Про. Развитие управленческого учета и бюджетирования в производственных подразделениях казенных учреждений уголовноисполнительной системы
 Скачать 3.29 Mb.
|
|
Наименование функции Структурное подразделение- исполнитель Ответственн ый исполнитель Исходная информация Результат Срок подготовки 1 2 3 4 5 6 Формирование бюджета продаж Отдел сбыта Начальник отдела Прогноз сбыта, прогноз цен, результаты изучения рынка Бюджет продаж 3 дня после начала бюджетного процесса 161 Окончание таблицы 27. 1 2 3 4 5 6 Формирование бюджета по труду и заработной плате Отдел по труду и заработной плате Начальник отдела Штатное расписание, трудовой договор Бюджет расходов на оплату труда 3 дня после начала бюджетного процесса Формирование бюджетов верхнего уровня Планово- экономически й отдел Начальник отдела Функциональны е бюджеты Бюджет доходов и расходов, бюджет движения денежных средств, прогнозный баланс 5 дней после получения всех функциональны х бюджетов Подготовка пояснительной записки и презентации бюджета Планово- экономически й отдел Начальник отдела Сформированны й бюджет Пояснитель ная записка, презентаци я 3 дня после формирования бюджетов верхнего уровня Прежде чем приступать к разработке регламента бюджетного процесса, необходимо актуализировать организационно-функциональную структуру учреждения и продумать следующие основные этапы бюджетного цикла: подготовка бюджета. В регламенте раскрываются основные мероприятия этапа, ответственные за них лица и подразделения, результаты и сроки. Мероприятия могут быть следующие: актуализация состава бюджетов и их статей, справочников, определение стратегических показателей, проведение укрупненного расчета по бюджету, подготовка приказа о начале бюджетного процесса. Чаще всего за этап подготовки отвечает планово-экономический отдел; формирование бюджета. В регламенте приводится перечень бюджетов и подразделений, которые отвечают за их составление или предоставляют необходимую информацию. Также в регламенте описывается последовательность формирования бюджетов (какие из них можно готовить параллельно, а какие требуют последовательной подготовки) и указывается срок начала бюджетного процесса. В среднем на составление одного бюджета необходимо отводить не менее трех дней, на его согласование с каждым ответственным лицом – не менее одного дня. Плюс к этому следует заложить 162 время на доработку бюджетов; согласование и утверждение бюджета. Если предполагается, что согласование будет проходить в несколько этапов, это необходимо предусмотреть в регламенте. Здесь же стоит описать порядок корректировки бюджета; контроль и анализ исполнения бюджета. Контроль бюджета осуществляется по итогам его исполнения, после получения фактической информации. Планово-экономический отдел проводит сравнительный анализ запланированных и фактических показателей, выявляет причины отклонений. На случай, если ему потребуются дополнительные пояснения руководителей центров ответственности (например, относительно тех или иных отклонений), в регламенте стоит предусмотреть порядок таких запросов, а также обязанности ЦО ответить на них. Регламент также должен предусматривать порядок корректировки бюджета (по результатам исполнения или по каким-либо другим причинам). Это позволит своевременно принять необходимые меры для предотвращения негативных тенденций в финансово-экономической деятельности учреждения. После того как регламент сформирован, его необходимо согласовать со всеми сотрудниками, участвующими в бюджетировании, – правильно ли отражены их функции, последовательность и сроки подготовки бюджетов. Окончательное слово за руководителем казенного учреждения. Утвержденный им регламент бюджетного процесса обязателен для исполнения. Изменения в него могут быть внесены в соответствии с Положением о бюджетировании. Обязательно нужно зафиксировать ответственность участников процесса бюджетирования. Размечая в регламенте бюджетного процесса ответственных за выполнение того или иного действия, следует указать не только подразделение и должность, но и фамилию, имя, отчество конкретного специалиста. Обязанности последнего рекомендуется подробно описать в его должностной инструкции. Это поможет повысить ответственность сотрудников, и они не будут относиться к бюджетированию как к 163 дополнительной нагрузке. Разрабатывая формы отчетов об исполнении бюджетов необходимо убедиться, что они полностью соответствуют исходным бюджетным формам. А именно – охватывают те же области управления, содержат те же показатели и с той же аналитикой. Иногда может понадобиться более глубокая детализация «фактической» отчетности. Например, для целей анализа отчет об исполнении бюджета продаж желательно формировать по покупателям. Рассмотрим на примере методику заполнения отчета о выполнении бюджета продаж (пример 17). Пример 17 Шаблон отчета – таблица 28. Цель составления отчета – анализ динамики продаж продукции по рынкам сбыта. Входная информация: – план продаж на отчетный период; – данные о фактических объемах продаж в натуральных и стоимостных показателях за месяц (квартал, год) текущего и прошлого годов. Валюта и размерность – данные представляются в натуральном (в единицах измерения продукции) и стоимостном выражении, например, в тысячах рублей, а также в процентах с одним знаком после запятой. Порядок заполнения отчета: – отчет о выполнении плана продаж составляется ежемесячно, ежеквартально и ежегодно. Фактические значения заполняются на основании данных регистров бюджетного учета, плановые – по данным плана продаж за соответствующий период; – отчет состоит из двух разделов: доходы от продаж основной продукции и доходы от продаж прочей продукции. Доходы от продаж основной продукции детализируются на продажи на «внутрисистемный рынок» и «внешний рынок». Дальнейшая детализация 164 доходов от продаж основной продукции при подготовке отчетов за год, квартал и месяц – по покупателям и договорам. Доходы от продаж прочей продукции детализируются по направлениям продаж: – на внутрисистемный рынок и на внешний рынок, а также по центрам ответственности, производящим данную продукцию; – объем продаж за отчетный период – плановый и фактический объем продаж за отчетный период в стоимостном выражении; – отклонения фактических значений от плановых, а также процентное отношение суммы отклонений к плановому объему продаж. Выделяются отклонения по количеству продукции, цене, объемам скидок, а также вызванные структурным сдвигом. Структурный сдвиг – это различие номенклатуры фактически реализованной и запланированной к реализации продукции (продажа не учтенных в плане номенклатурных позиций или отказ от продаж запланированных). Величина отклонений объема продаж, вызванных структурным сдвигом (∆s), рассчитывается только по не учтенным в плане или запланированным, но не реализованным номенклатурным позициям. Расчет величины отклонений производится следующим способом: (∆s) = (Vf × Pf) – (Vp × Pp), где Vf – фактический объем продаж; Vp – плановый объем продаж; Pf – фактическая цена; Pp – плановая цена, нарастающим итогом с начала периода. В этом разделе отчета отражается фактический объем продаж за период с начала года, сумма накопленного отклонения от плана, а также процентное отношение отклонений к плановой сумме продаж. Все применяемые отчетные формы предлагаем формализовать (аналогично бюджетным формам) – свести таблицы в «один альбом» и подготовить к ним инструкции по заполнению (наименование отчета, цель составления, входная информация, валюта и размерность, порядок заполнения). 165 Таблица 28 - Отчет о выполнении бюджета продаж за второй квартал, тыс. руб. № п/п Направлен ие сбыта/пок упатель № конт ракт а Наименова ние продукции Всего объем продаж за период Нарастающим итогом с начала периода План Факт Откл онен ие Отклонения от плана, % Факт Откло нение Откло- нения от плана, % Всего В том числе за счет структурного сдвига I Внутрисист емный рынок, всего 260 265 5 1,9 –0,2 542 11 2,1 1.1 Покупатель 1 260 265 5 1,9 –0,2 542 11 2,1 в том числе 124-Р Лента стальная 81 79 –2 -2,5 –0,1 157 –5 –3,1 Оцинкован ный лист 179 186 7 3,9 –0,1 385 16 4,3 II Внешний рынок, всего 1 0,2 -0,8 -80 -0,5 2,2 0,2 0,1 2.1 Покупатель 2 203 Лента стальная 1 0,2 -0,8 -80 -0,5 2,2 0,2 0,1 Итого 261 265,2 4,2 -78,1 -0,7 547 11 2,2 На этом же этапе необходимо продумать, какие отчеты и каким руководителям будут представляться. Например, руководитель учреждения контролирует итоговые показатели деятельности. Для него можно готовить специальный комплект сводных отчетов по функциональным направлениям и отдельно отчет об эффективности деятельности учреждения в целом. Мы предлагаем следующий пакет отчетности для руководителя казенного учреждения УИС: сводный отчет о продажах и поступлениях денежных средств; отчет о закупках (как товарно-материальных ценностей, так и услуг) и расходовании денежных средств; производственный отчет; отчеты верхнего уровня (отчет о движении денежных средств, отчет о доходах и расходах, управленческий баланс); факторный анализ отклонения по прибыли. 166 Тогда как для главного энергетика и главного механика, отвечающих за уровень затрат на ремонт энерго- и механического оборудования соответственно, будет достаточно отчета о выполнении программы ремонтов. Для того чтобы выявлять отклонения на самых ранних этапах, необходимо определить, какие методы предварительного и текущего контроля бюджета можно использовать в учреждении. Например, ввести процедуры согласования заявок на платеж или отпуск материалов со склада. Это позволит избежать неоправданных расходов, предупредить неисполнение бюджета и заранее принять меры. Рекомендуем также создать отдельный регламент бюджетного контроля. Для этого необходимо описать в нем виды и этапы проверок, их периодичность, порядок пересмотра бюджетов, ключевые показатели и диапазоны их отклонений. Это сделает процесс контроля прозрачным и понятным, повысит исполнительскую дисциплину. Пример положения о бюджетировании в казенном учреждении представлен в Приложении 1. Необходимым фактором успешного развития управленческого учета в современных условиях является автоматизация операций прогнозирования, планирования, учета и анализа в интеграции с данными других информационных баз предприятия и в снижении издержек на сбор и обработку информации [116, 118, 122, 123, 148]. В качестве простейшей системы автоматизации бюджетирования можно использовать Excel. Схема бюджетной модели, которую можно реализовать в автоматизированной программе представим в виде схемы (приложение 2). Программа Excel хорошо знакома всем экономистам и финансистам, доступна и проста в использовании, позволяет создавать различные формулы и выстраивать практически любые взаимосвязи. Однако бюджетирование в Excel не лишено недостатков. Основные из них – отсутствие полноценного многопользовательского режима, необходимость ведения нескольких файлов, низкая производительность, а также ручной ввод данных. Поэтому на определенном этапе развития желательно внедрять специализированные 167 программные продукты для автоматизации бюджетирования. Специализированный программный продукт можно будет внедрить после того, как учреждение пройдет хотя бы один бюджетный цикл в Excel, найдет и исправит ошибки, допущенные на этапе подготовки методологии. Или хотя бы после того, как завершится этап проектирования системы бюджетирования, то есть станет известно, что именно требуется от программного обеспечения. Главный критерий выбора системы автоматизации бюджетирования – стоимость самого решения, а также его дальнейшей поддержки. Требования к функционалу могут быть такие, например: поддержка и контроль бюджетного регламента; контроль непротиворечивости данных на этапе ввода в систему; наличие типовых форм бюджетов, возможность их настройки; динамическая группировка и детализация статей в отчетах («снизу вверх» и «сверху вниз»); сценарное планирование и анализ; использование математических, финансовых и других функций; разграничение прав доступа, контроль за действиями пользователей; возможности интеграции с другими программами, импорта данных из систем автоматизации учета и др. Также при выборе программного обеспечения необходимо обратить внимание на возможности защиты информации, наличие многопользовательского режима работы, необходимость в замене парка компьютеров и пр. Выгоды от использования системы бюджетирования не настолько очевидны, тем не менее, они есть. В частности, существенно сократятся затраты труда на подготовку бюджетов и формирование отчетов об их исполнении, повысится качество планирования, в том числе финансового, как результат станет меньше кассовых разрывов и пр. При автоматизации расширяется спектр операций с информацией (увеличивается число аналитик, формируется больше отчетов). 168 3.2. Составление заявки на дополнительное бюджетное финансирование казенных учреждений УИС Предложенную нами методику планирования мы рассмотрели выше. Полагаем, что данная концепция бюджетирования будет способствовать совершенствованию процесса планирования и составления бюджетной сметы по деятельности учреждения, приносящей доход; разработанная система бюджетирования поможет руководителям учреждений в принятии на ее основе обоснованных, взвешенных решений о стратегии и тактике функционирования учреждения в различных сферах УИС. Планирование общего объема расходов учреждения осуществляется с учетом специфики учреждений УИС. При внедрении программно-целевого финансирования в текущем финансовом году используется остаток неиспользованного источника дополнительного бюджетного финансирования казённого учреждения УИС, находящийся на счетах Федерального казначейства по состоянию на начало года [1]. Также планирование расходов необходимо осуществлять с учетом размера текущей дебиторской задолженности, которая образовалась в текущем финансовом периоде и перейдет на очередной финансовый год. Пример расчета общего размера дополнительного источника бюджетного финансирования на очередной финансовый год приведен в таблице 29. Таблица 29 - Расчет общего размера дополнительного источника бюджетного финансирования Наименование Сумма (руб.) Примечание Доходы на 2014 год 8 000 000,00 в том числе по источникам образования: Производство и реализация швейной продукции 2 950 000,00 Государственный контракт № 15/23 от 10.12.2013 (приложение 3) Работы по пошиву швейных изделий 5 050 000,00 Договор 45/26 от 20.12.2013 (приложение3) ИТОГО общий размер дополнительного источника бюджетного финансирования 8 000 000,00 169 Соответственно, размер дополнительного источника бюджетных средств на очередной финансовый год представит собой сумму: выручки, полученной в результате реализации продукции, выполнения работ, оказания услуг в очередном финансовом году; остатка неиспользованного источника бюджетных средств по состоянию на 1 число очередного финансового года; размер дебиторской задолженности, которая образовалась в текущем финансовом году и перейдёт в очередной финансовый год. Предлагаем следующую методику формирования расходной части, используя разработанную нами систему бюджетирования в учреждении УИС. Расшифровка по коду классификации 211 «Заработная плата». В данную подстатью закладываются расходы: по оплате труда на основе договоров/контрактов, в соответствии с нормативно-правовым регулированием государственной службы, трудовых правоотношений; выплаты по должностным окладам, тарифным ставкам, почасовая оплата; выплата премий, материальной помощи, вознаграждений по итогам работы за год и иных стимулирующих выплат поощрительного характера; оплата учебных/ежегодных отпусков, выплата компенсации за неиспользованный отпуск, выплата пособия за первые 3 дня временной нетрудоспособности работника из средств работодателя. Чтобы рассчитать размер денежных средств, рекомендуем применять функциональный бюджет управленческого учета расходов на оплату труда. Расходы, связанные с оплатой труда, начислениями на выплаты по оплате труда подлежат определению, основываясь на потребностях в количестве работников, которые непосредственно участвовали в изготовлении продукции и предоставлении услуг, в соответствии с действующей системой оплаты труда – по категориям, учитывая нормы труда. 170 Пример расчета фонда оплаты труда приведен в приложении 4. Фонд оплаты для нашего примера составит 3 243 166 руб. Расшифровка по коду классификации 212 «Прочие выплаты» В данную статью расходов закладываются дополнительные выплаты и компенсации, которые определяются условиями трудового договора, в частности: - суточные при служебных командировках; - возмещение расходов на прохождение медицинского осмотра; - компенсация расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей; - компенсация (возмещение) расходов по оплате проезда к месту проведения отпуска и обратно военнослужащим и приравненным к ним лицам, членам их семей; - компенсация стоимости вещевого имущества; - компенсация стоимости проезда на все виды общественного транспорта; - компенсация за содержание служебных собак по месту жительства; - компенсация взамен бесплатного обеспечения лекарственными средствами, взамен лечебно-профилактического питания; - компенсация за использование личного транспорта для служебных целей; - ежемесячные компенсационные выплаты в размере 50 рублей сотрудникам (работникам), находящимся в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет, назначаемые и выплачиваемые в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 № 1206 «Об утверждении порядка назначения и выплаты ежемесячных компенсационных выплат отдельным категориям граждан» и другие аналогичные расходы (таблица 30). При планировании данных расходов рекомендуем применять также бюджет расходов по оплате труда. |