системы управления считают такие размеры и состав инфор мации, которые отвечают условиям оптимального сочетания указанных принципов. Однако необходимо помнить, что информация является ресурсом управления и имеет ценовой эквивалент. Поэтому при исследовании и анализе проблемы, сле дует учитывать фактор стоимость эффективность получения информации для решения необходимых задач. Если затраты на получение информации перекры вают эффект от улучшения поведения системы, то эта информация не является рациональной. Вместе с тем имеется мнение о том, что полная информированность (нулевая энтропия) ограничивает творческую фантазию ЛПР, подстегиваемую стремле нием познать неизвестное. При этом не следует забывать, что, с одной стороны, ЛПР в данном случае решает задачи производственной необходимости, а не свои личные, познавательные, а с другой — обычно полная информация характеризует Глава 5. Информационное обеспечение менеджмента 182 182 182 182 182 класс управленческих задач, относящихся к строго формализованным задачам оперативного регулирования. Время, затрачиваемое на поиск необходимой информации, занимает у ЛПР в среднем до 30% рабочего времени. Эффективность управления зависит также от уровня качества информационного обеспечения и определяется спецификой процесса принятия решения, этапы которого представлены на рис. 5.1. Рис. 5.1. Этапы процесса принятия решений и их информационная поддержка С точки зрения информационного обеспечения важнейшим этапом является подготовка информации для принятия решений. При этом на предприятии в про цессе управления обычно кроме официальной информации используется и не формальная информация. Первая представляет собой организованный и заранее определенный информационный поток, ориентированный на действующую вер тикальную и горизонтальную структуру управления. В отличие от нее нефор мальная система не связана структурными ограничениями, а также последова тельностью отдельных операций. Благодаря чему этап выбора решения иногда делится на два параллельных взаимосвязанных подэтапа. По А. А. Модину, процесс управления в самом общем виде сводится к опреде ленному предоставлению закономерностей развития производства и выбору таких воздействий на производственный процесс, которые бы обеспечивали достиже ние наилучших результатов. Другими словами, управление прежде всего пред ставляет собой моделирование следующих процессов: • во первых, выбора наилучших или желаемых вариантов развития производ ства; • во вторых, поддержания должного уровня деятельности, т. е. управляющих воздействий. Таким образом, реализация процесса управления нуждается в: • модели, описывающей протекание производственных процессов и характе ризующей его закономерности; • информации, отражающей состояние и закономерности поведения всех эле ментов производственного процесса; 5.2. Модель представления информации в процессе организационных коммуникаций 183 183 183 183 183 • знании рычагов воздействия на производственный процесс в те или иные моменты (механизм управления); • стимулах управления. Происходящие сейчас изменения условий вызывают необходимость усовер шенствования системы управления с переключением основного внимания с опе ративного на стратегическое управление, ориентированное на будущее. Эту проблему можно решить путем изменения организационной структуры, в частности, сокращения количества уровней управления. При этом уменьшается не только число звеньев системы, но и объем утраченной и неправильно истолко ванной информации, численность участвующих в работе и допускающих ошибки исполнителей, количество связей между данными. В результате повышается эф фективность управления в целом. Рост объема информации не обязательно дол жен вести к увеличению количества уровней управления. Если подходить к информации как к ресурсу, то в процедурном отношении обычно выделяют три фазы — поиск, обработку и распределение информации, которые должны быть ориентированы на конкретные потребности. Эти частные процессы в зависимости от объема, содержания и качества данного ресурса реа лизуются на оперативном, тактическом и стратегическом уровнях. Исследования проблемы, прежде всего, необходимо начинать с уяснения, ка кую информацию следует искать, в какой форме ее обрабатывать, кому она нужна на предприятии и имеется ли реальная возможность эффективного информаци онного обеспечения. Анализ информационной потребности и поиски возможных решений по ее удовлетворению составляют одну из задач информационной тех нологии управления. При этом оценка потенциала внутренних и внешних ин формационных источников должна рассматриваться как стратегическая задача, обеспечение рабочего инструментария информационного процесса — как такти ческая, а его организация по всем внутрипроизводственным подразделениям — как оперативная. Класс рабочего инструментария определяет технологию обра ботки данных в подобной системе. Однако прежде чем определять методологию формирования оптимального информационного обеспечения, следует выяснить возможные подходы к модель ному представлению информации и оценке качества и эффективности информа ции в процессах управления. 5.2. 5.2. 5.2. 5.2. 5.2. Модель представления информации в процессе Модель представления информации в процессе Модель представления информации в процессе Модель представления информации в процессе Модель представления информации в процессе организационных коммуникаций организационных коммуникаций организационных коммуникаций организационных коммуникаций организационных коммуникаций Определение. Информация в процессах управления представляет собой сово купность сведений, являющихся объектом хранения, передачи и преобразования для эффективного решения задач управления. Рассматривая структуру и содержание информации, в ней обычно выделяют следующую внутреннюю структуру: • смысловое содержание описания проблемы; • материальное представление описания проблемы; • способность человека воспринимать информацию и адекватно ее интерпре тировать. Глава 5. Информационное обеспечение менеджмента 184 184 184 184 184 Каждый из элементов структуры определяет тот или иной аспект информации как ресурса управления. При формализации структуры считают, что логическая структура информации характеризуется: Y = {S, G, P}, где S — семантический аспект (характеризует смысловое содержание описания проблемы); G — синтаксический аспект (задает материальное представление и син таксис описания проблемы); P — прагматический аспект (характеризует способ ность человека воспринимать информацию и адекватно ее интерпретировать). Информация, как и любой ресурс управления, имеет свой количественный эк вивалент, характеризующейся своей центральной единицей измерения — коли чеством информации. Для оценки содержательной информации существуют спе циализированные метрики, применяемые для анализа смысла информации. В предыдущем разделе приведены этапы формирования семантики информа ционного обеспечения управления. Рассмотрим их несколько подробнее. 1. Этап возникновения информации — информация передается по каналам связи на второй этап. При возникновении информации ее необходимо заре гистрировать, измерить, т. е. определить, в каких единицах она выражается, и занести на материальные носители. В связи с тем что физически 2 й этап отстает от 1 го, необходимо передавать информацию для обработки. 2. Этап передачи информации происходит по каналам связи различного типа от мест возникновения информации к месту ее обработки. В процессе передачи возможно преобразование типа носителя и метода представления информации. 3. Этап обработки информации предполагает выполнение следующих операций: ♦ подготовка информации к обработке; ♦ обработка информации; ♦ хранение информации; ♦ поиск информации; ♦ выдача преобразованной информации в нужной для пользователя форме. 4. Этап принятия управленческого решения предполагает выполнение следу ющих действий: ♦ дополнительная обработка данных и привлечение дополнительной ин формации; ♦ разработка вариантов решения проблемных ситуаций; ♦ выбор метода решения; ♦ выбор оптимального решения; ♦ реализация решения; ♦ контроль исполнения решения. Как отдельный вид экономическая информация обладает рядом свойств и ха рактеристик, отличающих ее от других классов и видов. Рассмотрим кратко отли чительные особенности экономической информации для ее использования в ка честве одного из важных ресурсов менеджмента. Свойства экономической информации: 1. Экономическая информация отражает деятельность экономического объек та через систему натуральных, стоимостных, качественных и других пока 5.2. Модель представления информации в процессе организационных коммуникаций 185 185 185 185 185 зателей, т. е. информация отражает числовые характеристики деятельно сти объекта и условия, при которых они получены. 2. Дискретность. Свойства дискретности отражают свойство информации ото бражать количественные показатели в виде дискретных величин. 3. Линейность экономической информации. Свойства линейности характери зуют последовательное размещение экономической информации на матери альном носителе. 4. Массовость — характеризует необходимость отображения явлений, проис ходящих в экономическом объекте, по всем аспектам данного явления и во всех его проявлениях. 5. Объемность — предполагает периодическое отражение и накопление одного показателя за различные периоды. 6. Многоцелевое назначение предполагает использование одной и той же ин формации для решения нескольких связанных задач. 7. Длительность хранения — характеризует свойство информации сохранять свою актуальность и другие характеристики ее качества через некоторый промежуток времени, когда потребуется использование данной информации для формирования различных отчетных документов для целей управления. 8. Периодичность в установленных временных пределах предполагает появле ние одних и тех же показателей через определенный период. Важность экономической информации состоит еще и в том, что на базе системы экономических показателей формируются экономико математические модели для анализа развития и прогнозирования деятельности экономического объекта. При исследовании характеристик информации достаточно важно провести ана лиз общих характеристик, сопоставляемых целой группе информации. Для этого существует несколько различных подходов к системе классификации информа ции. Обычно принято разделять информацию на основе следующих признаков классификации: • по функциям, выполняемым информацией в процессе управления; • по отношению информации к системе управления; • по степени стабильности информации. Рассмотрим содержание приведенных классификационных групп. 1. По выполняемым функциям в процессе управления информацию обычно принято разделять на фактическую, плановую, нормативную, справочную: ♦ фактическая информация — характеризует уже совершившиеся явления и процессы; ♦ плановая информация — характеризует процессы и явления, которые должны произойти на экономическом объекте в предстоящем периоде; ♦ нормативная — регламентирует процессы и явления, происходящие на эко номическом объекте; ♦ справочно табличная информация дополняет и детализирует основную информацию. 2. По отношению к системе управления принято выделять: ♦ внутреннюю информацию, возникающую в процессе деятельности эконо мического объекта; Глава 5. Информационное обеспечение менеджмента 186 186 186 186 186 ♦ внешнюю информацию, которая возникает за пределами экономического объекта; ♦ входящую информацию; ♦ исходящую информацию; ♦ активную информацию, используемую для активного воздействия на эко номические процессы; ♦ пассивную информацию, которая используется для мониторинга процес сов, происходящих на экономическом объекте; ♦ оперативную информацию, которая характеризует состояние экономи ческого объекта на некоторый момент времени; ♦ текущую информацию, характеризующую состояние экономического объекта за определенный период времени (сутки). 3. По стабильности информацию принято различать на условно постоянную и переменную: ♦ условно постоянная содержит реквизиты, относящиеся к группе посто янных, т. е. не изменяющихся в течение некоторого промежутка времени; ♦ переменная — содержит переменные реквизиты (изменяющиеся в тече ние некоторого времени). Указанные группы различаются значением коэффициента стабильности, ко торый характеризует степень изменения содержания информации во времени. Данный коэффициент рассчитывается как отношение числа реквизитов, не изме нившихся в течение определенного промежутка времени, К n к общему числу рек визитов на начало периода — К 0 Коэффициент стабильности изменяется от 0 до 1, и чем ближе значение коэф фициента к 1, тем менее подвержена изменению, тем стабильнее информация. Граничным значением здесь служит величина коэффициента стабильности К = 0,5. Если К ≥ 0,5 — информация относится к группе условно постоянной, иначе — к группе переменной. Рассмотрим основные свойства и характеристики информации для ее исполь зования в процессах управления экономическими объектами. Несмотря на существующие национальные и региональные различия в инфор мационном обеспечении менеджмента, принятом в типовой экономической и фи нансовой отчетности, можно сформулировать общие требования, предъявляемые к информации для управления. Совокупность этих требований предполагает описание характеристик качества информации как исходного ресурса для иссле дования процесса управления с различных сторон, отражающих различные эта пы процесса коммуникации. Рассмотрим процесс коммуникации информации в экономическом объекте с точки зрения управления более подробно. При исследовании природы информации обычно базируются на двух основ ных подходах [57]: • атрибутивный, который трактует информацию как свойство движущейся материи, состоящее в структурности, упорядоченности, разнообразии ее со стояний. Признание всеобщности той стороны реальных объектов и про цессов, которая отражается в понятии «информация», как проявления ат 5.2. Модель представления информации в процессе организационных коммуникаций 187 187 187 187 187 рибутивных свойств объективной реальности — суть этой концепции, ее отличительная черта; • функционально кибернетический рассматривает информацию как свойство определенного класса материальных систем, свойство, которое возникает и обогащается в процессе становления, развития этих систем, их функцио нального взаимодействия между собой и внешним миром. Такими системами являются, во первых, живые организмы и их сообщества, во вторых, человек и человеческое общество, в третьих, интеллектуальные си стемы. Первоначальное представление об информации, которое связывают с именем К. Шеннона, определялось как некая совокупность сведений, сообщений. При чем теория, созданная К. Шенноном, привела «смутное» представление инфор мации к точному понятию «количество информации». Это понятие, однако, вскры вает лишь вероятностно статистический аспект синтаксической информации, и хотя является необходимым, все таки остается недостаточным для полного ана лиза информации. С семиотической точки зрения данный подход описывает лишь структуру сообщений как конфигурацию знаков, букв. Такой подход правомерен в технике связи, но при переработке содержательно го аспекта информации, когда на первый план выдвигается качественная сторона информации, этот подход неприемлем. С возникновением кибернетики и расширением сферы деятельности понятия информации делаются попытки «переопределить» ее с позиции осознания связи информационных процессов с явлением отражения. Так, Л. Бриллюэн определя ет информацию в виде отношения числа возможных ответов в некоторой задаче о действительном положении дел до и после получения информации. С поняти ем отражения связывает информацию Н. И. Жуков. По его мнению, информация делится на актуальную, связанную, мертвую, потенциальную и определяется как отражение в живой природе, обществе, технике, момент движения, упорядочен ное изменение, используемое для управления. Ко второй группе можно отнести определение Н. И. Клюева, рассматривающе го информацию как определенное свойство материи, воспринимаемое управляю щей системой как из окружающего мира, так и из процессов, происходящих в самой системе. Между тем неполнота информации в шенноновской теории для ряда психологических, кибернетических, социологических и других задач была осо знана очень рано. Это и привело к разработке теории семантической информации, базирующейся на семантико прагматических концепциях понятия информации. Семантическая концепция информации возникла как попытка измерения смыс ла сообщений в форме суждений, являющихся носителями знания и понимаемых человеком. Так, Д. М. Маскау считает, что общая теория информации имеет дело только лишь с проблемой измерения знаний. Предметом информации является изучение образования представлений, раз личных способов, посредством которых представления могут быть продуциро ваны, и количественного анализа методов получения представлений. Под пред ставлением здесь понимается некоторая структура, свойства которой служат символом или соответствуют в определенном смысле свойствам некоторой дру гой структуры. Однако тот факт, что информацией все же пользуются интеллек туальные системы, породил прагматическую концепцию понятия информации. Глава 5. Информационное обеспечение менеджмента 188 188 188 188 188 У Н. Т. Петровича мы находим определение информации как обозначения со держания, полученного из внешнего мира в процессе приспособления к нему на ших органов чувств. Процесс переноса информации в пространстве и времени происходит тогда и только тогда, когда она воспринимается потребителем. Здесь концепция информации определяется через содержание некоторого события внешнего мира, раскрывающегося лишь в силу необходимости потребителю. Сюда же можно отнести и определение, данное И. И. Гришкиным: «Информация — есть некоторое знание, рассматриваемое с точки зрения его отношения к внешнему миру (семантический аспект), к получателю и накопленному им знанию, познава тельным целям и задачам (прагматический аспект). Однако стандартный инфор мационный процесс требует кроме передающего и принимающего элементов на личия элемента среды, служащего материальным носителем информации». Таким образом, для того чтобы понятие «информация» адекватно отвечало запросам информационной науки, в частности задачам эффективной обработки информации, необходимо, чтобы процесс обработки отражал все элементы ин формационных процедур, отражающие ее свойства и сущность. Формализация и анализ информации как объекта исследования, с одной сто роны, и как информационных ресурсов управления, приносящих некоторую по лезность потребителю, с другой, состоит в использовании сложившихся в при кладной теории информации содержательных представлений для построения обоснованных и эффективных методов и систем ее обработки. Причем обработке подвергаются некоторые представления, адекватные по смыслу, пониманию смыс ла, исчислению смысла, т. е. тому, что составляет предмет семантической теории информации, отличной от шенноновской. К настоящему моменту разработано множество моделей и теорий семантиче ской информации, основанных на различных представлениях о ее природе. Цент ральным вопросом теории всегда является вопрос о количественном выражении информации. И хотя количественная, так называемая численная, сторона вопроса является лишь математизацией категории количества, тем не менее, возможно сти количественных оценок характеристик явлений могут существенно способ ствовать их изучению и использованию. Однако трудности состоят в том, что дан ная характеристика количества информации в силу ее специфики не поддается прямому измерению, как, например, характеристики физических явлений. Очень трудно сконструировать меру информации, адекватную объективным представ лениям об информации. Прямые измерения здесь невозможны, и это дает повод оспаривать использование в информационной (семантической) науке понятия меры информации, которая приписывает каждой единице информации некото рое число, являющееся ее центральной характеристикой. Впрочем, измерение не есть единственный источник количественных оценок. Их можно находить и косвенным, чисто теоретическим путем, исходя из построен ных моделей информации. При этом понятие информации наполнится смыслом только лишь тогда, когда ее количественная характеристика (в рамках конкрет ной теории) соответствует тому свойству вещей, которое лежит в основе измере ния информации. 5.2. Модель представления информации в процессе организационных коммуникаций 189 189 189 189 189 Кратко рассмотрим сущность некоторых моделей информации. Известно множество методов и подходов к определению меры информации, базирующихся на различных моделях информации. И если модель информации Шеннона достаточно разработана, то модели семантической информации пока еще малоэффективны. Они, как правило, применимы к довольно простым ситуа циям или отдельным классам, и в иных случаях основываются на довольно силь ных допущениях (в малой степени соответствующих реальным информацион ным процессам) и слабой аргументации. Прежде чем перейти к рассмотрению и анализу моделей информации, сформу лируем типовую постановку задачи оценки и анализа информации, существую щую в процессах управления и принятия решений. в том числе и менеджменте организации. Пусть имеется некоторое информационное множество J. Элементами множе ства J являются единичные информации i (отдельные сообщения). Необходимо провести анализ совокупности сообщений и выбрать оптимальные по качеству. Тогда задача оценки и анализа некоторой ситуации на основе представленной ин формационной совокупности разбивается на две подзадачи. |